Uitdaging

Somerville Auto Group exploiteerde meerdere locaties in Canada en er kwamen en gingen regelmatig honderden voertuigen van hun vestigingen. Somerville Auto Group werd geconfronteerd met voortdurende problemen met het wanbeheer van sleutels in hun gevarieerde wagenpark. Met 83 werknemers die een verscheidenheid aan vrachtwagens, bestelwagens en andere bedrijfsvoertuigen voor leasing en verhuur hanteerden, was het handmatig bijhouden van sleutels met behulp van haken aan de muur niet alleen arbeidsintensief, maar ook gevoelig voor menselijke fouten.

Dean Earle, National Fleet Operations Director, merkte dat hij en zijn team elke dag kostbare uren verspilden aan het zoeken naar zoekgeraakte sleutels, in een poging te achterhalen wie voor het laatst een sleutel had gepakt en wanneer. Dit leidde tot frequente miscommunicatie en operationele vertragingen, met uiteindelijk gevolgen voor klanten.

De financiële impact van het vervangen van verloren sleutels, tijdverlies voor het personeel en frustratie op verschillende afdelingen vormden een groot obstakel voor het bedrijf.

Pijnpunten

• Kosten voor vervanging van verloren sleutels: Moderne autosleutels kosten meer dan $ 400 per vervanging, wat in de loop van de tijd ernstige financiële gevolgen kan hebben.
• Verloren tijd: Medewerkers raakten regelmatig gefrustreerd omdat ze tijd moesten verspillen aan het zoeken naar verdwenen sleutels, zonder dat ze aanwijzingen hadden om verder te zoeken.
• Geen verantwoordelijkheid: Dankzij haken aan de muur kon iedereen sleutels pakken en teruggeven, zonder bewijs of tijdlijn van gebruik.

Oplossing

Na evaluatie van verschillende opties voor sleutelbeheer besloot het management Keycafe op drie locaties in Canada te implementeren vanwege de uitgebreide ondersteuning, superieure beveiligingsfuncties en een gebruiksvriendelijk app-gebaseerd systeem dat beheer op afstand vanaf de andere kant van het land mogelijk maakte. De oplossing van Keycafe viel ook op door de mogelijkheid om real-time tracking en gedetailleerde registratie van sleutelgebruik te bieden, waarmee de kernproblemen van aansprakelijkheid en tijdverspilling werden aangepakt waarmee Somerville Auto Group te maken kreeg.

De grootste installatie van het bedrijf in Toronto heeft een capaciteit van 345 toetsen, met ruimte voor extra uitbreidingseenheden naarmate het bedrijf groeit. Met het sleutelhangergebaseerde systeem van Keycafe kan elke medewerker een persoonlijke sleutelhanger gebruiken als authenticatiemiddel om sleutels in en uit te checken. Dit geautomatiseerde systeem registreert elke sleuteltransactie, waardoor het eenvoudig is om bij te houden wie welke sleutels wanneer had. Het realtime inzicht in het sleutelgebruik verminderde niet alleen de tijd die besteed werd aan het zoeken naar sleutels, maar verbeterde ook de algehele veiligheid door ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerd personeel toegang had tot specifieke sleutels.

Implementatie van Somerville Auto Group

• Realtime inventarisatie: De software van Keycafe laat zien welke autosleutels zich in de SmartBox bevinden en welke momenteel in gebruik zijn - en door wie.
• Fob-gebaseerde authenticatie: Zowel sleutels als personeel worden geïdentificeerd met NFC-sleutelhangers op de SmartBox, zodat geen enkel sleutelgebruik onopgemerkt blijft.
• Gecentraliseerd beheer: Managers kunnen de sleutelinventaris en machtigingen op alle locaties bekijken en beheren, waardoor volledig overzicht mogelijk is.

Resultaat

Het geautomatiseerde sleutelbeheersysteem van Keycafe heeft het probleem van ontbrekende sleutels effectief geëlimineerd, wat resulteert in aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen. Met duidelijke registraties van het sleutelgebruik is verantwoording onvermijdelijk en is het proces van het beheren van het komen en gaan van sleutels vereenvoudigd. Ook de voortdurende educatie door het klantensuccesteam van Keycafe droeg bij aan een positieve ontvangst door alle medewerkers.

Old-skool medewerkers die aanvankelijk weerstand hadden tegen verandering, pasten zich snel aan en waren geschokt door het gebruiksgemak. De tijd die voorheen werd besteed aan het zoeken naar sleutels, is opnieuw besteed aan productievere taken. Financieel gezien heeft het elimineren van verloren sleutels het bedrijf een aanzienlijke besparing op zowel vervangingskosten als manuren opgeleverd.

Het succes van de implementatie van Keycafe bij Somerville Auto Group heeft niet alleen de dagelijkse bedrijfsvoering verbeterd, maar heeft wat ooit een bron van frustratie was, ook veranderd in een hulpmiddel voor langdurige voordelen.

Het resultaat

• Geen verloren sleutels meer: Sinds de installatie van Keycafe's systeem is er op drie locaties geen enkele sleutel verloren gegaan.
• Herstelde tijd: Het personeel besteedt geen tijd meer aan het zich zorgen maken over en zoeken naar verloren sleutels.
• Verantwoordingsplicht van gebruikers: Medewerkers zijn zich bewuster van het teruggeven van sleutels, omdat ze weten dat al het gebruik wordt bijgehouden.