La maîtrise du contrôle des clés est un élément essentiel du protocole de toute organisation, puisqu'il permet d'assurer la traçabilité des clés, la protection des actifs, des informations et du personnel, et de réaliser des économies grâce à une automatisation et à une efficacité accrues. Lorsque votre organisation dispose d'une politique de contrôle des clés solide, les processus deviennent plus fluides et rationalisés, la responsabilité augmente et les risques sont minimisés. Si vous souhaitez mettre en place une politique de contrôle des clés solide pour votre organisation, depuis la phase de planification jusqu'à sa mise en œuvre réussie, nous vous invitons à lire ce qui suit.

Vue d'ensemble du contrôle des clés en milieu de travail

Pour l'essentiel, le contrôle des clés en milieu de travail désigne le processus de gestion, de suivi et de contrôle de l'accès aux clés au sein d'une organisation. Bien qu'il existe différentes méthodes de contrôle des clés, une méthode appropriée permet de conserver les clés dans un endroit central et accessible, et d'attribuer des permissions afin que seuls les utilisateurs autorisés puissent prendre les clés.

Les solutions modernes et fiables comprennent une application logicielle basée sur le cloud qui contrôle l'accès aux clés. Vous disposez ainsi d'un historique des accès en temps réel pour chaque clé et chaque utilisateur, quel que soit le nombre de sites et de propriétés, ce qui facilite le suivi et le contrôle de l'utilisation. Cela peut s'avérer particulièrement utile en cas de perte ou de vol d'une clé, car il est possible de déterminer rapidement qui en était responsable au moment où elle a disparu.

Pour un contrôle total, les administrateurs ont la possibilité de définir à distance les paramètres d'accès, tels que les cartes d'accès, les codes PIN uniques, les délais, et plus encore, afin de s'assurer que seules les personnes désignées ont accès aux clés et que les actifs critiques sont toujours disponibles pour répondre aux besoins de l'entreprise. En fonction des besoins de l'organisation, les systèmes de gestion des clés peuvent également être intégrés à l'infrastructure informatique et aux flux de travail de l'entreprise.

Pensez-y : vous pouvez empêcher l'accès non autorisé à des zones sensibles, mais aussi améliorer l'efficacité et la productivité.

Quels sont les avantages du contrôle des clés ?

En fin de compte, le contrôle des clés est conçu pour apporter de la valeur à votre entreprise. Sa mise en œuvre va au-delà de la simple intégration de nouvelles procédures dans votre processus de travail. Au contraire, il simplifie vos opérations en vous faisant gagner du temps et de l'argent, qui sont des biens inestimables pour toute entreprise, et ce de plusieurs manières:

Prévenir les accès non autorisés

Le contrôle des clés en milieu de travail offre de nombreux avantages, dont celui d'empêcher l'accès non autorisé aux zones et aux biens sensibles. En surveillant attentivement la distribution des clés, le contrôle des clés garantit que vos employés n'ont accès qu'aux zones et équipements désignés que vous leur avez attribués. En outre, l'intégration d'un système de gestion des clés qui limite l'accès aux clés pendant les heures d'ouverture spécifiées (ou d'autres heures personnalisées que vous aurez fixées) constitue un niveau de contrôle supplémentaire pour votre établissement.

Améliorer l'efficacité

Grâce au contrôle des clés, vos employés ne perdront plus de temps à chercher les clés ou à les localiser. Ainsi, la question "qui a cette clé" devient obsolète. Cela devient encore plus efficace avec l'utilisation d'un système électronique de gestion des clés, où toutes les clés sont centralisées en un seul endroit et peuvent être contrôlées à distance grâce à un logiciel. Les employés peuvent rapidement déterminer l'emplacement d'une clé spécifique ou la dernière personne qui l'a utilisée, ce qui se traduit par un gain de temps et une augmentation de la productivité.

Risque réduit de perte de clés

Les capacités de suivi et de vérification du contrôle des clés permettent non seulement de gagner du temps, mais aussi d'améliorer la responsabilité de vos employés en matière de clés. Le nombre de clés perdues, égarées ou volées diminue, ce qui réduit la nécessité de les ressaisir. Il s'agit d'une solution rentable, car elle élimine les dépenses liées à la remise en place des clés (qui peuvent être coûteuses, en particulier pour les clés de véhicules modernes), ainsi que le coût du remplacement des serrures en cas de perte ou de vol d'une clé.

Rapports précis

Le contrôle des clés fait exactement ce que son nom promet : il vous donne un niveau de contrôle et une vue d'ensemble des opérations dans votre établissement. La plupart des systèmes de gestion des clés sont accompagnés de journaux détaillés des échanges de clés et des accès, de sorte que vous êtes toujours informé et conscient de la façon dont les clés sont utilisées, depuis le confort de votre bureau ou même en déplacement.

