Uitdaging

Voor SunVena Solar, een leverancier van zonne-energie in Florida, was het beheren van sleutels voor hun groeiende wagenpark in drie regionale kantoren verwarrend en foutgevoelig. Het bedrijf gebruikte aanvankelijk een basissysteem van haken op een bord en later een traditionele sleutelkluis, maar deze systemen bleken niet toereikend. Ze misten voldoende verantwoording, aangezien er een uitschrijfformulier werd verstrekt, maar dat zelden werd ingevuld, wat leidde tot frequente problemen zoals ontbrekende sleutels en ongeoorloofd gebruik van het voertuig.

De inefficiënties van dit handmatige systeem werden duidelijk toen het bedrijf groeide. Werknemers hadden moeite met het opsporen van sleutels, die ze vaak kwijt waren of verkeerd waren geregistreerd, wat resulteerde in vertragingen voor klanten en wanbeheer van middelen. Deze ongeorganiseerde aanpak had niet alleen gevolgen voor de dagelijkse gang van zaken, maar vormde ook beveiligingsrisico's, omdat er geen betrouwbare manier was om bij te houden wie toegang had tot verschillende sleutels. Soms vergaten personeelsleden zelfs sleutels in hun zakken en namen ze deze na een dienst mee naar huis.

Pijnpunten

• Gebrek aan verantwoording: Door het handmatige uitcheckproces was het lastig om het sleutelgebruik bij te houden, wat leidde tot zoekgeraakte sleutels en verwarring over wie een voertuig als laatste had gebruikt.
• Beveiligingsproblemen: De traditionele systemen met kluisjes en haken voorkwamen ongeautoriseerde toegang niet voldoende.
• Geen beheer op afstand: Het onvermogen om snel sleutels te vinden en voertuigtoewijzingen vanaf een externe locatie te beheren, leidde tot vertragingen en inefficiëntie, wat van invloed was op de projectplanning.

Oplossing

Veiligheidsmanager Pete Kelting ontdekte Keycafe en herkende het meteen als een betrouwbare oplossing voor sleutelbeheer, met name vanwege de robuuste beveiligingsfuncties, het gebruiksgemak en de mogelijkheid om het sleutelgebruik op afstand te controleren. De installatie van Keycafe's SmartBox was eenvoudig. Binnen 30 minuten hing het systeem aan de muur en was het operationeel. "De onboarding en klantenservice van Keycafe zijn de beste waarmee ik ooit te maken heb gehad."

De overgang naar Keycafe maakte een eenvoudige workflow mogelijk waarbij werknemers hun dienst beginnen door zichzelf te authenticeren bij de SmartBox met een NFC-badge en hun autosleutels voor die dag uit te checken. Aan het einde van hun dienst leveren ze hun sleutels op dezelfde manier in. Elke transactie wordt geregistreerd en gecontroleerd en managers worden op de hoogte gesteld als de sleutels niet worden ingeleverd. Als extraatje worden creditcards voor benzine ook in de SmartBox bewaard, zodat alle uitgaven worden verantwoord.

Voor Pete is de mogelijkheid om op afstand sleutels te bekijken en beheren in de drie vestigingen van Sunvena van onschatbare waarde geweest. "De mobiele app geeft je direct toegang om alles te zien. Ik kan de sleutelgeschiedenis bekijken. Ik kan zien wie het voor het laatst heeft gebruikt, wanneer ze het hebben afgegeven, wanneer ze het hebben opgehaald, datum en tijd."

Implementatie van SunVena Solar

• Eenvoudige installatie en onboarding: Het duurde slechts 30 minuten om de SmartBoxes te installeren en het personeel begreep snel hoe ze het systeem moesten gebruiken.
• Zekere toegang tot sleutels: Sleutels en tankpassen worden met een tik op de badge uitgeleend door geautoriseerde gebruikers. Zij hebben er nu vertrouwen in dat de sleutels die ze nodig hebben er daadwerkelijk zijn.
• Bewaking op afstand: Met de Keycafe-app kunnen beheerders sleuteltransacties in realtime bewaken, zodat ze direct een overzicht hebben van het sleutelgebruik op verschillende locaties.

Resultaat

Sinds de implementatie van Keycafe heeft SunVena Solar een opmerkelijke verbetering ervaren in de efficiëntie van sleutelbeheer en de betrouwbaarheid van de beschikbaarheid van voertuigen. Het vermogen van het bedrijf om sleutels op afstand te volgen en beheren heeft geleid tot volledige verantwoording en minder gevallen van kwijtgeraakte sleutels. Dit systeem heeft ook gemoedsrust geboden, wetende dat ongeautoriseerd gebruik van wagenparkvoertuigen wordt voorkomen en wanneer een sleutel toch kwijtraakt, weten ze precies welke bestuurder deze als laatste had.

Uiteindelijk heeft het gebruik van Keycafe geleid tot een soepel proces voor werknemers om toegang te krijgen tot sleutels en apparatuur die ze nodig hebben, en minder vertragingen op het werk. "Het heeft zoveel tijd bespaard. Het heeft de frustratie van de werknemers die hun sleutels proberen te krijgen, verminderd. We kunnen niet bedenken wat we zonder Keycafe zouden moeten doen."

Het resultaat

• Verbeterde beveiliging: Alle toegangen worden geregistreerd en opgenomen met de ingebouwde videocamera. Ongeautoriseerde toegang tot vlootvoertuigen wordt voorkomen dankzij aangepaste machtigingen.
• Tijdsbesparing: Doordat we altijd weten waar de sleutels zijn, is het probleem opgelost dat medewerkers aan het begin van hun dienst in een bepaald voertuig moeten rijden en de sleutels niet kunnen vinden.
• Geoptimaliseerde werkschema's: Door te kijken wanneer ploegen hun sleutels weer inleveren, kan het management de ideale werkduur en veilige starttijden voor de volgende dag bepalen.