Sfida

Durante un viaggio a New York, Jordan Maréchaux, amministratore delegato della società di gestione degli affitti a breve termine Les 3 Concierges, ha notato dei turisti ritirare e restituire le chiavi presso un Keycafe SmartBox installato in un bar. Jordan ha riconosciuto il potenziale della propria azienda. Les 3 Concierges ha dovuto affrontare sfide significative con il processo di check-in e check-out esistente per gli ospiti di Airbnb. Le cassette di sicurezza con chiave meccanica utilizzate venivano spesso vandalizzate, causando problemi di sicurezza e disagi per gli ospiti. La natura manuale del processo ha inoltre richiesto un notevole impegno amministrativo, complicando ulteriormente le operazioni.

Punti Dolenti

• Processo complesso di restituzione delle chiavi: Gli ospiti hanno avuto difficoltà con il sistema manuale esistente e spesso hanno richiesto l'intervento del personale.
• Armadietti con chiave meccanica: Sono soggetti ad atti vandalici e non possono essere gestiti da remoto.
• Carico amministrativo elevato: Sono stati spesi molto tempo e impegno per spiegare le indicazioni stradali agli ospiti, modificare i codici e gestire le chiamate fuori orario.

Soluzione

Per risolvere questi problemi, Jordan ha deciso di provare il sistema di gestione delle chiavi SmartBox di Keycafe, sperando di emulare ciò che ha visto a New York. Integrando Keycafe nei check-in e check-out, utilizzando in particolare l'integrazione Airbnbdi Keycafe, hanno semplificato il processo di arrivo e partenza degli ospiti. Dopo che una prenotazione è stata confermata su Airbnb, un codice di accesso Keycafe viene generato automaticamente per la durata della prenotazione e inviato all'ospite. L'ospite arriva quindi allo SmartBox, inserisce il proprio codice e recupera la chiave della propria unità.

Les 3 Concierges hanno installato i propri SmartBox all'esterno della propria proprietà, utilizzando gli involucri esterni Keycafe per proteggere i sistemi dagli elementi. Per migliorare l'attrattiva visiva e mantenere la coerenza del marchio, hanno incaricato l'artista locale Thibaut Rodriguez di creare una grafica accattivante per gli involucri. Questi progetti, basati sulla Gioconda e su Van Gogh, hanno aiutato gli ospiti a identificare in quale scatola si trovavano le chiavi e hanno aggiunto un tocco artistico alle pratiche installazioni.

Implementazione di Les 3 Concierges

• Integrazione Airbnb: Le istruzioni per l'accesso con la chiave vengono create automaticamente e comunicate all'ospite al momento della conferma della prenotazione.
• Installazione esterna: Utilizzate le custodie esterne su misura di Keycafe per la protezione dagli agenti atmosferici.
• Modifiche dell'ultimo minuto: Le modifiche alla prenotazione sono istantanee e possono essere effettuate fuori sede utilizzando l'app Keycafe, così gli ospiti non dovranno mai aspettare.

Risultato

L'implementazione di Keycafe ha portato vantaggi immediati a Les 3 Concierges. Il tempo amministrativo precedentemente dedicato alla gestione degli scambi chiave è stato notevolmente ridotto, consentendo al team di concentrarsi su altri aspetti importanti della propria attività. Utilizzando gli SmartBox, gli ospiti ora sanno dove e come ritirare le chiavi e il team di Les 3 Concierges viene avvisato immediatamente quando un ospite ha effettuato il check-in o il check-out. Il feedback positivo degli ospiti ha evidenziato la facilità d'uso e l'affidabilità del nuovo sistema, e Jordan e il suo team sono rimasti colpiti anche dal follow-up del team Customer Success di Keycafe, che ha assicurato una transizione fluida e di supporto al loro nuovo sistema.

Il Risultato

• Operazioni semplificate: Utilizzando l'integrazione Airbnb di Keycafe, viene dedicato molto meno tempo alle attività amministrative come l'invio di istruzioni agli ospiti e le visite di persona alle cassette di sicurezza.
• Feedback positivo degli ospiti: Gli ospiti elogiano regolarmente la facilità d'uso dei processi di ritiro e consegna delle chiavi.
• Onboarding di supporto Il team ha apprezzato il supporto continuo e il follow-up da parte del team di successo clienti di Keycafe.