Défi

Pour Dynamic SLR, une entreprise d'installation de panneaux solaires, il est primordial de maintenir en état de marche sa flotte de véhicules de service pour 200 employés répartis dans 3 bureaux du Texas. L'entreprise s'appuyait sur un système de panneau perforé pour la gestion des clés des véhicules, qui manquait de transparence et de sécurité. Les employés partageaient les clés entre plusieurs chauffeurs et oubliaient souvent de les rendre ou les égaraient, ce qui entraînait de fréquentes interruptions de service, des appels de dépannage tôt le matin et des coûts inutiles pour remplacer les clés de véhicule perdues.

L'absence d'un système fiable rendait difficile le suivi des personnes en possession d'une clé, le moment où elle avait été confisquée et si elle avait été rendue. Cela a non seulement entraîné une certaine frustration chez les employés, mais a également retardé les échéances des projets et posé des risques pour la sécurité de leur flotte de véhicules.

Points faibles

• Clés manquantes sans responsabilité : Les employés oubliaient fréquemment de rendre leurs clés ou les égaraient à la fin d'un quart de travail, ce qui entraînait des retards et des inefficacités.
• Gestion chronophage : Le suivi manuel des clés nécessitait une surveillance constante, gaspillant ainsi un temps et des ressources précieux - et les clés continuaient à disparaître.
• Risques de sécurité coûteux : Les clés perdues nécessitent un remplacement, ce qui entraîne des dépenses inutiles et des vulnérabilités potentielles en matière de sécurité.

Solution

Dynamic SLR a trouvé le système de gestion des clés de véhicule de Keycafe après une suggestion de la haute direction visant à améliorer ses processus de gestion des clés. La capacité du système à stocker les clés et à fournir un accès contrôlé via des codes PIN uniques a été un argument de vente majeur pour l'entreprise, ainsi que la possibilité de suivre les clés et de gérer les autorisations à distance pour 3 sites régionaux dans tout l'État.

Désormais, les employés commencent leur journée en récupérant les clés de leur véhicule dans la SmartBox installée dans l'entrepôt et les rendent de la même manière à la fin de leur service. Les managers reçoivent des notifications pour chaque interaction avec la SmartBox et un journal d'accès en temps réel peut être consulté sur l'application Keycafe pour vérifier qui a pris une clé particulière. Grâce à l'interface intuitive du système, les nouveaux employés sont capables de comprendre son fonctionnement en 2 minutes.

Mise en œuvre de Dynamic SLR

• Accès basé sur les rôles : Les employés utilisent des codes PIN uniques pour récupérer et restituer les clés, n'ayant accès qu'aux clés pour lesquelles ils ont reçu une autorisation explicite.
• Suivi en temps réel : La SmartBox et l'application suivent tous les accès clés, garantissant une visibilité en temps réel et historique sur qui possède quelle clé.
• Gestion centralisée : Les gestionnaires utilisent les applications de bureau et mobiles Keycafe pour surveiller les clés sur plusieurs sites, tandis que le personnel de l'entrepôt et les chauffeurs utilisent simplement des codes PIN pour accéder aux clés.

Résultat

Depuis la transition de la gestion des clés vers Keycafe, Dynamic SLR a constaté des améliorations notables en termes de responsabilisation des conducteurs et de transparence de l'utilisation des clés pour les gestionnaires. « Un indicateur clair était la diminution notable du nombre de clés perdues ou non restituées », a déclaré Zach Lewis, coordinateur des actifs. Les employés sont désormais sûrs que les clés dont ils ont besoin pour un projet sont disponibles dans la SmartBox, ce qui améliore leur productivité et garantit que les clients n'ont pas à attendre une livraison ou une installation.

Keycafe a permis à Dynamic SLR de mieux contrôler la disponibilité de sa flotte et de réduire ses frais généraux. Le système a non seulement répondu aux défis initiaux, mais a également apporté des avantages inattendus, tels qu'une confiance accrue du personnel et une expérience utilisateur étonnamment simple.

Le résultat

• Responsabilité améliorée : Réduction des incidents de clés perdues ou égarées, garantissant que les employés ont toujours accès aux clés nécessaires.
• Clarté de l'inventaire des clés : Les gestionnaires peuvent désormais déterminer exactement où se trouve une clé en quelques secondes, qu'elle soit dans la SmartBox ou extraite pour un projet.
• Économies de coûts : Diminution des dépenses liées au remplacement des clés et augmentation du retour sur investissement en minimisant les retards du projet.