De nombreuses entreprises peuvent être dépassées par la gestion des clés entre plusieurs employés, clients ou invités - le besoin de gestion des clés est aussi ancien que les clés elles-mêmes.

La plupart des entreprises comptent depuis des décennies sur des feuilles de signature et des crochets sur un mur ou sur des casiers de gestion de clés coûteux. Heureusement, les technologies IoT émergentes ont récemment mis en place des systèmes de contrôle de clés modernes, basés sur le cloud, et qui peuvent vraiment améliorer les résultats de toute entreprise.

Bien que nous vivions dans un monde de plus en plus numérique, les clés physiques ne disparaîtront pas de sitôt, car le coût de numérisation des flottes de clés peut être prohibitif pour la plupart des entreprises.

Les entreprises technologiques modernes ont mis au point des options numérisées de haute sécurité pour vous aider à suivre, stocker et autoriser l'utilisation des clés physiques dans votre organisation. Celles-ci vont des simples configurations d'affichage ouvert aux solutions hautement avancées basées sur le cloud qui peuvent gérer des milliers de clés à partir d'un smartphone ou d'un PC.

Avant d'aborder les deux principales façons dont les systèmes de gestion des clés sont conçus, discutons des bases.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de clés ?

Dans cet article, nous examinons de plus près un problème beaucoup plus pratique - comment gérer, stocker et attribuer des clés physiques à diverses personnes dans une organisation. Ces systèmes de gestion de clés électroniques offrent une solution fiable et pratique pour l'accès aux locaux, aux bâtiments et même aux véhicules sur site.

Au fur et à mesure que les entreprises de divers secteurs se développent et étendent leurs opérations, le niveau de complexité de leurs principaux besoins de gestion augmente également.

Vous pouvez observer cela dans une grande variété d'applications, telles que :

• Locations à court terme
• Gestion de la propriété
• Agences de location de voitures
• Hôtels
• Concessionnaires automobiles
• Sites de construction
• Stockage
• Entreprises de camionnage et de transport
• Établissements d'enseignement
• Installations
• Toute entreprise utilisant plusieurs clés partagées entre plusieurs personnes

Étant donné que les systèmes de contrôle clés sont utilisés dans de nombreuses applications, cela signifie souvent que les systèmes réels utilisés peuvent avoir de nombreuses variabilités de conception.

Le choix du système logiciel de gestion de clés qui convient le mieux à votre entreprise dépend du flux de travail dont votre entreprise a besoin. Avez-vous besoin d'un accès unique en tant qu'invité, d'un accès du personnel interne à toutes les clés à tout moment ou de groupes de clés étroitement gérés entre différents niveaux de personnel ?

Une fois que vous avez défini vos besoins commerciaux spécifiques, cela vous aidera à déterminer le système de gestion de clés qui vous convient.

Quels types de systèmes de gestion de clés sont disponibles ?

Les systèmes de gestion de clés électroniques sont de toutes formes et tailles - en fonction du profil de l'utilisateur, bien sûr. Dans cet article, nous allons faire la lumière sur deux des types de systèmes les plus populaires disponibles aujourd'hui:

Systèmes de tableau à clés

Toutes les clés sont visibles soit à travers une porte transparente, soit après avoir ouvert la porte. Les clés sont attachées à une cheville avec un anneau inviolable, puis insérées dans le tableau à clés qui verrouille la cheville. Lorsqu'un utilisateur est autorisé pour une certaine clé, la cheville se déverrouille et la clé peut être prise.

Les Systèmes de tableau à clés offrent une solution rapide, simple et facile - voici quelques entreprises qui proposent des produits dans cette catégorie:

• Real-Time Networks
• Morse Watchmans
• Keyper Systems
• Traka 21
• KeyTrak

Systèmes de clé de casier

Chaque clé est verrouillée dans un compartiment individuel, de sorte que rien n'est visible de l'extérieur, et lorsqu'une clé est accessible, aucune autre clé n'est visible. Les compartiments individuels garantissent que personne d'autre n'a un accès physique à vos clés - une fonctionnalité utile lorsque plusieurs étrangers doivent partager le même système, plutôt qu'un groupe de collègues.

Lorsqu'un utilisateur s'authentifie et sélectionne une clé d'accès, le compartiment individuel s'ouvre, donnant accès aux clés à l'intérieur. Il n'y a aucune confusion quant à la clé à prendre car il n'y a qu'une seule option - rendre le système facile à utiliser pour le personnel qualifié, les invités ou les clients ponctuels.

