Uitdaging

De politie van Champlin, verantwoordelijk voor het handhaven van de openbare veiligheid in de buitenwijk van Minneapolis met 25.000 inwoners, had herhaaldelijk last van hoofdpijn met hun bestaande sleutelbeheersysteem. De afdeling heeft een vloot van meer dan 20 politieauto's en moest de toegang tot sleutels en sleutelhangers bijhouden. Hun opstelling bestond uit een paar kleine dozen die aan een muur waren bevestigd, wat al snel ontoereikend bleek. De compartimenten waren te klein om al hun sleutels te herbergen, met name de grotere sleutelhangers, en misten geavanceerde online beheer- of trackingmogelijkheden.

Zonder een effectief systeem verloor de afdeling regelmatig sleutels, wat resulteerde in kostbare vervangingen - sommige sleutelhangers kostten tot wel $ 500 per stuk. Het ontbreken van een realtime trackingsysteem betekende dat agenten niet gemakkelijk konden bepalen wie de sleutel voor het laatst had gebruikt, wat leidde tot verwarring, tijdverspilling en het spelletje van de schuld. Bovendien begon het vorige systeem structureel te falen, wat de afdeling ertoe aanzette om een duurzamere en betrouwbaardere oplossing te zoeken.

Pijnpunten

• Dure vervangingen van sleutels: Regelmatig verlies van sleutels van politieauto's leidde tot dure vervangingen, hogere operationele kosten en zorgen over de veiligheid.
• Ontoereikend systeem: Hun bestaande oplossing was niet groot genoeg om alle sleutels op de juiste manier te huisvesten en miste essentiële online beheerfuncties.
• Gebrek aan verantwoording: Zonder realtime tracking was het moeilijk te bepalen wie een sleutel voor het laatst had gebruikt, wat leidde tot inefficiëntie en mogelijke veiligheidsrisico's.

Oplossing

Na het evalueren van verschillende alternatieven, koos de afdelingsleiding voor Keycafe vanwege het geavanceerde cloudgebaseerde beheersysteem, het gebruiksgemak en het aantrekkelijke ontwerp. Luitenant Matt Smith zei: "We hebben naar verschillende vergelijkbare oplossingen gekeken. Keycafe viel op vanwege de robuuste online/cloudbeheeropties, het ontwerp en de grootte van de sleutelkastjes en de vele functies die ermee gepaard gingen vanuit een softwareperspectief. Het Keycafe-systeem was ook een stuk aantrekkelijker dan de meeste andere vergelijkbare opties. We wisten dat we de oplossing in onze appèlkamer zouden monteren en wilden dat het er strak en professioneel uit zou zien, niet als een enorme industriële metalen doos die aan de muur hangt."

Met Keycafe beheert de afdeling hun volledige vloot sleutels voor zowel voertuigen als kantoren met een gecentraliseerd, cloudgebaseerd systeem dat toegankelijk is vanaf elk apparaat met internetverbinding. Ze kunnen het sleutelgebruik in realtime volgen, specifieke sleutels toewijzen aan specifieke agenten en meldingen instellen voor wanneer sleutels niet op tijd worden teruggebracht. De duurzaamheid van de hardware van Keycafe zorgde er ook voor dat het systeem een langetermijninvestering voor de afdeling zou zijn.

Implementatie door de politie van Champlin

• Eenvoudige workflow: Agenten melden zich aan met een sleutelhanger of pincode, selecteren de gewenste sleutel op een touchscreen-interface en het systeem registreert de transactie automatisch.
• Gedetailleerde toegangscontrole: Toezichthoudend personeel heeft afzonderlijke toegang tot specifieke sleutels, bijvoorbeeld voor afgesloten kantoren, wat zorgt voor meer flexibiliteit en veiligheid.
• Mogelijkheden voor beheer op afstand: Beheerders kunnen sleutels beheren en op afstand toegang krijgen, waardoor ze snel oplossingen kunnen vinden in het geval van vergeten pincodes of andere toegangsproblemen.

Resultaat

Sinds de installatie van Keycafe is de Champlin Police Department geen enkele sleutel meer kwijtgeraakt, waardoor de hoge kosten die gepaard gaan met vervangingen zijn geëlimineerd. De mogelijkheid om sleutels op afstand in realtime te volgen, heeft de verantwoording onder agenten verbeterd en talloze uren bespaard voor luitenant Smith, die voorheen verloren sleutels zonder aanwijzingen moest opsporen.

De afdeling realiseerde ook onverwachte voordelen, zoals de mogelijkheid om sleutels aan meerdere gebruikers toe te wijzen zonder fysieke sleutels te hoeven dupliceren, wat de kosten verder verlaagde en de operationele efficiëntie verbeterde. Bovendien hebben de gebruiksvriendelijke interface en robuuste backend-software van het Keycafe-systeem tijd bespaard voor wagenparkbeheerders door administratieve sleutelbeheertaken te vereenvoudigen.

"Het lijdt geen twijfel dat we de juiste beslissing hebben genomen toen we Keycafe kozen voor het beheer van onze sleutels", aldus Smith.

Het resultaat

• Nul verloren sleutels: De afdeling is geen enkele sleutel meer kwijtgeraakt sinds de implementatie van Keycafe, waardoor duizenden dollars aan vervangingskosten en tijd bespaard zijn.
• Verbeterde verantwoording: Realtime tracking en meldingen zorgen ervoor dat agenten sleutels snel teruggeven, waardoor een hoog niveau van verantwoording behouden blijft.
• Operationele efficiëntie: De mogelijkheden voor beheer op afstand en het gebruiksgemak hebben aanzienlijk bespaard op administratieve tijd, waardoor het personeel zich kan richten op het veilig houden van de gemeenschap.