Uitdaging

TLC Properties, een vastgoedbeheerbedrijf dat gespecialiseerd is in lifestyle conciërgediensten in Springfield, Missouri, zocht een efficiëntere oplossing om de toegang tot een Tesla-huurauto voor bewoners te beheren. Voorheen vereiste het proces aanzienlijke coördinatie van het personeel, aangezien bewoners een boekingsslot moesten aanvragen en vervolgens een afspraak moesten maken met een manager om de autosleutels op te halen of terug te brengen. Dit systeem bleek inefficiënt en omslachtig, wat leidde tot onnodige vertragingen en hogere loonkosten. Het team kreeg ook te maken met frustraties over een eerdere oplossing voor sleutelbeheer die duur was en vaak niet goed functioneerde.

Zonder een betrouwbaar sleutelbeheersysteem moest TLC Properties vertrouwen op handmatige processen die niet alleen tijdrovend waren, maar ook leidden tot een gebrek aan gemak voor hun bewoners. Het bedrijf wilde een systeem waarmee bewoners konden genieten van hun verhuurservice zonder onnodige tussenkomst van personeel.

Pijnpunten

• Hoge operationele kosten: Managers moesten ter plaatse zijn om sleutels te overhandigen en op te halen, waardoor er meer uren op de loonlijst moesten worden gezet.
• Gebrek aan gemak: Het handmatige sleuteloverdrachtsproces beperkte de flexibiliteit van bewoners om het huurauto buiten openingstijden op te halen of in te leveren.
• Inefficiënt sleutelbeheersysteem: Eerdere systemen waren onbetrouwbaar en duur, wat vaak vertragingen en ontevredenheid veroorzaakte.

Oplossing

TLC Properties besloot het sleutelbeheersysteem van Keycafe te implementeren, gedreven door de behoefte aan een gebruiksvriendelijke, betrouwbare en kosteneffectieve oplossing waarmee bewoners de Tesla op hun gemak kunnen reserveren en gebruiken. Met Keycafe kunnen bewoners nu eenvoudig het voertuig boeken via hun telefoon en een unieke toegangscode ontvangen voor de duur van hun boeking. Ze voeren hun code in bij de SmartBox om de sleutel op te halen en terug te geven zonder ooit een personeelslid te hoeven ontmoeten.

Met dit nieuwe systeem kon TLC Properties hun autoverhuurprogramma stroomlijnen door de noodzaak weg te nemen dat managers fysiek aanwezig moesten zijn tijdens sleuteloverdrachten, waardoor de betrokkenheid van het personeel werd verminderd en de algehele ervaring voor bewoners werd verbeterd. Personeel kan het gebruik van het voertuig door bewoners controleren en ervoor zorgen dat boekingstijden worden gerespecteerd door realtimemeldingen in te stellen en de toegangsgeschiedenis van alle gebruikers te bekijken.

Implementatie van TLC Properties

• Zelfbediening voor sleuteltoegang: Bewoners reserveren de Tesla nu online en kunnen de SmartBox van Keycafe gebruiken om de sleutels op elk moment van de dag op te halen en terug te brengen.
• Minder coördinatie van personeel: Personeel hoeft geen sleuteloverdrachten meer te plannen of te begeleiden, waardoor er tijd vrijkomt en de uren op de salarisadministratie worden verminderd.
• Gecentraliseerd sleutelbeheer: Met realtime inzicht in sleutelgebruik kan TLC Properties de toegang en beschikbaarheid van voertuigen efficiënt bewaken.

Resultaat

TLC Properties zag een significante toename in gemak voor bewoners, waardoor ze op elk gewenst moment toegang hebben tot de Tesla zonder te hoeven wachten op een manager. Deze selfservicemogelijkheid heeft de ervaring van de bewoners verbeterd en kostbare tijd vrijgemaakt voor het personeel ter plaatse, wat resulteerde in lagere operationele kosten.

Naast de nieuwe flexibiliteit voor bewoners, wordt verwacht dat een vermindering van de uren op de loonlijst in de toekomst tot aanzienlijke besparingen zal leiden. Bovendien heeft het gemak van planning en sleuteltoegang TLC Properties in staat gesteld om zich meer te richten op het uitbreiden van hun conciërgediensten, waardoor ze hun bewoners een meer op maat gemaakte ervaring kunnen bieden.

Het resultaat

• Verbeterde ervaring voor bewoners: Bewoners kunnen nu de Tesla huren wanneer ze dat willen, wat het gemak aanzienlijk verbetert.
• Lagere operationele kosten: De noodzaak voor personeel om sleuteloverdrachten te beheren is weggenomen, waardoor het aantal uren dat op de salarisadministratie wordt gerekend, is verminderd.
• Hogere productiviteit van personeel: Medewerkers kunnen zich nu concentreren op belangrijkere taken, waardoor de algehele efficiëntie binnen het bedrijf verbetert.