Desafío

En Your Place Property Management, el equipo encontró un obstáculo importante en sus operaciones: la falta de un sistema de claves de respaldo seguro y eficiente para su diversa cartera de propiedades multifamiliares, unifamiliares y comerciales. Esta brecha en sus operaciones no solo representaba un riesgo para la satisfacción de los residentes sino también para sus resultados, ya que las fallas de las cerraduras electrónicas a menudo provocaban que los residentes quedaran bloqueados, lo que requería intervenciones de cerrajería costosas e inconvenientes. La empresa experimentó aproximadamente cuatro bloqueos por año, cada uno de los cuales costó alrededor de $250 por servicios de cerrajería fuera de horario. Esto puso de relieve la necesidad urgente de una solución más sostenible y fiable.

Las ineficiencias operativas se extendieron más allá de los bloqueos de emergencia. La ausencia de un proceso para el acceso de los contratistas a propiedades sin cerraduras electrónicas agravó el desafío. Si un residente no podía estar en casa durante la jornada laboral, el dueño de la propiedad terminaría pagando una factura mayor ya que los contratistas cobraban tarifas significativamente más altas por las llamadas de servicio fuera del horario laboral, lo que afectaba negativamente la satisfacción tanto del propietario como del inquilino. Este problema multifacético exigía una solución que pudiera abordar tanto los problemas de acceso inmediato como las ineficiencias operativas más amplias, lo que marcaba un momento crucial para que la empresa mejorara la prestación de sus servicios.

Puntos de dolor

• Sin acceso de emergencia a las llaves: No existe un sistema confiable para que los residentes accedan a las llaves durante una falla de la cerradura electrónica, lo que genera costosas llamadas al cerrajero y molesta a los inquilinos.
• Costos de cerrajería: Un promedio de 4 bloqueos por año cuesta $1,000 al año solo en cargos de cerrajería fuera de horario.
• Gastos del propietario: Esperar a que los residentes regresaran a casa del trabajo para las visitas de los contratistas significaba recargos fuera del horario laboral para los propietarios.

Solución

La introducción del sistema de gestión de claves SmartBox de Keycafe permitió un enfoque de almacenamiento de claves centralizado, eliminando las pesadillas logísticas asociadas con la gestión de numerosas cajas de claves y garantizando un sistema de acceso seguro y sin interrupciones tanto para residentes como para contratistas.

Una vez que se instala una cerradura electrónica en la propiedad de un nuevo cliente, se registra una clave de respaldo en el software Keycafe y se coloca en el SmartBox en la oficina central de Your Place Property Management. Si una cerradura falla y el residente necesita la llave de respaldo, se le dan instrucciones para acceder a la SmartBox en el vestíbulo de la oficina, disponible las 24 horas, los 7 días de la semana. Simplemente llegan al SmartBox e ingresan un código PIN único que solo permite acceder a la llave de su propiedad. No se necesita personal en el lugar y se evita una costosa llamada de cerrajero. Esto no sólo simplificó las operaciones sino que también reforzó significativamente la seguridad y la comodidad.

Además, la solución de Keycafe amplió sus beneficios a la gestión de acceso de contratistas, abordando otro aspecto crítico de los desafíos operativos de Your Place Property Management. Utilizando el mismo flujo de trabajo de recoger las llaves en el vestíbulo de la oficina, los contratistas ahora podían acceder a las propiedades durante el día sin la presencia del inquilino, ahorrando así los costos adicionales de las llamadas de servicio fuera del horario laboral. Esta mejora en la eficiencia operativa no solo ahorró dinero a los propietarios, sino que también sirvió como un punto de venta único para Your Place Property Management, ayudando a atraer nuevos clientes y fomentar experiencias positivas para los inquilinos, lo que a su vez se tradujo en revisiones positivas del servicio y crecimiento empresarial.

Implementación de Your Place Property Management

• Gestión de claves centralizada: El sistema de Keycafe se instaló en el vestíbulo de la oficina para gestionar cientos de claves de clientes de forma centralizada, eliminando la necesidad de cajas de claves individuales.
• Acceso con clave automatizado las 24 horas, los 7 días de la semana: Los residentes y contratistas disfrutan de un sistema de acceso con clave confiable, que garantiza el acceso a las propiedades las 24 horas del día.
• Autenticación con código PIN simple: Los contratistas y residentes que necesitan recoger una llave reciben un código único que solo les da acceso a la llave para la que han sido autorizados a usar.

Resultado

La implementación de Keycafe por parte de Your Place Property Management mejoró la eficiencia, la seguridad y la satisfacción de los residentes y propietarios de la empresa. El impacto del sistema fue profundo, reduciendo la dependencia de costosos servicios de cerrajería y mejorando significativamente la satisfacción tanto de los inquilinos como de los propietarios. Los cuatro bloqueos por año, que anteriormente eran una fuente de tensión financiera y operativa, ahora se han mitigado de manera efectiva, lo que muestra los beneficios tangibles del sistema de control de claves de Keycafe.

Además, la aplicación estratégica de Keycafe para el acceso de los contratistas no solo ha simplificado las operaciones sino que también ha mejorado la experiencia general del servicio, creando un efecto dominó de beneficios. Los ahorros obtenidos al evitar costosas tarifas de contratistas fuera del horario laboral, combinados con las eficiencias operativas, han fortalecido la posición de Your Place Property Management en el mercado local de alquiler de propiedades, convirtiéndola en una opción convincente tanto para propietarios como para inquilinos.

El resultado

• Ahorro de costos: El sistema ha proporcionado una alternativa rentable a los servicios de cerrajería, ahorrando más de $1,000 al año.
• Mejora de la satisfacción de residentes y propietarios: La inversión en el sistema de Keycafe ha impresionado tanto a los propietarios como a los residentes, lo que demuestra un compromiso con soluciones confiables de administración de propiedades.
• Imagen profesional: La elegante interfaz de usuario y la apariencia profesional del sistema Keycafe son ahora un punto de venta que permite a la empresa atraer nuevos clientes.