Uitdaging
CAM Industrial Solutions worstelde met de uitdaging om het gebruik van voertuigen effectief te beheren op hun productielocatie in Ontario. Het gebrek aan een centraal systeem voor het monitoren en beheren van voertuigtoegang resulteerde in het misbruik van voertuigen en sleutels die in de voertuigen werden achtergelaten. Dit leidde tot aanzienlijke risico's, met name na sluitingstijd, niet alleen op het gebied van beveiliging, maar ook in het verantwoordelijk houden voor schade aan de voertuigen.
Elk incident van misbruik of schade aan een voertuig betekende hogere operationele kosten en tijdverlies bij het onderzoeken en oplossen van deze problemen. Het was duidelijk dat een systeem nodig was dat naadloos kon worden geïntegreerd in hun bedrijfsvoering en kon zorgen voor een cultuur van verantwoordelijkheid en efficiëntie. CAM Industrial Solutions had dringend behoefte aan een oplossing die een echte transformatie zou betekenen, om de controle en het toezicht op hun wagenpark terug te winnen.
Pijnpunten
- Ongecontroleerde toegang tot voertuigen: Sleutels werden vaak in voertuigen achtergelaten, wat leidde tot ongecontroleerde toegang en gebruik.
- Gebrek aan verantwoording: Er is geen systeem om bij te houden wie voertuigen heeft gebruikt, vooral buiten de kantooruren en geen mogelijkheid tot verhaal bij onverklaarbare schade aan voertuigen.
- Operationele inefficiëntie: Aanzienlijke tijdverspilling bij het opsporen van sleutels en het rechtzetten van problemen die voortvloeiden uit het gebruik van voertuigen
Oplossing
CAM Industrial Solutions wendde zich tot Keycafe om deze uitdagingen aan te pakken. Het team vond dat de oplossing van Keycafe, in vergelijking met concurrerende producten, een kosteneffectievere en efficiëntere manier bood om het gebruik van voertuigen te beheren. Door voertuigen toe te wijzen aan specifieke werkgroepen en primaire en back-upchauffeurs binnen elke groep aan te stellen, zorgde het gebruik van Keycafe ervoor dat alleen geautoriseerd personeel tijdens hun dienst toegang had tot de voertuigen. Dankzij de gebruiksvriendelijkheid van het systeem, ondersteund door een smartphone-app en een webinterface, samen met de responsieve klantenservice, was de integratie probleemloos en succesvol.
Aan het begin van hun dienst halen de chauffeurs de sleutel van het voertuig waarvoor ze toestemming hebben uit de Keycafe SmartBox met behulp van hun pincode, waardoor het ophalen van de sleutel ook wordt gelogd. Aan het einde van de dienst brengen ze de sleutel gewoon terug naar de SmartBox met dezelfde pincode, waarmee de teruggave ook wordt gelogd. Hierdoor ontstaat een volledig overzicht van het voertuiggebruik over de hele dag.
De implementatie bij CAM Industrial Solution
- Gecontroleerde toegang: Voertuigen zijn toegewezen aan specifieke groepen met aangewezen primaire en back-upchauffeurs, wat zorgt voor gecontroleerde maar flexibele toegang.
- Volledige toegangsadministratie: Het Keycafe-systeem maakt het mogelijk voor chauffeurs om zelfstandig aan het begin van hun dienst de sleutels van het voertuig te nemen en aan het einde terug te geven, waarbij een volledig logboek van de verrichte transacties wordt gecreëerd.
- Responsieve ondersteuning: Het ondersteuningsteam van Keycafe was gemakkelijk bereikbaar en hielp snel bij het oplossen van vragen, wat zorgde voor een soepele installatie en werking.
“Nadat we [de SmartBox] hadden geïnstalleerd, verliep het contact met het ondersteuningsteam bij de eerste paar dagen van het opzetten van het systeem heel vlot voor ons. Met mijn vragen kon ik terecht bij het ondersteuningsteam, die deze snel beantwoordden. Nu hebben we volledige verantwoording over alle voertuigen in ons beheer.”
Resultaat
De implementatie van Keycafe door CAM Industrial Solutions leidde tot onmiddellijke resultaten met een significante impact. Het systeem stroomlijnde niet alleen het beheer van het voertuiggebruik, maar verbeterde ook aanzienlijk de cultuur van verantwoording en verminderde de tijd die besteed werd aan het onderzoeken van voertuigschade. De mogelijkheid om te identificeren wie de voertuigsleutels had gebruikt bleek enorm waardevol, wat een aanzienlijke verbetering in operationele efficiëntie en veiligheid opleverde.
Aanvankelijk waren werknemers terughoudend omdat ze een langzaam en moeizaam nieuw proces verwachtten voor het afmelden van sleutels, maar na de eerste keer sleutels ophalen, pasten ze zich snel aan en beseften ze hoe efficiënt het was. Iedereen was mee en waardeerde de transparantie en de efficiëntie in hun dagelijkse werkzaamheden. Projectleider Rocky Ellison vindt Keycafe de ideale aanvulling op de tools van het bedrijf: "De mate van verantwoording overtrof onze verwachtingen. Het gemak waarmee ik vanaf mijn mobiel direct een nieuwe gebruiker toegang kon geven, maakte het afhandelen van oproepen buiten kantooruren heel eenvoudig."
Het resultaat
- Significante daling in voertuigschade: Dankzij Keycafe werd een significante afname in voertuigschade vastgesteld, omdat de toepassing het mogelijk maakte om precies te identificeren wie de voertuigen gebruikte en wanneer, waardoor de tijd die aan onderzoeken werd besteed, werd verminderd.
- Culturele en operationele transformatie: Snelle acceptatie en waardering voor de impact van het systeem op de transparantie en efficiëntie.
- Verbeterde verantwoording: De snel veranderende cultuur van verantwoording overtrof de verwachtingen.
