Uitdaging
Het Rose Hotel ligt vlak bij O'Hare Airport en op korte afstand van het bruisende Chicago en is constant in de weer met gasten. In het midden van deze drukte werd het bijhouden van sleutels een grote uitdaging en sleutels raakten af en toe zoek, wat niet alleen leidde tot operationele inefficiëntie, maar ook tot verhoogde bezorgdheid over de veiligheid. Matthew Greenberg, Assistant General Manager van The Rose Hotel, bevond zich midden in een sleutelbeheercrisis.
In hun zoektocht om het sleutelbeheer te stroomlijnen, bekeken Matthew en zijn team verschillende oplossingen. Ze werden echter vaak geconfronteerd met hoge opstartkosten, slechte gebruikersinterfaces en complexe implementatieprocessen. De juiste oplossing moest een balans bieden tussen betaalbaarheid, bruikbaarheid en functionaliteit. Een moeilijke zoektocht, maar niet onmogelijk, zoals ze al gauw zouden ontdekken.
Oplossing
Tijdens zijn zoektocht naar alternatieven kwam Matthew Keycafe tegen. De balans tussen betaalbaarheid en uitgebreide functies sprak het team meteen aan. Ze besloten Keycafe te implementeren, vastberaden dat dit systeem het gemak en de controle zou brengen waar ze naar op zoek waren.
Keycafe werd al snel geïntegreerd in hun dagelijkse activiteiten en hun medewerkers gebruikten het regelmatig om sleutels in en uit te checken aan het begin en einde van elke werkdag. Ze vonden de realtime volgmogelijkheden van onschatbare waarde, zodat ze er zeker van konden zijn dat de sleutels altijd goed werden bijgehouden. Matthew was vooral blij met de mogelijkheid om sleutels te controleren via de Keycafe mobiele app, zelfs als ze niet op locatie of in een ander deel van het hotel waren. De optie om audits uit te voeren op basis van de behoeften van het bedrijf was een extra bonus.
Resultaat
De impact die Keycafe heeft gehad op het Rose Hotel is niet te onderschatten. Keycafe heeft de zware last van sleutelbeheer verlicht, waardoor Matthew en zijn team zich konden concentreren op andere kritieke aspecten van de hotelactiviteiten.
Het gemak van het beheren van sleutels vanaf een mobiele telefoon en het onderweg bijwerken van instellingen en gebruikers verbeterde hun operationele efficiëntie aanzienlijk. Hun team vindt Keycafe gebruiksvriendelijk en makkelijk te gebruiken, wat leidt tot een brede acceptatie en naleving door het hotelpersoneel.
Matthew vat de verandering die Keycafe teweeg heeft gebracht als volgt samen: "Geweldig sleutelbeheersysteem waarmee je sleutels in realtime kunt volgen en instellingen/gebruikers onderweg kunt bijwerken!". In wezen heeft de transformatie van hun sleutelbeheerproces niet alleen de dringende problemen met het bijhouden van sleutels en het voorkomen van verlies opgelost, maar ook een laag van efficiëntie toegevoegd aan al hun activiteiten.
