Que vous soyez gestionnaire immobilier, hôte Airbnb ou gestionnaire de flotte de véhicules, trouver le bon système de gestion de clés électroniques peut faire toute la différence en termes de gain de temps, d'amélioration de la sécurité et de rationalisation des opérations. Deux solutions populaires dans ce domaine sont Keycafe et KeyNest. Bien que les deux plateformes offrent des capacités d'échange de clés, elles répondent à des besoins et à des cas d'utilisation différents.

Si vous envisagez d'explorer des alternatives à Keycafe, cet article détaillera les différences entre les deux solutions, comparera les flux de travail et les fonctionnalités et examinera leur adéquation à différents secteurs. À la fin, vous aurez une idée claire du système qui correspond le mieux à vos besoins.

1. Fonctionnalités de base et flux de travail de contrôle clés

KeyNest fonctionne avec un flux de travail simple conçu principalement pour les transferts de clés à court terme. Il génère un code à usage unique pour chaque « réservation », permettant à quelqu'un (comme un client ou un agent d'entretien) de récupérer et de restituer une clé spécifique. Ce système fonctionne bien pour les échanges de clés occasionnels ou accessoires, en particulier dans le secteur de la location de vacances.

In contrast, Keycafe offers a much broader range of features and workflows, making it suitable for businesses from a wide range of industries that need more advanced, enterprise-grade key management capabilities. For example:

• Profils et autorisations des utilisateurs : En plus des codes de réservation occasionnels, le logiciel Keycafe vous permet de créer des comptes utilisateurs avec des codes d'accès associés et d'attribuer des autorisations pour plusieurs clés. Cela permet un accès répété à long terme pour les employés ou les sous-traitants, contrairement aux codes à usage unique de KeyNest.
• Accès restreint dans le temps : Définissez des fenêtres horaires pendant lesquelles les clés sont accessibles, garantissant ainsi un meilleur contrôle sur le moment où les clés sont utilisées pour les travailleurs postés ou les actifs sensibles.
• Alertes et rapports personnalisables : Keycafe fournit des notifications qui peuvent être personnalisées pour les récupérations de clés, les dépôts et les clés en retard, ainsi que des rapports exportables pour le suivi et l'audit.

2. Méthodes d'authentification

L’authentification est un autre domaine clé dans lequel ces deux solutions diffèrent.

• KeyNest : Les utilisateurs récupèrent les clés à l'aide d'un code à usage unique généré par le système. Bien que simple, cette méthode est limitée aux échanges ponctuels.
• Keycafe : Propose plusieurs méthodes d'authentification, notamment les codes d'utilisateur personnels, l'application mobile, les codes QR, les badges NFC et l'authentification à deux facteurs (2FA). Cette polyvalence est particulièrement précieuse pour les entreprises disposant d'équipes diversifiées ou de flux de travail complexes, qu'il s'agisse de personnel, de clients ou de sous-traitants.

3. Matériel et fiabilité

Les deux systèmes s'appuient sur des casiers à clés électroniques, mais il existe des différences notables dans leurs capacités matérielles :

• KeyNest : Les casiers KeyNest doivent rester branchés pour fonctionner et nécessitent une connexion Internet active pour les échanges de clés. Les codes hors ligne sont une option, mais cela nécessite une coordination entre le propriétaire du casier et l'utilisateur qui récupère une clé, ce qui n'est pas toujours possible en dehors des heures de bureau ou dans des situations urgentes.
• Keycafe : Le Keycafe MS5 SmartBox comprend une caméra intégrée pour l'enregistrement vidéo pendant les échanges de clés, ajoutant une couche supplémentaire de responsabilité et de sécurité. Il dispose également d'un système de batterie de secours, lui permettant de rester opérationnel pendant les pannes de courant, et d'un véritable mode hors ligne pour une fonctionnalité continue sans connexion Internet. Ces fonctionnalités garantissent un accès continu aux clés même pendant les pires pannes.

4. Prise en charge linguistique

Pour les entreprises opérant à l'international, la prise en charge des langues peut être un élément important à prendre en compte, notamment en ce qui concerne les clients. Dans les applications mobiles et de bureau, ainsi que dans l'écran du casier à clés, Keycafe propose la possibilité de 9 langues différentes. KeyNest, quant à lui, prend en charge 3 langues.

• KeyNest prend en charge uniquement l'anglais, le français et l'espagnol.
• Keycafe prend en charge l'anglais, le français, l'espagnol, l'allemand, le néerlandais, l'italien, le japonais, le chinois et le portugais.

