Veel bedrijven kunnen overdonderd worden door het beheer van sleutels, met meerdere personeelsleden en meerdere klanten of gasten - de behoefte aan goed sleutelbeheer bestaat al sinds het ontstaan van sleutels.

De meeste bedrijven vertrouwen al tientallen jaren op papieren formulieren om sleutels uit te lenen, gecombineerd met hangertjes aan de muur of dure oude sleutelkastjes. Gelukkig is het dankzij de opkomende IoT-technologieën sinds kort mogelijk om moderne, cloud-gebaseerde sleutelbeheersystemen te gebruiken die het financiële plaatje van elk bedrijf echt kunnen bevorderen.

Hoewel we in een wereld leven die steeds digitaler wordt, zullen fysieke sleutels niet snel verdwijnen, omdat de kostprijs voor het digitaliseren van het hele arsenaal aan sleutels voor de meeste bedrijven onbetaalbaar is.

Moderne technologiebedrijven hebben hoogbeveiligde, gedigitaliseerde opties bedacht waarmee je het gebruik van fysieke sleutels in je organisatie kunt opvolgen, de sleutels kunt opslaan en authorisaties kunt beheren. Deze variëren van eenvoudige opstellingen met een open display tot zeer geavanceerde, cloud-gebaseerde oplossingen waarmee je duizenden sleutels kunt beheren vanaf een smartphone of pc.

Voordat we ingaan op de twee voornaamste ontwerpen van sleutelbeheersystemen, laten we eerst de basisprincipes bespreken.

Wat is een Sleutelbeheersysteem?

In dit artikel gaan we dieper in op het probleem dat zich in de praktijk stelt - hoe kan je fysieke sleutels beheren, opslaan en toewijzen aan verschillende personen in een organisatie. Deze elektronische sleutelbeheersystemen bieden een betrouwbare en handige oplossing voor het beheer van toegang tot ruimtes, gebouwen en zelfs voertuigen.

Naarmate bedrijven in diverse sectoren groeien en daarbij hun activiteiten uitbreiden, neemt ook de complexiteit van hun noden met betrekking tot sleutelbeheer toe.

Je kan dit in een groot aantal uiteenlopende toepassingsgebieden tegenkomen, zoals:

• Korte Termijn Verhuur
• Vastgoedbeheer
• Autoverhuurbedrijven
• Hotels
• Autodealers
• Bouwterreinen
• Warehousing
• Vrachtwagen- en transportbedrijven
• Onderwijsinstellingen
• Facilities
• Om het even welk bedrijf dat meerdere sleutels gebruikt die door meerdere mensen worden gedeeld

Omdat sleutelbeheersystemen in vele toepassingen worden gebruikt, betekent dit dat je bij de in de praktijk gebruikte systemen veel variaties zal aantreffen.

Welke software voor sleutelbeheer het beste is voor jouw bedrijf hangt af van de workflow die jouw bedrijf nodig heeft. Heb je eenmalige gastentoegang nodig, intern personeel dat voortdurend toegang heeft tot alle sleutels of heb je strikt beheerde groepen sleutels die gedeeld worden met verschillende functieniveaus?

Als je eenmaal je specifieke bedrijfsbehoeften in kaart hebt gebracht, helpt dat je bij het bepalen van het sleutelbeheersysteem dat het beste bij jou past.

Welke soorten sleutelbeheersystemen zijn er beschikbaar?

Elektronische Sleutelbeheersystemen zijn er in alle soorten en maten - uiteraard afhankelijk van het gebruikersprofiel. In dit artikel belichten we twee van de populairste soorten systemen die tegenwoordig verkrijgbaar zijn:

Prikbord Sleutelbeheersysteem

Alle sleutels zijn zichtbaar door een doorzichtige deur of na het openen van de deur. Sleutels worden met een fraudebestendige ring aan een pin bevestigd en vervolgens in het prikbordsysteem gestoken dat de pin vergrendelt. Wanneer een gebruiker geautoriseerd is voor een bepaalde sleutel, wordt de pin ontgrendeld en kan de sleutel worden uitgenomen.

Prikbordsystemen bieden een snelle, eenvoudige en gemakkelijke oplossing - hier zijn een paar bedrijven die producten in deze categorie aanbieden:

• Real-Time Networks
• Morse Watchmans
• Keyper Systems
• Traka 21
• KeyTrak

Kluis Sleutelbeheersysteem

Elke sleutel is vergrendeld in een afzonderlijk compartiment, zodat niets van buitenaf zichtbaar is, en wanneer een sleutelvak wordt geopend, zijn geen andere sleutels te zien. De individuele compartimenten zorgen ervoor dat niemand anders fysiek toegang heeft tot je sleutels - een handige eigenschap wanneer meerdere onbekenden hetzelfde systeem moeten delen, in plaats van een groep collega's.

Wanneer een gebruiker zich authenticeert en een sleutel selecteert, gaat het individuele compartiment open en krijgt hij toegang tot de sleutels erin. Er is geen verwarring over welke sleutel te nemen, want er is maar één optie - waardoor het systeem gemakkelijk te gebruiken is voor opgeleid personeel of eenmalige gasten of klanten.

