Alors que la technologie continue d'évoluer, Keycafe reste à la pointe de l'innovation dans le secteur de la gestion des clés d'entreprise. Nous sommes ravis d'annoncer notre dernière amélioration logicielle, l'introduction des administrateurs d'organisations. Cette fonctionnalité est conçue pour optimiser la gestion des clés et des accès pour les entreprises et les organisations de toutes tailles, offrant une solution transparente et efficace pour plusieurs gestionnaires à la fois.

Comprendre les organisations

Dans le logiciel Keycafe, une "organisation" représente une entité distincte avec son propre ensemble d'utilisateurs, de clés, d'autorisations, de groupes, d'emplacements, de SmartBox et de paramètres de compte. Lorsque vous créez un compte Keycafe, ajoutez un emplacement et attachez une SmartBox, vous devenez le propriétaire du compte et votre entreprise devient votre "organisation" Keycafe.

Avec notre dernière mise à jour, vous avez désormais la possibilité de nommer des "administrateurs d'organisation" qui peuvent gérer les utilisateurs, les clés, les groupes, les emplacements et les SmartBox au sein de votre organisation, tout comme vous.

Présentation des administrateurs d'organisation

Les administrateurs d'organisation sont des membres du personnel de votre organisation qui se voient accorder un nouveau niveau d'autorisation, leur permettant d'assumer des responsabilités administratives similaires à celles du propriétaire du compte. Grâce à cet accès élevé, ils peuvent gérer efficacement toutes les clés, les accès, les SmartBox et les autres détails de gestion des clés au sein de l'entreprise, à l'exception des informations de facturation.

Cette amélioration vous permet de déléguer les tâches de gestion de clés et de simplifier les opérations tout en gardant le contrôle sur les détails financiers sensibles.

Configuration d'un administrateur d'organisation

Le processus de configuration d'un administrateur d'organisation est simple et peut être complété en quelques étapes simples :

Étape 1 - Invitez un membre du personnel en tant qu'utilisateur complet :

1. Connectez-vous à votre compte Keycafe.
2. Sélectionnez "+ Ajouter" dans le menu.
3. Choisissez "Utilisateur" puis "Utilisateur complet".
4. Entrez l'adresse e-mail du membre du personnel et cliquez sur "Ajouter un utilisateur". Vous pouvez ignorer les autres champs car ils seront remplis automatiquement une fois que le membre du personnel aura créé son compte Keycafe.

Étape 2 - Convertir l'utilisateur complet en administrateur d'organisation :

1. Connectez-vous à votre compte Keycafe.
2. Sélectionnez "Utilisateurs" dans le menu de gauche.
3. Accédez à "Autorisation de l'organisation".
4. Cliquez sur "+ Ajouter une autorisation".

Une fois terminé, l'utilisateur que vous avez nommé en tant qu'administrateur d'organisation aura accès aux mêmes fonctionnalités que le propriétaire du compte, à l'exception des détails de facturation. Cela garantit une coordination fluide et une gestion efficace au sein du compte Keycafe de votre organisation.

Naviguer entre les organisations

Pour le propriétaire du compte, il n'y a généralement qu'une seule organisation associée à son compte Keycafe. Cependant, lorsqu'un utilisateur à part entière se voit accorder l'autorisation d' "administrateur d'organisation", il aura accès à deux organisations : l'organisation de votre entreprise et sa propre organisation personnelle.

Les utilisateurs peuvent facilement naviguer entre ces organisations à l'aide du sélecteur déroulant situé dans la partie supérieure droite de l'application de bureau ou en sélectionnant "Plus" dans l'application du téléphone et en faisant défiler vers le bas.

Pour modifier le nom de votre organisation, ouvrez simplement l'application Keycafe et suivez ces étapes :

1. Sélectionnez "Plus" dans le menu de gauche.
2. Cliquez sur “Organisations”, puis sur “À propos de l'organisation”.
3. Sélectionnez Modifier, puis saisissez un nouveau nom pour votre organisation.
4. Cliquez sur "Enregistrer".

Suppression d'un administrateur d'organisation

Les capacités de suivi et de surveillance des clés des organisations permettent non seulement de gagner du temps, mais améliorent également la responsabilité de vos employés sur les clés. Cela se traduit par moins de clés perdues, égarées ou volées, ce qui réduit le besoin de ressaisie. Il s'agit d'une solution rentable, car elle élimine les dépenses associées à la ressaisie (qui peuvent être coûteuses, en particulier pour les clés de véhicules modernes), ainsi que le coût de remplacement des serrures en cas de clé perdue ou volée.

1. Connectez-vous à votre compte Keycafe.
2. Sélectionnez "Utilisateurs" dans le menu de gauche.
3. Recherchez le nom de l'utilisateur que vous souhaitez supprimer en tant qu'administrateur.
4. Accédez à "Autorisation d'organisation".
5. Cliquez sur l'icône de la corbeille à côté du nom de l'organisation.

En suivant ces étapes, l'accès administratif de l'utilisateur à votre organisation sera révoqué, assurant le contrôle et uniquement l'accès autorisé sur votre système de gestion des clés.

Réflexions finales sur les organisations clés du lieu de travail

Nous comprenons que l'adaptation à de nouvelles fonctionnalités peut nécessiter une assistance ou des clarifications supplémentaires. Si vous souhaitez en savoir plus sur les organisations, les administrateurs d'organisation ou tout autre aspect du logiciel Keycafe, visitez notre vaste Centre d'aide.

Si vous préférez une session de formation en direct pour votre organisation, nous vous encourageons à contacter notre équipe dédiée à la gestion du succès. Ils seront plus qu'heureux de vous aider et de vous fournir des conseils supplémentaires. N'hésitez pas à nous contacter à support@keycafe.com.

Chez Keycafe, nous nous efforçons de fournir les solutions de gestion de clés les plus efficaces et les plus conviviales. Avec l'introduction des organisations et des administrateurs d'organisation, nous sommes convaincus que notre logiciel donnera à votre organisation un contrôle, une flexibilité et une commodité améliorés. Restez à l'écoute pour des mises à jour plus intéressantes alors que nous continuons d'évoluer et d'innover.