Uitdaging

Voor zonne-installatiebedrijf Dynamic SLR is het een topprioriteit om hun wagenpark met servicevoertuigen draaiende te houden voor 200 werknemers in 3 vestigingen in Texas. Ze vertrouwden op een pegboardsysteem voor het beheer van voertuigsleutels, dat niet verantwoordelijk en veilig was. Werknemers deelden sleutels met meerdere chauffeurs en vergaten vaak hun sleutels terug te geven of raakten ze kwijt, wat resulteerde in frequente serviceonderbrekingen, vroege ochtendoproepen voor probleemoplossing en onnodige kosten voor het vervangen van verloren voertuigsleutels.

Het ontbreken van een betrouwbaar systeem maakte het lastig om bij te houden wie een sleutel had, wanneer deze werd meegenomen en of deze werd teruggebracht. Dit leidde niet alleen tot frustratie bij werknemers, maar vertraagde ook de projectplanning en vormde een veiligheidsrisico voor hun wagenpark.

Pijnpunten

• Sleutels kwijt zonder verantwoording: Werknemers vergaten vaak hun sleutels terug te brengen of raakten ze kwijt aan het einde van een dienst, wat leidde tot vertragingen en inefficiëntie.
• Tijdrovend beheer: Handmatig bijhouden van sleutels vereiste voortdurend toezicht, waardoor kostbare tijd en middelen verloren gingen - en sleutels raakten nog steeds kwijt.
• Kostbare veiligheidsrisico's: Verloren sleutels vereisten vervanging, wat resulteerde in onnodige kosten en mogelijke beveiligingsproblemen.

Oplossing

Dynamic SLR ontdekte Keycafe's voertuigsleutelbeheersysteem na een suggestie van het senior management om hun sleutelverwerkingsprocessen te verbeteren. Het vermogen van het systeem om sleutels op te slaan en gecontroleerde toegang te bieden via unieke pincodes was een belangrijk verkoopargument voor het bedrijf, evenals de mogelijkheid om sleutels te volgen en machtigingen op afstand te beheren voor 3 regionale locaties in de hele staat.

Werknemers beginnen hun dag nu door hun toegewezen autosleutels op te halen bij de SmartBox die in het magazijn is geïnstalleerd, en ze op dezelfde manier terug te brengen aan het einde van hun dienst. Managers krijgen meldingen voor elke interactie bij de SmartBox, en een realtime toegangslogboek kan worden bekeken op de Keycafe-app om te controleren wie een bepaalde sleutel heeft meegenomen. Dankzij de intuïtieve interface van het systeem kunnen nieuwe werknemers binnen 2 minuten begrijpen hoe het werkt.

Implementatie van dynamische SLR

• Rolgebaseerde toegang: Medewerkers gebruiken unieke pincodes om sleutels op te halen en terug te geven. Ze hebben alleen toegang tot sleutels waarvoor ze expliciet toestemming hebben gekregen.
• Realtime tracking: De SmartBox en app houden alle sleuteltoegangen bij, zodat u in realtime en historisch inzicht hebt in wie welke sleutel heeft.
• Gecentraliseerd beheer: Managers gebruiken de desktop- en mobiele apps van Keycafe om sleutels op meerdere locaties te bewaken, terwijl magazijnpersoneel en chauffeurs eenvoudigweg pincodes gebruiken om toegang te krijgen tot sleutels.

Resultaat

Sinds de overdracht van hun sleutelbeheer naar Keycafe, heeft Dynamic SLR opmerkelijke verbeteringen gezien in zowel de verantwoordingsplicht van de bestuurder als de transparantie van het sleutelgebruik voor managers. "Een duidelijke indicator was toen er een merkbare daling was in verloren of niet-geretourneerde sleutels", aldus Asset Coordinator Zach Lewis. Werknemers hebben er nu vertrouwen in dat de sleutels die ze nodig hebben voor een project beschikbaar zijn in de SmartBox, wat hun productiviteit verhoogt en ervoor zorgt dat klanten niet hoeven te wachten op een levering of installatie.

Keycafe heeft Dynamic SLR meer controle gegeven over de uptime van hun vloot en hun overheadkosten verlaagd. Het systeem heeft niet alleen hun initiële uitdagingen aangepakt, maar ook onverwachte voordelen opgeleverd, zoals meer vertrouwen bij het personeel en een verrassend eenvoudige gebruikerservaring.

Het resultaat

• Verbeterde verantwoordingsplicht: Minder gevallen van verloren of zoekgeraakte sleutels, waardoor werknemers altijd toegang hebben tot de benodigde sleutels.
• Duidelijkheid in sleutelinventaris: Managers kunnen nu binnen enkele seconden precies bepalen waar een sleutel zich bevindt, of deze zich in de SmartBox bevindt of is uitgecheckt voor een project.
• Kostenbesparing: Lagere kosten voor sleutelvervangingen en een hoger rendement op de investering door het minimaliseren van projectvertragingen.