Les dernières technologies en matière de contrôle des clés en 2023

L'époque où l'on se contentait d'un simple tableau ou d'une armoire pour gérer les clés est révolue. Avec les progrès technologiques et la complexité croissante des entreprises, des systèmes modernes de contrôle des clés ont vu le jour pour répondre aux exigences d'un environnement moderne et en constante évolution.

L'une de ces solutions est le système de gestion des clés basé sur le cloud, qui offre un accès et un contrôle à distance des clés depuis n'importe quel endroit du monde. Ce système offre différents niveaux d'accès à différents types d'utilisateurs, y compris le personnel interne, le personnel externe et les utilisateurs finaux. Un système de gestion des clés peut être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de chaque groupe d'utilisateurs, ce qui en fait une solution idéale pour les entreprises de toutes tailles.

En plus d'être basés sur le cloud, de nombreux systèmes de gestion des clés proposent désormais des solutions mobiles. Cela permet aux utilisateurs d'accéder au système et de gérer les clés à l'aide de leurs smartphones ou d'autres appareils mobiles. Il est ainsi encore plus facile pour les entreprises de suivre les clés et de gérer les accès, que l'on soit en déplacement ou au bureau.

En outre, les systèmes de gestion des clés dotés de capacités de suivi en temps réel permettent aux entreprises de connaître l'état d'une clé à tout moment. Cela signifie que les entreprises peuvent savoir qui a accès à des clés spécifiques et quand elles ont été utilisées. Ces informations peuvent s'avérer utiles en cas de violation de la sécurité ou pour surveiller les schémas et les tendances d'utilisation des clés.

En résumé, l'introduction de solutions sophistiquées de contrôle des clés a révolutionné la gestion des clés et le contrôle d'accès dans le monde des affaires. Ces solutions, grâce à leur capacité de gestion et de surveillance à distance, de suivi en temps réel et d'évolutivité, offrent aux entreprises une approche complète et souple de la gestion de leurs clés.

Comment choisir le bon système

Pour trouver le système de gestion des clés idéal pour votre entreprise, il faut d'abord évaluer vos besoins en matière de contrôle des clés. Ces besoins découlent souvent de la résolution d'un problème au sein de votre entreprise. Pour commencer, demandez-vous quel problème vous essayez de résoudre grâce à la gestion des clés, par exemple la perte fréquente de clés, la perte d'un temps précieux à les rechercher ou la nécessité de répondre aux besoins de différents types d'utilisateurs.

Une fois que vous avez déterminé vos besoins en matière de contrôle des clés, vous pouvez choisir les options de contrôle des clés qui conviennent le mieux à votre installation et à votre budget. Pour choisir le bon système de gestion des clés, voici les principales options à prendre en compte:

Quel type de clés devez-vous stocker ?

Par exemple, utilisez-vous des cartes-clés? Des porte-clés de voiture? De grands porte-clés avec plusieurs clés ? Assurez-vous que le système que vous choisissez est adapté au stockage de ce dont vous avez besoin, tout en conservant une apparence soignée et ordonnée.

Combien de clés comptez-vous stocker ?

À mesure que votre entreprise se développe, il est essentiel que votre système de gestion des clés évolue avec elle. Choisissez une solution capable d'augmenter la capacité et de s'adapter à la croissance de votre entreprise.

Comment accédez-vous aux clés?

Vous voulez que votre système offre plusieurs options d'accès, qu'il s'agisse d'un badge d'utilisateur, d'un porte-clés, d'un code PIN ou même d'une application mobile, ce qui vous permet d'avoir l'esprit tranquille et de disposer de sécurités en cas de défaillance de l'un des systèmes (porte-clés égaré ou code PIN oublié).

Vos besoins en matière de gestion des clés sont-ils uniquement destinés au personnel interne ou sont-ils orientés vers les clients (ou les deux)?

Choisissez un système facile à comprendre et qui offre des options d'accès à la fois pour une utilisation régulière (comme votre personnel) et pour une utilisation ponctuelle (comme les clients de l'hôtel, les prestataires externes, etc.)

Comment le système est-il contrôlé?

Doit-il faire l'objet d'une saisie manuelle sur place, ce qui oblige le personnel à se rendre physiquement sur place, ou peut-il être géré en ligne depuis n'importe quel endroit grâce à la technologie du cloud ?

Support client

Un accès rapide aux clés est essentiel au bon déroulement des opérations quotidiennes. En cas de problème, vous devez pouvoir bénéficier d'une assistance immédiate. Un système de gestion des clés offrant une assistance rapide 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 peut vous sauver la mise.

