Sfida

TLC Properties, una società di gestione immobiliare specializzata in servizi di concierge lifestyle a Springfield, Missouri, era alla ricerca di una soluzione più efficiente per gestire l'accesso a un veicolo a noleggio Tesla per i residenti. In precedenza, il processo richiedeva un notevole coordinamento del personale, poiché i residenti dovevano richiedere uno slot di prenotazione, quindi programmare un orario per incontrare un responsabile per recuperare o restituire le chiavi dell'auto. Questo sistema si è rivelato inefficiente e macchinoso, causando inutili ritardi e maggiori costi del personale. Il team ha anche dovuto affrontare frustrazioni con una precedente soluzione di gestione delle chiavi che era costosa e spesso non funzionava correttamente.

Senza un sistema di gestione delle chiavi affidabile, TLC Properties ha dovuto affidarsi a processi manuali che non solo richiedevano molto tempo, ma comportavano anche una mancanza di praticità per i residenti. L'azienda desiderava un sistema che consentisse ai residenti di usufruire del servizio di noleggio senza inutili interventi del personale.

Punti Dolenti

• Costi operativi elevati: I manager dovevano essere in loco per consegnare e ritirare le chiavi, con conseguente aumento delle ore di paga.
• Mancanza di comodità: La procedura di consegna manuale delle chiavi limitava la flessibilità dei residenti nel ritirare o riconsegnare il veicolo a noleggio fuori orario.
• Sistema di gestione delle chiavi inefficiente: I sistemi precedenti erano inaffidabili e costosi, causando spesso ritardi e insoddisfazione.

Soluzione

TLC Properties ha deciso di implementare il sistema di gestione delle chiavi di Keycafe, spinto dalla necessità di una soluzione intuitiva, affidabile e conveniente che consentisse ai residenti di prenotare e accedere alla Tesla a loro piacimento. Con Keycafe, i residenti possono ora prenotare facilmente il veicolo tramite il loro telefono e ricevere un codice di accesso univoco per la durata della prenotazione. Inseriscono il loro codice nello SmartBox per recuperare e restituire la chiave senza dover mai incontrare un membro dello staff.

Questo nuovo sistema ha permesso a TLC Properties di semplificare il programma di noleggio veicoli eliminando la necessità per i manager di essere fisicamente presenti durante la consegna delle chiavi, riducendo il coinvolgimento del personale e migliorando l'esperienza complessiva per i residenti. Il personale può monitorare l'utilizzo del veicolo da parte dei residenti e assicurarsi che gli orari di prenotazione vengano rispettati impostando avvisi in tempo reale e visualizzando la cronologia degli accessi di tutti gli utenti.

Implementazione delle proprietà TLC

• Accesso self-service alle chiavi: Ora i residenti prenotano la Tesla online e utilizzano SmartBox di Keycafe per recuperare e restituire le chiavi a qualsiasi ora del giorno.
• Riduzione del coordinamento del personale: Il personale non ha più bisogno di pianificare o supervisionare le consegne delle chiavi, liberando tempo e riducendo le ore di paga.
• Controllo centralizzato delle chiavi: Grazie a informazioni in tempo reale sull'utilizzo delle chiavi, TLC Properties può monitorare in modo efficiente l'accesso e la disponibilità dei veicoli.

Risultato

TLC Properties ha visto un significativo aumento della comodità per i residenti, consentendo loro di accedere alla Tesla in qualsiasi momento senza dover attendere un responsabile. Questa capacità self-service ha migliorato l'esperienza dei residenti e ha liberato tempo prezioso per il personale in loco, con conseguenti costi operativi inferiori.

Oltre alla nuova flessibilità per i residenti, si prevede che una riduzione delle ore di paga porterà a notevoli risparmi in futuro. Inoltre, la facilità di programmazione e l'accesso con chiave hanno permesso a TLC Properties di concentrarsi maggiormente sull'espansione dei propri servizi di concierge, consentendo loro di fornire un'esperienza più personalizzata per i propri residenti.

Il Risultato

• Esperienza migliorata per i residenti: Ora i residenti possono noleggiare la Tesla quando preferiscono, migliorando notevolmente la comodità.
• Costi operativi ridotti: È stata eliminata la necessità che il personale gestisse le consegne delle chiavi, riducendo così le ore di paga.
• Aumento della produttività del personale: Il personale è ora libero di concentrarsi su attività più critiche, migliorando l'efficienza complessiva all'interno dell'azienda.