Sfida

Il dipartimento di polizia di Champlin, responsabile del mantenimento della sicurezza pubblica del sobborgo di Minneapolis di 25.000 residenti, ha dovuto affrontare ripetuti grattacapi con il suo attuale sistema di gestione delle chiavi. Il dipartimento ha una flotta di oltre 20 auto di pattuglia e aveva bisogno di tracciare l'accesso alle chiavi e ai portachiavi. La loro configurazione consisteva in alcune piccole scatole montate su una parete, che si sono rapidamente rivelate inadeguate. Gli scomparti erano troppo piccoli per contenere tutte le loro chiavi, in particolare i portachiavi più grandi, e non avevano alcuna sofisticata capacità di gestione o tracciamento online.

Senza un sistema efficace, il dipartimento perdeva regolarmente le chiavi, il che comportava costose sostituzioni, alcuni portachiavi costavano fino a $ 500 ciascuno. La mancanza di un sistema di tracciamento in tempo reale significava che gli ufficiali non potevano facilmente determinare chi aveva usato per ultimo una chiave, il che portava a confusione, perdite di tempo e al gioco delle colpe. Inoltre, il sistema precedente ha iniziato a cedere strutturalmente, spingendo il dipartimento a cercare una soluzione più duratura e affidabile.

Punti Dolenti

• Costose sostituzioni delle chiavi: La frequente perdita delle chiavi delle auto della polizia ha comportato costose sostituzioni, aumentando i costi operativi e i problemi di sicurezza.
• Sistema inadeguato: La soluzione esistente non era abbastanza grande da contenere correttamente tutte le chiavi e non disponeva delle funzionalità essenziali di gestione online.
• Mancanza di responsabilità: Senza il monitoraggio in tempo reale, era difficile determinare chi aveva utilizzato per ultimo una chiave, con conseguenti inefficienze e potenziali rischi per la sicurezza.

Soluzione

Dopo aver valutato diverse alternative, la dirigenza del dipartimento ha scelto Keycafe per il suo avanzato sistema di gestione basato su cloud, la facilità d'uso e il design accattivante. Il tenente Matt Smith ha affermato: "Abbiamo esaminato diverse soluzioni simili. Keycafe si è distinto per le sue solide opzioni di gestione online/cloud, il design e le dimensioni delle cassette delle chiavi e le numerose funzionalità che lo accompagnavano dal punto di vista del software. Il sistema Keycafe era anche molto più attraente della maggior parte delle altre opzioni simili. Sapevamo che avremmo montato la soluzione nella nostra sala dell'appello e volevamo che avesse un aspetto accattivante e professionale, non come un'enorme scatola di metallo industriale appesa al muro".

Con Keycafe, il dipartimento gestisce l'intera flotta di chiavi per veicoli e uffici con un sistema centralizzato basato su cloud accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Sono in grado di monitorare l'utilizzo delle chiavi in tempo reale, assegnare chiavi specifiche a ufficiali specifici e impostare notifiche per quando le chiavi non sono state restituite in tempo. La durevolezza dell'hardware di Keycafe ha anche garantito che il sistema sarebbe stato un investimento a lungo termine per il dipartimento.

Implementazione del dipartimento di polizia di Champlin

• Flusso di lavoro semplice: Gli agenti accedono con un portachiavi o un PIN, selezionano la chiave desiderata da un'interfaccia touchscreen e il sistema registra automaticamente la transazione.
• Controllo degli accessi granulare: Il personale di supervisione ha accesso separato a chiavi specifiche, come quelle per gli uffici chiusi a chiave, consentendo maggiore flessibilità e sicurezza.
• Funzionalità di gestione remota: Gli amministratori possono gestire le chiavi e l'accesso da remoto, fornendo soluzioni rapide in caso di PIN dimenticati o altri problemi di accesso.

Risultato

Da quando è stato installato Keycafe, il dipartimento di polizia di Champlin non ha perso una sola chiave, eliminando gli alti costi associati alle sostituzioni. La possibilità di tracciare le chiavi da remoto in tempo reale ha migliorato la responsabilità tra gli ufficiali e ha fatto risparmiare innumerevoli ore al tenente Smith, che in precedenza doveva rincorrere le chiavi perse senza avere indizi.

Il dipartimento ha anche realizzato vantaggi inaspettati, come la possibilità di assegnare chiavi a più utenti senza dover duplicare le chiavi fisiche, riducendo ulteriormente i costi e migliorando l'efficienza operativa. Inoltre, l'interfaccia intuitiva del sistema Keycafe e il robusto software backend hanno fatto risparmiare tempo ai gestori della flotta semplificando le attività amministrative di gestione delle chiavi.

"Non c'è dubbio che abbiamo preso la decisione giusta quando abbiamo scelto Keycafe per la gestione delle nostre chiavi", afferma Smith.

Il Risultato

• Nessuna chiave persa: Il dipartimento non ha perso nessuna chiave da quando ha implementato Keycafe, risparmiando migliaia di dollari in costi di sostituzione e tempo.
• Maggiore responsabilità: Il monitoraggio e le notifiche in tempo reale garantiscono che gli agenti restituiscano le chiavi tempestivamente, mantenendo un elevato livello di responsabilità.
• Efficienza operativa: Le funzionalità di gestione remota e la semplicità d'uso hanno consentito di risparmiare notevolmente tempo amministrativo, consentendo al personale di concentrarsi sulla sicurezza della comunità.