Uitdaging

De vier panden van Small Town Hospitality, de Bayview, Nomad, River Hills en Benson Motels, combineren retro charme met moderne voorzieningen en bieden idyllische opties voor weekendjes weg en familievakanties.

Tijdens de pandemie werd Small Town Hospitality echter gedwongen enkele drastische veranderingen door te voeren omdat ze geen bemande receptie meer konden hebben. Eerst hadden ze een volledig contactloos inchecksysteem opgezet waarbij hun schoonmaakploeg de sleutels voor de gasten in hun kamers achterliet en hen bij aankomst op afstand toegang gaf. Het systeem werkte, maar het was arbeidsintensief en vereiste dat een medewerker van het schoonmaakteam oproepbaar of ter plaatse was om de deuren te openen voor de gasten.

Het bedrijf had een sleutelbeheersysteem nodig dat contactloos is en handig in gebruik is voor zowel de gasten als het personeel.

Oplossing

Na een verkennend gesprek was Small Town Hospitality onder de indruk van de technologie van Keycafe en besloot dat die perfect paste bij haar behoeften op het gebied van sleutelbeheer. Zodra de eerste SmartBox was geïnstalleerd, kon Small Town Hospitality de overstap maken van het beheren van de deurtoegang naar het beheren van de sleuteltoegang.

Met de SmartBox hebben gasten toegang tot hun sleutels wanneer het hun uitkomt, zodat ze op elk moment kunnen aankomen en binnen enkele minuten in hun kamer kunnen. Voor aankomst krijgt elke gast een code per sms met instructies. Wanneer ze aankomen in de zelfbedieningslobby van het gebouw, voeren ze hun code in de SmartBox in en halen ze hun sleutel op. Bij het uitchecken kunnen de gasten de sleutel en de sleutelhanger in hun kamer achterlaten, zodat de schoonmaakdienst deze kan ophalen en terug kan scannen in de SmartBox voor de volgende check-in om 15 uur.

Resultaat

Keycafe leverde meteen al geweldige resultaten op. "De meeste gasten vinden het gemakkelijk en zelfs leuk om te gebruiken," zegt bedrijfseigenaar Jamie Pryde. "Het [Small Town Hospitality] team is dol op Keycafe. Het is gemakkelijk te leren en ze vinden het geweldig dat de sleutels worden opgevolgd, zodat we een sleutel kunnen opsporen als hij niet wordt teruggebracht."

Keycafe automatiseert de soms tijdrovende en arbeidsintensieve taak van het inchecken en geeft gasten het gevoel dat hun kamer bij aankomst veilig is. Het heeft het Small Town Hospitality team ook tijd bespaard en het heeft het bedrijf geld bespaard door de toegang tot sleutels te controleren zonder dat er direct toezicht vereist is door een medewerker ter plaatse.

Small Town Hospitality heeft momenteel acht SmartBoxen, twee in elk van hun vier vestigingen. Ze zijn van plan er binnenkort nog twee of drie toe te voegen aan hun vijfde pand en zijn van plan het systeem te integreren met hun eigen klantensoftware voor een meer geoptimaliseerde en persoonlijke communicatie met de klant.

"We hebben onze receptie gecentraliseerd als een 'Virtuele Receptie'," zegt Pryde, die Keycafe waardeert voor het helpen om de gast op de eerste plaats te zetten.