Uitdaging

Als conservator van de John Ball Zoo stond Tim Sampson voor een grote uitdaging om de veiligheid van zowel de dieren als de dierenverzorgers te garanderen door het handmatige beheer van de sleutels van het personeel voor de kooien. Het proces was tijdrovend, gevoelig voor fouten en bracht de dieren in gevaar. Het management moest handmatig de sleutels van het personeel monitoren die aan het eind van elke dienst in een kastje werden gelegd om er zeker van te zijn dat iedereen veilig was ingecheckt. Met 200 medewerkers was dit een tijdrovend en inefficiënt proces.

Bovendien kon verlies van sleutels veel geld kosten en sommige personeelsleden voelden zich er niet prettig bij om hun sleutels ter plaatse te bewaren wanneer ze niet aan het werk waren, aldus Tim.

Tim en zijn managementteam realiseerden zich dat ze een betere oplossing nodig hadden om deze uitdagingen op te lossen. Er was een geautomatiseerd systeem nodig waarmee personeelsleden gemakkelijk hun sleutels konden uitchecken en inleveren zonder extra toezicht. Ze hadden ook een manier nodig om het management te waarschuwen wanneer sleutels werden teruggebracht en vooral wanneer ze niet werden teruggebracht.

Oplossing

Via zoektocht op het internet kwam de John Ball Zoo uit bij Keycafe, dat zich onderscheid door zijn geautomatiseerde workflow en waarschuwingen en zijn aanpasbare tijdsgebonden sleuteltoestemmingen. Personeelsleden moeten nu hun unieke, identificerende NFC-badge scannen om toegang te krijgen tot het Keycafe-systeem, zodat alleen bevoegd personeel toegang heeft tot de sleutels.

"Het personeel zal bij het begin en einde van elke dienst sleutels in- en uitchecken, waarbij bepaalde opgeleide medewerkers toegang hebben tot gespecialiseerde sleutelgroepen wanneer het rooster dit voorschrijft," zei Tim. De sleutels van de dierenkooien zijn alleen toegankelijk tijdens vooraf ingestelde dienstregelingen en er wordt een waarschuwing verzonden als de sleutels niet op tijd worden teruggebracht, wat de veiligheid van zowel personeel als dieren ten goede komt.

Voor een groep sleutels, voor kooien van bijzonder gevaarlijke dieren, wordt 15 minuten na het ophalen een waarschuwing gestuurd, omdat dierenverzorgers doorgaans niet langer dan dat toegang nodig hebben. In noodgevallen, wanneer een dier dringende zorg nodig heeft buiten de normale dienstregeling om, worden eenmalige boekingen gebruikt om een medewerker toegang te geven tot de kooi van het dier.

Resultaat

Sinds het gebruik van Keycafe heeft het team van John Ball Zoo geen enkele sleutel meer vergeten of verloren, waardoor mogelijk tienduizenden dollars bespaard worden op nieuwe sleutels en sloten laten maken. De teamleiders waarderen het ook dat ze worden gewaarschuwd wanneer alle personeelsleden hun sleutels hebben ingeleverd en hun dag veilig hebben afgesloten - zonder fysiek aanwezig te hoeven zijn om het terug inleveren van de sleutels te monitoren.

Veel personeelsleden voelen zich nu comfortabeler om hun sleutels ter plaatse in de SmartBoxen te bewaren en er niet verantwoordelijk voor te zijn wanneer ze niet aan het werk zijn. Wanneer ze hun dag beginnen en eindigen, is het proces voor het ophalen en afgeven van sleutels eenvoudig en snel, met weinig tot geen invloed op hun schema.

Keycafe heeft John Ball Zoo voorzien van een veilige en efficiënte oplossing voor het beheren van sleutels van personeel en het waarborgen van de veiligheid van teamleden aan het einde van elke dienst. Het geautomatiseerde in- en uitcheckproces heeft de operationele efficiëntie van de dierentuin verbeterd, waardoor ze tijd en geld hebben bespaard. Als conservator kan Tim Sampson en zijn team zich nu richten op hun missie om gasten te inspireren, om zich bekommeren om dieren en de natuurlijke wereld, zonder zich zorgen te maken over het tijdrovende proces van het handmatig beheren van personeelssleutels.