Défi

Pour SunVena Solar, fournisseur d’énergie solaire basé en Floride, la gestion des clés de sa flotte croissante de véhicules répartis sur trois bureaux régionaux était compliquée et sujette aux erreurs. L’entreprise utilisait au départ un système de base de crochets sur un tableau, puis un coffre-fort traditionnel, mais ces systèmes se sont révélés insuffisants. Ils manquaient de responsabilisation adéquate, car une feuille de sortie était fournie mais rarement remplie, ce qui entraînait des problèmes fréquents tels que des clés manquantes et l’utilisation non autorisée du véhicule.

Les inefficacités de ce système manuel sont devenues évidentes à mesure que l'entreprise prenait de l'ampleur. Les employés avaient du mal à retrouver leurs clés, les trouvant souvent manquantes ou mal enregistrées, ce qui entraînait des retards pour les clients et une mauvaise gestion des ressources. Cette approche désorganisée avait non seulement un impact sur les opérations quotidiennes, mais posait également des risques de sécurité, car il n'existait aucun moyen fiable de savoir qui avait accès aux différentes clés. Il arrivait même que des membres du personnel oublient leurs clés dans leurs poches et les ramènent à la maison après un service.

Points faibles

• Manque de responsabilisation : Le processus de vérification manuelle rendait difficile le suivi de l'utilisation des clés, ce qui entraînait des clés manquantes et une confusion quant à la dernière personne ayant utilisé un véhicule.
• Problèmes de sécurité : Les systèmes traditionnels de coffres-forts et de crochets n’empêchaient pas suffisamment les accès non autorisés.
• Pas de gestion à distance : L’incapacité à localiser rapidement les clés et à gérer les affectations de véhicules hors site a entraîné des retards et des inefficacités, impactant les délais du projet.

Solution

Pete Kelting, responsable de la sécurité, a découvert Keycafe et l'a immédiatement reconnu comme une solution de gestion de clés fiable, notamment en raison de ses fonctions de sécurité robustes, de sa facilité d'utilisation et de la possibilité de surveiller l'utilisation des clés à distance. L'installation de la SmartBox de Keycafe a été simple. En 30 minutes, le système était installé sur le mur et opérationnel. « L'intégration et le service client de Keycafe sont les meilleurs avec lesquels j'ai jamais eu affaire. »

La transition vers Keycafe a permis de simplifier le flux de travail : les employés commencent leur journée de travail en s’identifiant à la SmartBox avec un badge NFC et récupèrent leurs clés de véhicule pour la journée. À la fin de leur journée de travail, ils rendent leurs clés de la même manière. Chaque transaction est enregistrée et surveillée, et les gestionnaires sont informés si les clés ne sont pas rendues. En prime, les cartes de crédit pour l’essence sont également conservées dans la SmartBox, de sorte que toutes les dépenses sont comptabilisées.

Pour Pete, la possibilité de visualiser et de gérer à distance les clés des trois succursales de Sunvena a été d'une valeur inestimable. « L'application mobile vous donne un accès instantané pour tout voir. Je peux voir l'historique des clés. Je peux voir qui l'a utilisée en dernier, quand elle a été déposée, quand elle a été récupérée, la date et l'heure. »

Mise en place chez SunVena Solar

• Configuration et intégration faciles : Il n'a fallu que 30 minutes pour installer les SmartBox et le personnel a rapidement compris comment utiliser le système.
• Accès sécurisé aux clés : Les clés et les cartes d'essence sont récupérées par simple pression d'un badge par les utilisateurs autorisés, qui sont désormais sûrs que les clés dont ils ont besoin sont réellement là.
• Surveillance à distance : L'application Keycafe permet aux administrateurs de surveiller les transactions clés en temps réel, offrant un aperçu immédiat de l'utilisation des clés sur différents sites.

Résultat

Depuis la mise en œuvre de Keycafe, SunVena Solar a constaté une amélioration notable de l'efficacité de la gestion des clés et de la fiabilité de la disponibilité des véhicules. La capacité de l'entreprise à suivre et à gérer les clés à distance a permis une responsabilisation totale et une réduction des cas de clés égarées. Ce système a également apporté une tranquillité d'esprit, sachant que l'utilisation non autorisée des véhicules de la flotte est empêchée et qu'en cas de perte d'une clé, ils savent exactement quel conducteur l'avait en dernier.

En fin de compte, l'utilisation de Keycafe a permis aux employés d'accéder plus facilement aux clés et aux équipements dont ils ont besoin, et de réduire les retards de travail. « Cela nous a fait gagner énormément de temps. Cela a réduit la frustration des employés qui essayaient d'obtenir leurs clés. Nous ne savons pas ce que nous ferions sans Keycafe. »

Le résultat

• Sécurité renforcée : Tous les accès sont enregistrés avec la caméra vidéo intégrée. L'accès non autorisé aux véhicules de la flotte est empêché grâce à des autorisations personnalisées.
• Temps gagné : Le fait de savoir où se trouvent les clés à tout moment a éliminé le problème du personnel commençant son quart de travail, s'attendant à conduire un véhicule particulier et ne parvenant pas à trouver les clés.
• Horaires de travail optimisés : En observant le moment où les équipes récupèrent leurs clés, la direction peut déterminer la durée idéale des horaires de travail et les heures de début sûres pour le lendemain.