Uitdaging

Tijdens een reis naar New York merkte Jordan Maréchaux, CEO van het kortetermijnverhuurbedrijf Les 3 Concierges, op dat toeristen de sleutels ophaalden en inleverden bij een Keycafe SmartBox die in een café was geïnstalleerd. Jordan herkende het potentieel voor zijn eigen bedrijf. Les 3 Concierges stond voor grote uitdagingen met hun bestaande in- en uitcheckproces voor Airbnb-gasten. De mechanische sleutelkastjes die ze gebruikten, werden vaak vernield, wat leidde tot veiligheidsproblemen en ongemak voor de gasten. Het handmatige karakter van het proces vergde ook aanzienlijke administratieve inspanningen, wat de werkzaamheden nog ingewikkelder maakte.

Pijnpunten

• Complex sleutelretourproces: Gasten hadden moeite met het bestaande handmatige systeem en hadden vaak tussenkomst van het personeel nodig.
• Mechanische sleutelkluisjes: Gevoelig voor vandalisme en konden niet op afstand worden beheerd.
• Hoge administratieve belasting: Er is veel tijd en moeite gestoken in het uitleggen van de routebeschrijving aan gasten, het wijzigen van codes en het afhandelen van telefoontjes buiten kantoortijden.

Oplossing

Om deze problemen aan te pakken, besloot Jordan het SmartBox-sleutelbeheersysteem van Keycafe uit te proberen, in de hoop te emuleren wat hij in New York zag. Door Keycafe te integreren in hun check-ins en check-outs, waarbij specifiek gebruik werd gemaakt van Keycafe's Airbnb-integratie, stroomlijnden ze het aankomst- en vertrekproces van gasten. Nadat een boeking in Airbnb is bevestigd, wordt automatisch een Keycafe-toegangscode gegenereerd voor de duur van de boeking en naar de gast gestuurd. De gast komt vervolgens aan bij de SmartBox, voert de code in en haalt de sleutel van zijn unit op.

Les 3 Concierges installeerden hun SmartBoxen aan de buitenkant van hun pand, waarbij ze de buitenbehuizingen van Keycafe gebruikten om de systemen tegen de elementen te beschermen. Om de visuele aantrekkingskracht te vergroten en de consistentie van het merk te behouden, gaven ze de lokale kunstenaar Thibaut Rodriguez de opdracht om opvallende graphics voor de behuizingen te maken. Deze ontwerpen, gebaseerd op de Mona Lisa en Van Gogh, hielpen de gasten te identificeren in welke doos hun sleutels zaten, en voegden een vleugje kunstzinnigheid toe aan de praktische installaties.

Implementatie van Les 3 Conciërges

• Airbnb-integratie: Instructies voor sleuteltoegang worden automatisch aangemaakt en aan de gast doorgegeven bij de boekingsbevestiging.
• Buiteninstallatie: Gebruikte op maat gemaakte buitenbehuizingen van Keycafe voor bescherming tegen weersinvloeden.
• Last-minute wijzigingen: Wijzigingen in de reservering worden direct doorgevoerd en kunnen buiten de locatie worden doorgevoerd met behulp van de Keycafe-app, zodat gasten nooit hoeven te wachten.

Resultaat

De implementatie van Keycafe bracht Les 3 Concierges direct voordelen. De administratieve tijd die voorheen werd besteed aan het beheren van sleuteluitwisselingen werd aanzienlijk verminderd, waardoor het team zich kon concentreren op andere belangrijke aspecten van hun bedrijf. Met behulp van de SmartBoxen weten gasten nu duidelijk waar en hoe ze hun sleutels kunnen ophalen, en wordt het team van Les 3 Concierges onmiddellijk op de hoogte gesteld wanneer een gast heeft in- of uitgecheckt. Positieve feedback van gasten benadrukte het gebruiksgemak en de betrouwbaarheid van het nieuwe systeem, en Jordan en zijn team waren ook onder de indruk van de follow-up van het klantensuccesteam van Keycafe, dat zorgde voor een soepele en ondersteunende overgang naar hun nieuwe systeem.

Het resultaat

• Vereenvoudigde handelingen: Door de Airbnb-integratie van Keycafe te gebruiken, wordt er veel minder tijd besteed aan administratieve taken zoals het sturen van instructies naar gasten en persoonlijke bezoeken aan lockboxes.
• Positieve feedback van gasten: Gasten prijzen regelmatig het gebruiksgemak van de sleuteloverdracht- en ophaalprocessen.
• Ondersteunende onboarding Het team waardeerde de voortdurende ondersteuning en follow-up van het Keycafe Customer Success-team.