Sfida

TLC Properties, una società di gestione immobiliare specializzata in servizi di lifestyle concierge a Springfield, nel Missouri, cercava una soluzione più efficiente per gestire l'accesso a veicoli Tesla a noleggio per i residenti. In precedenza, il processo richiedeva un notevole coordinamento da parte del personale, in quanto i residenti dovevano richiedere uno slot di prenotazione, quindi programmare un incontro con un manager per recuperare o restituire le chiavi dell'auto. Questo sistema si è rivelato inefficace e macchinoso, causando inutili ritardi e un aumento dei costi del personale. Il team ha dovuto affrontare anche la frustrazione di una precedente soluzione di gestione delle chiavi, costosa e spesso non funzionante.

Senza un sistema di gestione delle chiavi affidabile, TLC Properties doveva affidarsi a processi manuali che non solo richiedevano molto tempo, ma che comportavano anche una mancanza di comodità per i residenti. L'azienda voleva un sistema che permettesse ai suoi abitanti di usufruire del servizio di affitto senza interventi superflui del personale.

Punti Dolenti

• Elevati costi operativi: I manager dovevano essere presenti in loco per consegnare e ritirare le chiavi, con un aumento delle ore di lavoro.
• Mancanza di comodità: La procedura di consegna manuale delle chiavi limitava la flessibilità dei residenti nel ritirare o riconsegnare il veicolo a noleggio fuori orario.
• Sistema di gestione delle chiavi inefficiente: I sistemi precedenti erano inaffidabili e costosi, causando spesso ritardi e insoddisfazione.

Soluzione

TLC Properties ha deciso di implementare il sistema di gestione delle chiavi di Keycafe, spinta dalla necessità di una soluzione facile da usare, affidabile ed economica che permettesse ai residenti di prenotare e accedere alla Tesla a loro piacimento. Con Keycafe, i residenti possono ora prenotare facilmente il veicolo tramite il loro telefono e ricevere un codice di accesso unico per la durata della prenotazione. Inseriscono il codice nella SmartBox per recuperare e restituire la chiave senza dover mai incontrare un membro dello staff.

Questo nuovo sistema ha permesso a TLC Properties di semplificare il programma di noleggio dei veicoli, eliminando la necessità per i manager di essere fisicamente presenti durante le consegne chiave, riducendo il coinvolgimento del proprio staff e migliorando l'esperienza complessiva dei residenti. Il personale può monitorare l'utilizzo del veicolo da parte dei residenti e assicurarsi che gli orari di prenotazione siano rispettati, impostando avvisi in tempo reale e visualizzando la cronologia degli accessi di tutti gli utenti.

Implementazione di TLC Properties

• Accesso alle chiavi in modalità autonoma: I residenti possono prenotare la Tesla online e utilizzare la SmartBox di Keycafe per recuperare e restituire le chiavi a qualsiasi ora del giorno.
• Riduzione del coordinamento dello staff: Il personale non deve più programmare o supervisionare i passaggi di consegne chiave, risparmiando tempo e riducendo le ore di lavoro.
• Controllo centralizzato delle chiavi: Con una panoramica in tempo reale sull'utilizzo delle chiavi, TLC Properties può monitorare in modo efficiente l'accesso e la disponibilità dei veicoli.

Risultato

TLC Properties ha riscontrato un significativo aumento della convenienza per i residenti, consentendo loro di accedere alla Tesla in qualsiasi momento e senza dover attendere un responsabile. Questa funzionalità autonoma ha migliorato l'esperienza dei residenti e ha permesso di risparmiare tempo prezioso per il personale in loco, con conseguente riduzione dei costi operativi.

Oltre alla flessibilità per i residenti, si prevede che la riduzione delle ore di lavoro porterà a risparmi sostanziali in futuro. Inoltre, la facilità di programmazione e di accesso alle chiavi ha permesso a TLC Properties di concentrarsi maggiormente sull'espansione dei servizi di concierge, consentendo di offrire un'esperienza più mirata ai propri residenti.

Il Risultato

• Miglioramento dell'esperienza dei residenti: I residenti possono ora noleggiare la Tesla quando vogliono, migliorando significativamente la praticità.
• Riduzione dei costi operativi: È stata eliminata la necessità per il personale di gestire i passaggi di consegne chiave, riducendo le ore di lavoro.
• Aumento della produttività del personale: Il personale è ora libero di concentrarsi su attività più critiche, migliorando l'efficienza complessiva all'interno dell'azienda.