Défi

Le service de police de Champlin, chargé de maintenir la sécurité publique de cette banlieue de Minneapolis de 25 000 habitants, a dû faire face à des problèmes récurrents avec son système de gestion des clés existant. Le service dispose d'une flotte de plus de 20 voitures de patrouille et devait suivre l'accès aux clés et aux porte-clés. Son installation consistait en quelques petits boîtiers fixés au mur, ce qui s'est rapidement avéré inadéquat. Les compartiments étaient trop petits pour contenir toutes les clés, en particulier les porte-clés les plus volumineux, et manquaient de capacités sophistiquées de gestion ou de suivi en ligne.

En l’absence d’un système efficace, le service perdait régulièrement des clés, ce qui nécessitait des remplacements coûteux, certains porte-clés coûtant jusqu’à 500 dollars chacun. L’absence d’un système de suivi en temps réel empêchait les agents de déterminer facilement qui avait utilisé une clé en dernier, ce qui entraînait une confusion, une perte de temps et des accusations réciproques. De plus, le système précédent commençait à présenter des défaillances structurelles, ce qui a poussé le service à rechercher une solution plus durable et plus fiable.

Points faibles

• Remplacements de clés coûteux : La perte fréquente des clés des voitures de patrouille a entraîné des remplacements coûteux, augmentant les coûts opérationnels et les problèmes de sécurité.
• Système inadéquat : Leur solution existante n'était pas assez grande pour héberger correctement toutes les clés et manquait de fonctionnalités essentielles de gestion en ligne.
• Manque de responsabilisation : Sans suivi en temps réel, il était difficile de déterminer qui a utilisé une clé en dernier, ce qui entraînait une inefficacité et des risques potentiels pour la sécurité.

Solution

Après avoir évalué plusieurs alternatives, la direction du département a choisi Keycafe en raison de son système de gestion avancé basé sur le cloud, de sa facilité d'utilisation et de son design attrayant. Le lieutenant Matt Smith a déclaré : "Nous avons examiné plusieurs solutions similaires. Keycafe s'est distingué par ses options de gestion en ligne/cloud robustes, la conception et la taille des boîtes à clés et les nombreuses fonctionnalités qu'il offrait d'un point de vue logiciel. Le système Keycafe était également bien plus attrayant que la plupart des autres options similaires. Nous savions que nous installerions la solution dans notre salle d'appel et nous voulions qu'elle ait un aspect soigné et professionnel, et non pas comme une énorme boîte métallique industrielle accrochée au mur."

Grâce à Keycafe, le service gère l'ensemble de son parc de clés pour les véhicules et les bureaux grâce à un système centralisé basé sur le cloud et accessible depuis n'importe quel appareil connecté à Internet. Il est en mesure de suivre l'utilisation des clés en temps réel, d'attribuer des clés spécifiques à des agents spécifiques et de configurer des notifications lorsque les clés ne sont pas rendues à temps. La durabilité du matériel de Keycafe a également assuré que le système serait un investissement à long terme pour le service.

Mise en place chez le Service de Police de Champlin

• Flux de travail simple : Les agents se connectent avec un porte-clés ou un code PIN, sélectionnent la clé souhaitée à partir d'une interface à écran tactile et le système enregistre automatiquement la transaction.
• Contrôle d'accès granulaire : Le personnel de surveillance dispose d'un accès séparé à des clés spécifiques, telles que celles des bureaux verrouillés, ce qui permet une plus grande flexibilité et sécurité.
• Capacités de gestion à distance : Les administrateurs peuvent gérer les clés et accéder à distance, fournissant des résolutions rapides en cas de codes PIN oubliés ou d'autres problèmes d'accès.

Résultat

Depuis l'installation de Keycafe, le service de police de Champlin n'a plus perdu une seule clé, éliminant ainsi les coûts élevés associés aux remplacements. La possibilité de suivre les clés à distance en temps réel a amélioré la responsabilisation des agents et a fait gagner d'innombrables heures au lieutenant Smith qui devait auparavant rechercher les clés perdues sans aucun indice.

Le service a également bénéficié d'avantages inattendus, comme la possibilité d'attribuer des clés à plusieurs utilisateurs sans avoir à dupliquer les clés physiques, ce qui réduit encore les coûts et améliore l'efficacité opérationnelle. De plus, l'interface conviviale du système Keycafe et son logiciel back-end robuste ont permis aux gestionnaires de flotte de gagner du temps en simplifiant les tâches administratives de gestion des clés.

"Il ne fait aucun doute que nous avons pris la bonne décision en choisissant Keycafe pour gérer nos clés", déclare Smith.

Le résultat

• Zéro clé perdue : Le département n'a perdu aucune clé depuis la mise en œuvre de Keycafe, ce qui a permis d'économiser des milliers de dollars en frais de remplacement et de gagner du temps.
• Responsabilisation améliorée : Le suivi et les notifications en temps réel garantissent que les agents rendent les clés rapidement, maintenant ainsi un niveau de responsabilisation élevé.
• Efficacité opérationnelle : Les capacités de gestion à distance et la facilité d’utilisation ont permis de gagner un temps administratif considérable, permettant au personnel de se concentrer sur la sécurité de la communauté.