Sfida

Il dipartimento di polizia a Champlin, responsabile della sicurezza pubblica di un sobborgo di Minneapolis di 25.000 abitanti, ha dovuto affrontare ripetuti problemi con il sistema di gestione delle chiavi esistente. Il distretto possiede una flotta di oltre 20 auto di servizio e aveva bisogno di tracciare l'accesso alle chiavi e ai portachiavi. La loro configurazione consisteva in alcune piccole cassette montate a parete, che si sono presto rivelate inadeguate. Gli scomparti erano troppo piccoli per ospitare tutte le chiavi, in particolare i mazzi di chiavi più grandi, e mancavano di sofisticate funzionalità di gestione e tracciamento online.

Senza un sistema efficace, il Dipartimento perdeva regolarmente le chiavi, con conseguenti sostituzioni dispendiose: alcuni portachiavi costavano fino a 500 dollari l'uno. La mancanza di un sistema di tracciamento in tempo reale non consentiva agli agenti di determinare facilmente chi avesse utilizzato per ultimo una chiave, generando confusione, perdite di tempo e il cosiddetto “scaricabarile”. Inoltre, il sistema precedente ha iniziato a cedere dal punto di vista funzionale, spingendo il distretto a cercare una soluzione più duratura e affidabile.

Punti Dolenti

• Costose sostituzioni delle chiavi: La frequente perdita delle chiavi delle auto della polizia ha comportato costose sostituzioni, aumentando i costi operativi e i problemi di sicurezza.
• Sistema inadeguato: la soluzione esistente non era abbastanza capiente per ospitare correttamente tutte le chiavi e mancava di funzioni essenziali di gestione online.
• Mancanza di responsabilità: Senza una tracciabilità in tempo reale, era difficile determinare l'ultimo utilizzatore di una chiave, con conseguente disservizio e potenziali rischi per la sicurezza.

Soluzione

Dopo aver valutato diverse alternative, la direzione del dipartimento ha scelto Keycafe per il suo avanzato sistema di gestione basato su cloud, la facilità d'uso e il design accattivante. Il tenente Matt Smith ha dichiarato: “Abbiamo esaminato diverse soluzioni simili. Keycafe si è distinto per le sue solide opzioni di gestione online/cloud, per il design, per le dimensioni delle cassette portachiavi e per le numerose funzionalità offerte dal punto di vista del software. Il sistema Keycafe era anche molto più attraente della maggior parte delle altre opzioni simili. Sapevamo che avremmo montato la soluzione nella nostra sala d'appello e volevamo che avesse un aspetto elegante e professionale, non un'enorme scatola metallica industriale appesa al muro”.

Con Keycafe, il dipartimento gestisce l' intero flusso di chiavi, sia per i veicoli che per gli uffici, con un sistema centralizzato e basato su cloud, accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Sono in grado di tracciare l'utilizzo delle chiavi in tempo reale, di assegnarle a determinati agenti e di impostare notifiche in caso di mancata restituzione nei tempi previsti. La durata dell'hardware di Keycafe ha inoltre assicurato che il sistema sarebbe stato un investimento a lungo termine per il dipartimento.

Implementazione del Dipartimento di Polizia a Champlin

• Flusso di lavoro semplice: Gli agenti accedono con un portachiavi o un PIN, selezionano la chiave desiderata da un'interfaccia touchscreen e il sistema registra automaticamente la transazione.
• Controllo degli accessi a livello locale: il personale di supervisione ha accesso separato a chiavi specifiche, come quelle per gli uffici chiusi a chiave, consentendo una maggiore flessibilità e sicurezza.
• Funzionalità di gestione remota: Gli amministratori possono gestire le chiavi e l'accesso da remoto, fornendo soluzioni rapide in caso di PIN dimenticati o altri problemi di accesso.

Risultato

Da quando ha installato Keycafe, il Dipartimento di Polizia a Champlin non ha perso una sola chiave, eliminando gli alti costi associati alle sostituzioni. La possibilità di tracciare a distanza le chiavi in tempo reale ha migliorato la responsabilità degli agenti e ha fatto risparmiare innumerevoli ore al tenente Smith, che prima doveva rintracciare le chiavi smarrite senza alcun indizio.

Il dipartimento ha anche ottenuto vantaggi inaspettati, come la possibilità di assegnare le chiavi a più utenti senza dover duplicare quelle fisiche, riducendo ulteriormente i costi e migliorando l'efficienza operativa. Inoltre, l'interfaccia user-friendly del sistema Keycafe e il robusto software di backend hanno fatto risparmiare tempo ai gestori della flotta, semplificando le attività amministrative di gestione delle chiavi.

"Non c'è dubbio che abbiamo preso la decisione giusta quando abbiamo scelto Keycafe per la gestione delle nostre chiavi", afferma Smith.

Il Risultato

• Zero chiavi perse: Il dipartimento non ha perso nessuna chiave da quando ha implementato Keycafe, risparmiando migliaia di dollari in costi di sostituzione e tempo.
• Maggiore responsabilità: Il monitoraggio e le notifiche in tempo reale garantiscono che gli agenti restituiscano le chiavi tempestivamente, mantenendo un elevato livello di responsabilità.
• Efficienza operativa: Le funzionalità di gestione remota e la facilità d'uso hanno permesso di risparmiare molto tempo amministrativo, consentendo al personale di concentrarsi sulla sicurezza della comunità.