Hier zijn een paar bedrijven die kluissystemen aanbieden voor sleutelbeheer:

• Matrix
• Creone
• ShareBox
• Keycafe

Kluisjes vs Prikbord - Welke is beter?

Hoewel zowel locker- als prikbordsystemen verschillende voordelen hebben, zijn wij van mening dat niet alle sleutelbeheersystemen als gelijkwaardig kunnen worden beschouwd.

Denk aan de eerste indruk - lockersystemen zien er veel netter uit en zijn ideaal voor klantgerichte toepassingen, terwijl prikborden veel rommeliger zijn en een doorn in het oog kunnen zijn, vooral wanneer ze in wachtkamers of andere klantgerichte ruimten worden geplaatst. Lockersystemen maken ook meteen een einde aan de verwarring tussen verschillende sleutels, want het systeem laat geen ruimte voor giswerk.

Kunnen er meer sleutels worden opgehangen aan prikborden? Zeker, maar bij grote sleutelhangers of meerdere autosleutels kan het een rommeltje worden.

Voeg daarbij de meerwaarde van het verborgen houden van je sleutels voor andere gebruikers van het systeem, en je hebt een goede reden om lockersystemen te verkiezen boven prikbordsystemen.

Wat is het voordeel van een goed sleutelbeheersysteem?

Het doel van elk sleutelbeheersysteem is om het verlies van sleutels te voorkomen en ervoor te zorgen dat er alleen toegang is voor bevoegde personen. Er is niet één pasklare oplossing voor sleutelbeheer, omdat elke sector unieke uitdagingen heeft of het nu gaat om het beheer van een wagenpark, een vastgoedportefeuille of het na sluitingstijd inchecken in een hotel.

De cloud-gebaseerde sleutelbeheersoftware van Keycafe biedt meerdere verschillende workflows die precies op jouw eisen kunnen worden afgestemd.

24/7 Sleutelbeheer

Je kunt op elk moment gemakkelijk bij je sleutels, afstandsbediening of sleutelpasjes, zonder dat je contact hoeft op te nemen met systeembeheerders. Zolang je toestemming hebt, kun je aan de slag.

IoT Verbonden SmartBox

De Keycafe SmartBox is altijd verbonden, waardoor real-time toegangsbeheer van overal mogelijk is met behulp van een app. Verleen toegang tot een sleutel of trek de toegang tot alle sleutels onmiddellijk in en zorg te alle tijde dat enkel geautoriseerde personen toegang hebben.

Cloud-gebaseerde toestemmingen die je in detail kan afstemmen

Met geavanceerde planningsmogelijkheden kun je sleuteltoegang verlenen, niet alleen per persoon, maar ook per tijdslot en op basis van vooraf bepaalde groepen.

Eenvoudig nakijken van de sleutelgeschiedenis

Op zoek naar een mogelijk veiligheidslek? Dit systeem zorgt ervoor dat elke interactie in je systeem wordt bijgehouden, met een complete, automatisch bijgewerkte lijst van elke ophaling en afgifte op sleutel-, gebruikers- en SmartBox-niveau.

Zeer modulair

De SmartBox is er in verschillende varianten en is zeer schaalbaar, zelfs op verschillende locaties. Begin met een bescheiden opstelling met 7 lockers en breid uit naar honderden lockers naarmate je organisatie uitbreidt.

API & App Integraties

Als je al met je eigen bedrijfseigen software werkt, biedt Keycafe een uitgebreide set resources voor ontwikkelaars om de Keycafe software voor sleutelbeheer in te passen in het digitale ecosysteem van je bedrijf.

Meerdere toegangsmogelijkheden

In tegenstelling tot veel andere lockersystemen beperkt Keycafe je niet tot één toegangsmethode. Je kunt klanten en medewerkers autoriseren via een pincode die ingevoerd kan worden via het touch-screen, via 2-factor authenticatietools, een smartphone app, fysieke sleutelhangers en zelfs gebruikersbadges.

Robuuste constructiekwaliteit

De SmartBox is gemaakt van koudgewalst staal en gelegeerd aluminium A383, dat algemeen wordt gebruikt in de auto- en luchtvaartindustrie - waardoor het apparaat veel moeilijker te manipuleren is.

Conclusie

Geen twee organisaties hebben dezelfde eisen op het gebied van beveiliging - vaak zul je merken dat sleutelautorisatie zelfs bij verschillende vestigingen aanzienlijk kan verschillen. Het bijhouden van sleutels in een gewoon huishouden is al lastig genoeg - moet je niet vragen hoe complex het is voor een heel bedrijf.

Gelukkig helpen de uitstekende technologieën die we vandaag besproken hebben om sleutelbeheer tot een absoluut koud kunstje te maken. Als de innovatieve oplossing van Keycafe je interesseert, neem dan vandaag nog contact op met het verkoopteam om je sleutels perfect op orde te houden.