Défi

Face au coût de remplacement élevé des clés électroniques modernes pour les véhicules et les équipements, Signarama de Lawrenceburg, dans l'Indiana, savait que quelque chose devait changer. Leurs processus existants de gestion de la logistique des clés des camions, remorques et équipements présentaient un véritable casse-tête opérationnel. Le directeur général Bill Hall était particulièrement préoccupé par le fait de n'avoir aucun moyen de confirmer qui était responsable d'une clé à un moment donné, et donc personne à tenir pour responsable en cas de dommages au véhicule ou de clés manquantes. Ce problème a non seulement imposé des tensions financières et perturbé l'efficacité de l'équipe, mais a également encouragé le personnel à se montrer négligent en matière de responsabilité.

Points faibles

• Perte de clé fréquente : Conduit à des inefficacités opérationnelles et à des retards.
• Coûts de remplacement élevés : L'achat et la reprogrammation de nouvelles clés et de nouveaux porte-clés de véhicule exercent une pression financière sur l'entreprise.
• Manque de responsabilisation : Difficile de savoir qui était responsable de chaque clé lorsque des problèmes survenaient.

Solution

Après avoir entendu parler de Keycafe depuis un site Signarama à Détroit qui était auparavant confronté à des problèmes de suivi de clés similaires, Bill a contacté et a installé peu de temps après le système de gestion de clés SmartBox de Keycafe. L'équipe du site de Lawrenceburg a été impressionnée par la simplicité de configuration et par la rapidité avec laquelle Keycafe a été intégré à ses opérations quotidiennes, créant ainsi un processus structuré dans lequel chaque membre de l'équipe dispose désormais d'un code unique utilisé pour récupérer et restituer les clés. Leurs codes leur permettent d'accéder uniquement aux clés qu'ils sont autorisés à utiliser, et chaque transaction est automatiquement enregistrée. Cela a non seulement établi une ligne de responsabilité claire, mais a également assuré la gestion sûre et efficace des actifs de Signarama.

Mise en place chez Signarama Lawrenceburg

• Authentification par code PIN : Le personnel utilise ses codes uniques et identifiables pour récupérer et déposer les clés dans la SmartBox.
• Responsabilisation indéniable : Les journaux d'historique d'accès permettent un suivi précis de qui avait quelle clé et quand.
• Intégration rapide : Une configuration facile et un logiciel convivial ont permis à l'équipe de commencer immédiatement à utiliser le système.

Résultat

Dès le premier jour d'utilisation de Keycafe pour stocker, distribuer et suivre leurs clés, Signarama Lawrenceburg a remarqué une nette amélioration de l'efficacité opérationnelle globale. La nature intuitive du système a permis à l'équipe de l'adopter rapidement, qui a apprécié la transparence et la responsabilité qu'il apportait à son travail. La nouvelle tranquillité d'esprit de la direction contrastait fortement avec la peur persistante qu'elle éprouvait autrefois à l'idée de la prochaine clé manquante - et du prochain coût de remplacement surprise. Cela a non seulement permis d'économiser du temps et de l'argent, mais a également favorisé une approche plus proactive et responsable de la planification et de l'utilisation des actifs de l'entreprise.

Le résultat

• Taux de retour de clé de 100 % : Depuis l'introduction de Keycafe, il n'y a pas eu un seul cas de perte de clé dans l'entreprise.
• Changement de culture vers la responsabilisation : Sachant que leur utilisation des clés est suivie et liée à eux, le personnel est désormais plus prudent avec l'équipement dont il a la garde.
• Planification proactive : Le personnel est plus diligent pour planifier son utilisation des camions et des équipements maintenant que leur utilisation est enregistrée.