Considérations sur les coûts

Certains systèmes de gestion de clés sont assortis d'un coût initial unique et élevé, mais sans services supplémentaires, tandis que d'autres ont des coûts de démarrage plus faibles et des frais d'abonnement permanents qui permettent de bien accueillir les clients, de bénéficier d'une assistance rapide en cas de problème et d'offrir des services supplémentaires pour vous faciliter la vie.

L'apparence extérieure est-elle un problème?

Si vous installez le système de gestion des clés à l'extérieur ou à l'usage du client, l'apparence de la boîte correspond-elle à votre marque ? Son apparence peut-elle être personnalisée ou marquée?

Options d'intégration

Le système de gestion des clés peut-il s'intégrer à votre pile logicielle existante pour automatiser les flux de travail ?

Définir des politiques et des procédures claires

La mise en œuvre du contrôle des clés dans votre entreprise ne s'arrête pas à l'achat du système. La définition de politiques et de procédures claires est une étape importante pour garantir l'intégration transparente du système dans vos opérations et votre flux de travail quotidiens. Voici comment faire en sorte que votre système de gestion des clés devienne une partie intégrante de votre entreprise:

Une bonne intégration

L'importance de l'intégration est souvent sous-estimée. En réalité, c'est l'une des étapes les plus importantes qui garantira le succès de votre investissement dans un système de gestion de clés. Plusieurs entreprises proposent des sessions d'intégration gratuites pour vous aider, vous et votre personnel, à mettre en place le système, à vous familiariser avec ses fonctionnalités et à vous assurer que vous utilisez le contrôle des clés de la manière la plus optimale possible pour votre entreprise.

Former les employés

Un système correctement mis en place ne peut être d'une grande utilité que si votre personnel sait comment l'utiliser correctement. Prenez le temps de former vos employés à l'utilisation du système, soit vous-même, soit en collaboration avec la société de gestion des clés.

Établir des directives claires

Une fois que vous et votre personnel avez bien compris le système, vous pouvez établir des procédures de contrôle des clés qui vous permettront d'économiser du temps et de l'argent. Il peut s'agir de procédures de délivrance et de restitution des clés, de ce qu'il convient de faire en cas de perte ou de vol d'une clé, de procédures de recléage ou de délivrance de nouvelles clés si nécessaire, et de procédures sur la manière de gérer les situations d'urgence.

Intégration avec d'autres systèmes de sécurité

Votre système de gestion des clés ne doit pas nécessairement être une solution autonome. Il peut être intégré à un réseau d'autres systèmes de sécurité tels que le contrôle d'accès, la vidéosurveillance et l'alarme, offrant ainsi à votre entreprise une solution de sécurité plus complète. Cela permet de créer un réseau homogène qui peut être facilement géré et surveillé à distance.

Audit du système

Une fois que toutes les procédures ont été définies et que votre système est prêt à être utilisé, il est temps de l'auditer vous-même en testant toutes les fonctionnalités et en passant en revue tous les scénarios documentés dans vos procédures. Cela vous aidera à identifier les faiblesses potentielles de votre système de contrôle des clés et à y remédier avant qu'elles ne soient exploitées. S'il y a une faille quelque part, vous serez le premier à l'identifier.

Réviser et mettre à jour périodiquement les politiques

L'examen et la mise à jour réguliers des politiques de contrôle des clés permettent de s'assurer qu'elles restent efficaces et qu'elles répondent aux évolutions de l'entreprise. Il peut s'agir de réévaluer les fonctionnalités, de réviser les procédures si nécessaire et de reformer les employés si besoin est.

En résumé, la mise en œuvre de politiques de contrôle des clés est un processus en plusieurs étapes. En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que vos politiques de contrôle des clés sont efficaces et complètes, et qu'elles contribuent à l'organisation et au bon fonctionnement de votre établissement.

Dernières remarques sur le contrôle des clés sur le lieu de travail

Un bon contrôle des clés peut simplifier vos opérations et vous faire économiser de l'argent, tout en améliorant l'efficacité et les performances globales de votre organisation. Grâce aux informations contenues dans cet article, vous serez en mesure de planifier, de coordonner et de mettre en œuvre un plan de contrôle des clés très efficace, adapté aux besoins et aux objectifs spécifiques de votre entreprise.

Si vous souhaitez être guidé tout au long de la procédure, réservez une réunion avec notre équipe expérimentée et découvrez comment un système de gestion de clés peut s'aligner sur vos objectifs commerciaux. Nos spécialistes vous guideront à travers le produit et personnaliseront une solution qui répondra parfaitement à vos besoins uniques. Un partenariat avec nous vous garantit un système de gestion de clés simplifié qui optimise vos opérations..