Heb jij sleutels? Wij hebben de oplossing.

In welke branche je ook actief bent, de kans is groot dat je sleutels hebt - misschien van auto's, kantoren, hotelkamers, korte termijn huurwoningen, of iets anders - die je moet beheren. Of je nu één sleutel hebt of duizenden, Keycafe helpt ervoor te zorgen dat alleen mensen die je vertrouwt, of dat nu personeel, dienstverleners, huurders of klanten zijn, er toegang toe hebben.

In een notendop werkt het Keycafe systeem als volgt: Bedrijven slaan sleutels op in een van onze modulaire SmartBoxen, die kunnen worden uitgebreid tot honderden sleutels. Alle sleutels zijn voorzien van een unieke en identificeerbare Keycafe NFC sleutelhanger. Gebruikers kunnen de sleutels ophalen die ze nodig hebben (en alleen de sleutels die ze nodig hebben) door zich te authenticeren via een van de verschillende beschikbare methoden.

Telkens wanneer een sleutel wordt opgehaald of afgegeven bij een SmartBox, worden de tijd en de locatie van de transactie geregistreerd. Omdat jij en je teamleden altijd weten wie welke sleutel heeft, bespaar je tijd, zorgen en de frustratie van het moeten opsporen van ontbrekende sleutels.

Omdat elk bedrijf anders is, is de software van Keycafe flexibel ontworpen. Je kunt kiezen welke van onze zes verschillende authenticatiemethoden het beste bij jou en je team past en je kan onze software aanpassen aan jouw unieke behoeften op het gebied van workflows.

6 Authenticatiemethodes

Telkens wanneer je een nieuwe gebruiker aanmaakt, kun je kiezen hoe hij zich moet verifiëren. Deze methodes kunnen worden gewijzigd en bijgewerkt naarmate werkstromen en gebruikersbehoeften veranderen, zodat je nooit vastzit aan één specifieke methode.

Voor je personeel en vertrouwde, regelmatige gebruikers

Toegangscode

Toegangscodes worden door de beheerder van een bedrijf toegekend wanneer nieuwe gebruikers worden aangemaakt. Ze kunnen worden aangepast of willekeurig worden gegenereerd, en op elk moment door de beheerder worden gewijzigd of ingetrokken. Dit geeft de gebruiker toegang tot elke sleutel waarvoor hij toestemming heeft gekregen in het netwerk van SmartBoxen van een bedrijf.

Telefoonnummer

Gebruikers kunnen zich authenticeren met het telefoonnummer waarmee ze hun account hebben geregistreerd. Voor extra veiligheid kan de beheerder van het bedrijf 2-factor authenticatie inschakelen, waardoor gebruikers ofwel een persoonlijke pincode moeten invoeren, ofwel een code die via SMS naar hun telefoonnummer wordt gestuurd. Dit vergt natuurlijk wat extra tijd, maar het is niet veel anders dan inloggen op een online bankrekening. Bovendien zijn telefoonnummers gemakkelijk te onthouden, wat deze methode voor de meeste gebruikers handig maakt.

Mobiele app

De methode met de mobiele app maakt het onthouden van toegangscodes en pincodes overbodig. Gebruikers loggen gewoon in op de Keycafe mobiele app en selecteren de sleutel die ze willen ophalen om het SmartBox-vakje waar de sleutel wordt bewaard te ontgrendelen.

Voor gebruikers met toegang tot een groot aantal sleutels is de Keycafe mobiele app de meest efficiënte manier om de status en geschiedenis te bekijken van alle sleutels waarvoor ze toestemming hebben. Met de app kunnen gebruikers snel een sleutel zoeken en ophalen zonder directe interactie met de SmartBox.

Gebruikersbadge

Een Gebruikersbadge maakt het onthouden van codes of het bijhebben van een telefoon overbodig. Gebruikers tikken gewoon met de sleutelhanger of badge op de SmartBox-scanner om zich te authenticeren. Het scherm van de SmartBox toont de sleutels waartoe ze toegang hebben gekregen en de gebruiker kan dan de sleutels selecteren die hij wil ophalen.

De Keycafe badge kan een fysieke sleutelhanger zijn of een sticker die op een personeelsbadge, visitekaartje of een ander voorwerp dat gebruikers regelmatig bij zich dragen kan worden geplakt. Gebruikersbadges zijn ideaal voor personeel dat regelmatig toegang heeft tot een beperkt aantal sleutels.

Sleutelcode

Sleutelcodes zijn codes die gekoppeld zijn aan een sleutel en niet aan een gebruiker. Ze kunnen worden gebruikt door iedereen die de code kent, ongeacht toestemming, om een sleutel op te halen. Dit is handig voor workflows waar snelle en eenvoudige sleuteluitwisselingen gewenst zijn.

Ze zijn ook perfect voor eenmalige ophalingen wanneer de sleutelhanger niet aan de sleutel is bevestigd, zoals bij het ophalen van auto's na sluitingstijd bij een autodealer.

Voor eenmalige gasten of bezoekers

Boekingscode

Voor hotels, kortetermijnverhuur, autoverhuurbedrijven en ander eenmalig gebruik gaat er niets boven het gemak van onze eenmalige boeking. Boekingscodes worden naar gebruikers gestuurd via e-mail of SMS of zijn toegankelijk in de Keycafe app. Gebruikers kunnen deze code gebruiken om de bijbehorende sleutel op te halen tijdens het tijdsbestek dat door de maker van de boeking is ingesteld. Ze zijn eenmalig te gebruiken en vervallen aan het einde van de boekingsperiode.

Personaliseer je workflow met aangepaste waarschuwingen, tijdsblokken en partnerintegraties

Afhankelijk van je situatie wil je misschien je workflows aanpassen voor extra efficiëntie. Keycafe biedt een aantal manieren om dat te doen.

Programmeerbare waarschuwingen kunnen door beheerders worden ingesteld en gepersonaliseerd voor bepaalde sleutels of sleutelgroepen. Ze sturen automatisch een melding per SMS of e-mail naar de beheerder, gebruiker of iemand anders binnen de organisatie na een bepaalde tijd (minuten, uren of dagen) nadat een sleutel is opgehaald of een bepaalde tijd na het einde van een boeking of dienst. Een veel voorkomende toepassing is het herinneren van medewerkers aan het eind van een dienst om hun sleutels in te leveren, waardoor voorkomen wordt dat sleutels voor de volgende dienst ontbreken.

Met Dienstregelingen kunnen beheerders de sleuteltoegang van een gebruiker beperken tot een vooraf bepaald tijdsbestek, zoals normale kantooruren of een nachtdienst. Dienstregelingen kunnen worden toegepast wanneer een gebruiker toegang gegeven wordt tot een sleutel of een groep sleutels.

Tot slot is Keycafe ontworpen om naadloos te integreren met een groeiende lijst van partner apps, waaronder Airbnb, Fleetio, Guesty en RentHub. Als je één van deze apps gebruikt om panden of voertuigen te beheren, kun je het aanmaken van boekingen, het genereren van toegangscodes en de communicatie met gasten/personeel automatiseren.

Wil je weten hoe Keycafe jouw bedrijf kan optimaliseren met een aangepaste workflow? Contacteer ons verkoopteam vandaag nog om een productdemo aan te vragen.