Terwijl de technologie zich blijft ontwikkelen, blijft Keycafe voorop lopen met innovatie in de zakelijke sleutelbeheerbranche. Met groot genoegen kondigen wij onze nieuwste toevoeging aan ons softwarepakket aan, de introductie van Organizatie admins. Deze functie is ontworpen om het sleutel- en toegangsbeheer voor bedrijven en organisaties van elke grootte te stroomlijnen en biedt een soepele en efficiënte oplossing voor meerdere managers tegelijk.

Organisaties begrijpen

In de Keycafe software vertegenwoordigt een "organisatie", een aparte entiteit met een eigen set gebruikers, sleutels, machtigingen, groepen, locaties, SmartBoxes en accountinstellingen. Wanneer je een Keycafe account aanmaakt, een locatie toevoegt en een SmartBox toevoegt, word jij de eigenaar van de account en wordt je bedrijf je Keycafe "organisatie".

Met onze laatste update heb je nu de mogelijkheid om "organisatie admins" aan te stellen die net als jij gebruikers, sleutels, groepen, locaties en SmartBoxes binnen je organisatie kunnen beheren.

Ontdek onze organisatie administrators

Organisatie administrators zijn medewerkers binnen je organisatie die een nieuw machtigingsniveau krijgen, waardoor ze administratieve verantwoordelijkheden kunnen krijgen die vergelijkbaar zijn met die van de accounteigenaar. Met deze uitgebreide toegang kunnen ze alle sleutels, toegangen, SmartBoxes en andere sleutelbeheerdetails binnen het bedrijf beheren, met uitzondering van factureringsinformatie.

Met deze verbetering kun je belangrijke beheertaken delegeren en activiteiten stroomlijnen, terwijl je de controle behoudt over gevoelige financiële gegevens.

Een organisatie administrator instellen

Het instellen van een organisatie administrator is eenvoudig en kan in slechts enkele eenvoudige stappen worden voltooid:

Stap 1 - Nodig een medewerker uit als Volledige gebruiker:

1. Log in op je Keycafe-account.
2. Selecteer "+ Toevoegen" in het menu.
3. Kies "Gebruiker" en vervolgens "Volledige gebruiker".
4. Voer het e-mailadres van het personeelslid in en klik op "Gebruiker toevoegen". Andere velden kun je negeren, deze worden automatisch ingevuld zodra de medewerker zijn Keycafe-account aanmaakt.

Stap 2 - Converteer Volledige gebruiker naar Organisatie administrator:

1. Log in op je Keycafe-account.
2. Selecteer "Gebruikers" in het linkermenu.
3. Navigeer naar "Organisatiemachtiging".
4. Klik op "+ Toestemming toevoegen".

Eenmaal voltooid, heeft de gebruiker die je als organisatie administrator hebt aangesteld toegang tot dezelfde functionaliteiten als de accounteigenaar, met uitzondering van de facturatiegegevens. Dit zorgt voor een vlotte coördinatie en efficiënt beheer binnen het Keycafe-account van je organisatie.

Navigeren tussen organisaties

Voor de accounteigenaar is er meestal maar één organisatie gekoppeld aan hun Keycafe-account. Wanneer een volledige gebruiker echter de rechten krijgt van een 'organisatie administrator', heeft hij toegang tot twee organisaties: de organisatie van je bedrijf en zijn eigen persoonlijke organisatie.

Gebruikers kunnen eenvoudig tussen deze organisaties navigeren met behulp van de vervolgkeuzelijst in de rechterbovenhoek van de desktop-app of door "Meer" te selecteren in de telefoon-app en naar beneden te scrollen.

Om de naam van je organisatie te bewerken, open je eenvoudig de Keycafe-app en volg je deze stappen:

1. Selecteer "Meer" in het linkermenu.
2. Klik op 'Organisaties' en vervolgens op 'Over organisatie'.
3. Selecteer Bewerken en voer vervolgens een nieuwe naam in voor je organisatie.
4. Klik op "Opslaan".

Een organisatie administrator verwijderen

De tracking en monitoring mogelijkheden van sleutelorganisaties leiden niet alleen tot tijdsbesparing, maar verbeteren ook de accountability van sleutels onder je medewerkers. Dit resulteert in minder verloren, zoekgeraakte of gestolen sleutels, waardoor er minder vaak opnieuw sleutels moeten worden gemaakt. Dit is een kostenbesparende oplossing, omdat het de kosten elimineert die gepaard gaan met het opnieuw maken van sleutels (wat vooral voor moderne autosleutels duur kan zijn), evenals de kosten voor het vervangen van sloten in het geval van een verloren of gestolen sleutel.

1. Log in op je Keycafe-account.
2. Selecteer "Gebruikers" in het linkermenu.
3. Zoek de naam van de gebruiker die je als administrator wilt verwijderen.
4. Ga naar "Organisatiemachtiging".
5. Klik op het prullenbakpictogram naast de naam van de organisatie.

Door deze stappen te volgen, wordt de administratieve toegang van de gebruiker tot je organisatie ingetrokken, waardoor controle en alleen geautoriseerde toegang tot je sleutelbeheersysteem wordt gegarandeerd.

Laatste opmerkingen over sleutelorganisaties op de werkvloer

We begrijpen dat het aanpassen aan nieuwe functies extra ondersteuning of verduidelijking kan vereisen. Als je meer wilt weten over organisaties, organisatie administrators of een ander aspect van de Keycafe software, bezoek dan ons uitgebreide Helpcentrum.

Als je de voorkeur geeft aan een live trainingssessie voor jouw organisatie, dan raden we je aan contact op te nemen met ons toegewijde succesmanagementteam. Zij helpen je graag verder en bieden meer begeleiding. Neem gerust contact met ons op via support@keycafe.com.

Bij Keycafe streven we ernaar de meest efficiënte en gebruiksvriendelijke oplossingen voor sleutelbeheer te leveren. Met het introduceren van organisaties en organisatie administrators zijn we ervan overtuigd dat onze software je organisatie meer controle, flexibiliteit en gemak zal geven. Blijf uitkijken naar meer spannende updates terwijl we blijven evolueren en innoveren.