5. Assistance et formation à la clientèle

Bien que Keycafe et KeyNest offrent tous deux une assistance 24 heures sur 24 dans plusieurs langues et une session d'intégration gratuite pour les nouveaux clients, Keycafe se distingue par un centre d'aide complet rempli de guides d'utilisation et d'informations sur toutes les différentes fonctionnalités et flux de travail au sein de l'écosystème Keycafe. KeyNest ne dispose pas de documentation similaire en ligne, donc tout problème rencontré nécessiterait de contacter leur équipe d'assistance.

6. Avis et commentaires des clients

Les commentaires des clients fournissent des informations précieuses sur les performances de chaque système dans des scénarios réels.

KeyNest reçoit des commentaires positifs, notamment de la part des hôtes Airbnb. Sa conception simple et conviviale est appréciée par les clients ayant des besoins à petite échelle. Cependant, les commentaires soulignent parfois ses limites pour les équipes plus importantes ou les flux de travail complexes.

Keycafe est très bien noté par les utilisateurs professionnels sur des plateformes comme G2 (4,9 étoiles avec plus de 65 avis) et Capterra (4,8 étoiles avec plus de 99 avis). De plus, la bibliothèque de études de cas de Keycafe met en évidence des cas d'utilisation plus approfondis avec des entreprises de divers secteurs.

Lisez davantage d'avis sur Keycafe ici.

7. Logiciels et tarifs

Le prix et la flexibilité du logiciel sont des éléments importants à prendre en compte lors de votre investissement dans un système de gestion de clés, en particulier pour les entreprises qui prévoient de faire évoluer leurs opérations au fil du temps. Keycafe et KeyNest fonctionnent tous deux sur la base d'un abonnement mensuel, mais les détails et la flexibilité diffèrent considérablement.

KeyNest propose une structure tarifaire simple d'un plan logiciel unique de , facturant des frais mensuels de par casier à clés, y compris les unités d'extension. Cela rend la mise à l'échelle coûteuse pour les grandes configurations avec de nombreuses clés. De plus, les entreprises avec des flux de travail simples qui n'ont pas besoin d'accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel doivent toujours payer pour le même plan logiciel.

En revanche, Keycafe propose trois plans logiciels distincts conçus pour répondre à différents niveaux de complexité opérationnelle. Cela garantit que les entreprises ne paient que pour les fonctionnalités dont elles ont besoin, avec la possibilité de les mettre à niveau à mesure que leurs besoins augmentent. Les frais mensuels ne sont facturés que pour chaque unité de baseet les entreprises peuvent ajouter des casiers d'extension sans encourir de frais mensuels supplémentaires. Cela rend Keycafe nettement plus rentable pour les organisations qui gèrent un grand nombre de clés.

Pourquoi choisir Keycafe plutôt que KeyNest ?

Les fonctionnalités avancées de Keycafe, son matériel robuste et ses flux de travail évolutifs en font le grand gagnant dans le domaine de la gestion des clés en entreprise. Voici pourquoi :

• Fonctionnalités de niveau entreprise : Keycafe propose des codes d'accès au niveau de l'utilisateur, des autorisations granulaires et un niveau élevé de personnalisation, ce qui le rend idéal pour les entreprises ayant des besoins de flux de travail au-delà des codes de réservation uniques.
• Matériel avancé : Le Keycafe MS5 SmartBox comprend l'enregistrement vidéo, la batterie de secours et le mode hors ligne pour un fonctionnement ininterrompu en cas de panne de courant et d'Internet. KeyNest n'offre aucune de ces fonctionnalités.
• Évolutivité mondiale : Le support multilingue et la disponibilité mondiale garantissent que Keycafe fonctionne pour le personnel, les clients et les invités du monde entier.
• Assistance complète : Le centre d'aide de Keycafe fournit des guides et des ressources détaillés pour tous les utilisateurs, permettant aux clients de s'auto-former et de résoudre eux-mêmes tous les problèmes.

Choisir le meilleur système de gestion des clés pour vous

En matière de systèmes de gestion de clés électroniques, Keycafe et KeyNest proposent tous deux des approches innovantes, mais leurs points forts s'adressent à des publics différents.

• KeyNest convient aux hôtes Airbnb ou aux petits propriétaires qui recherchent une solution simple pour les remises de clés ponctuelles.
• Keycafe, avec ses fonctionnalités avancées, ses flux de travail flexibles et son matériel robuste, est mieux adapté aux entreprises qui ont besoin d'une solution de gestion de clés évolutive et de qualité professionnelle.

En fin de compte, le bon choix dépend de vos besoins. Si votre entreprise s'appuie sur une gestion de clés efficace, sécurisée et évolutive, Keycafe propose les outils et fonctionnalités pour vous aider à réussir.