Voici quelques entreprises qui offrent des systèmes de casiers pour la gestion des clés :

• Matrix
• Creone
• ShareBox
• Keycafe

Casier vs Tableau - Lequel est le meilleur?

Bien que les systèmes de casiers et de tableaux présentent divers avantages, nous pensons que tous les systèmes de gestion de clés ne sont pas créés égaux.

Pensez aux premières impressions - les systèmes de casiers offrent un aspect beaucoup plus épuré, idéal pour les applications orientées client, tandis que les tableaux sont beaucoup plus salissants et peuvent être une nuisance visuelle, en particulier lorsqu'ils sont placés dans des salles d'attente ou d'autres zones orientées client. Ils éliminent également immédiatement toute confusion entre les différentes clés, car le système ne laisse aucune place aux conjectures.

Les tableaux à clés stockent-ils plus de clés? Bien sûr, mais ils peuvent devenir assez compliqués à gérer dans le cas de grands ou de plusieurs porte-clés.

Ajoutez à cela la valeur de garder vos clés cachées de tout autre utilisateur du système, et vous avez un excellent argument en faveur des systèmes de casiers par rapport à ceux à tableau.

Qu'offre un bon système de gestion de clés?

L'objectif de tout système de gestion de clés est d'empêcher la perte de clés et de garantir un accès autorisé uniquement. Il n'existe pas de solution unique pour la gestion des clés, car chaque secteur d'activité est confronté à des défis uniques, qu'il s'agisse de gérer une flotte de véhicules, un portefeuille de propriétés ou l'enregistrement après les heures d'ouverture des hôtels.

Le logiciel de gestion de clés basé sur le cloud Keycafe fournit plusieurs flux de travail différents qui peuvent être adaptés à vos besoins précis.

Gestion des clés 24h/24 et 7j/7

Vous pouvez facilement accéder à vos clés, porte-clés ou cartes-clés à tout moment, sans avoir besoin de contacter les administrateurs système. Tant que vous avez la permission, vous êtes prêt à partir.

SmartBox connectée IoT

La Keycafe SmartBox est toujours connectée, permettant une gestion des accès en temps réel depuis n'importe où à l'aide d'une application. Fournissez l'accès à une clé ou révoquez l'accès à toutes les clés en garantissant instantanément un accès autorisé à tout moment.

Autorisations granulaires basées sur le cloud

Avec des capacités de planification avancées, vous pouvez accorder l'accès aux clés non seulement par personne, mais également par créneau horaire et par groupes prédéterminés.

Suivis d'historique faciles

Vous recherchez une éventuelle fuite de sécurité ? Ce système garantit que chaque interaction dans votre système est prise en compte, avec une liste complète et mise à jour automatiquement de tous les dépôts et retraits aux niveaux de la clé, de l'utilisateur et de la SmartBox.

Hautement modulaire

La SmartBox est disponible en plusieurs variantes et est hautement évolutive, même sur différents emplacements. Commencez avec une configuration modeste de 7 casiers et ajoutez-en des centaines au fur et à mesure que votre organisation se développe.

Intégrations d'API et d'applications

Si vous utilisez déjà votre propre logiciel propriétaire, Keycafe propose un ensemble robuste de ressources de développement pour aider sa solution de gestion des clés à s'intégrer dans l'écosystème numérique de votre entreprise.

Options d'accès multiples

Contrairement à beaucoup d'autres systèmes de casiers, Keycafe ne vous limite pas à une seule méthode d'accès. Vous pouvez autoriser les clients et les employés via un code PIN d'entrée sur écran tactile, des outils d'authentification à 2 facteurs, une application pour smartphone, des porte-clés physiques et même des badges d'utilisateur.

Qualité de construction solide

La SmartBox est construite à partir d'acier laminé à froid et d'aluminium allié A383, qui est couramment utilisé dans les applications automobiles et aérospatiales, ce qui rend l'unité beaucoup plus difficile à manipuler physiquement.

Conclusion

Il n'y a pas deux organisations qui ont les mêmes exigences en matière de sécurité - vous constaterez souvent que l'autorisation de clé, même avec différents sites dans la même zone, peut différer considérablement. Garder une trace des clés dans un ménage ordinaire est déjà assez difficile - qu'en est-il d'un lieu de travail entier ?

Heureusement, les excellentes technologies dont nous avons discuté aujourd'hui contribuent à faire de la gestion des clés un jeu d'enfant. Si la solution innovante de Keycafe vous intéresse, contactez l'équipe commerciale dès aujourd'hui pour garder vos clés en parfait ordre.