Desafío

TLC Properties, una empresa de administración de propiedades especializada en servicios de conserjería de estilo de vida en Springfield, Missouri, buscaba una solución más eficiente para gestionar el acceso a un vehículo de alquiler de Tesla para los residentes. Anteriormente, el proceso requería una importante coordinación del personal, ya que los residentes tenían que solicitar un espacio de reserva y luego programar una hora para reunirse con un administrador para recuperar o devolver las llaves del automóvil. Este sistema resultó ineficiente y engorroso, lo que generó demoras innecesarias y mayores costos de nómina. El equipo también enfrentó frustraciones con una solución de administración de llaves anterior que era costosa y a menudo funcionaba mal.

Sin un sistema de gestión de llaves fiable, TLC Properties tenía que recurrir a procesos manuales que no solo consumían mucho tiempo, sino que también generaban falta de comodidad para sus residentes. La empresa quería un sistema que permitiera a los residentes disfrutar de su servicio de alquiler sin la intervención innecesaria del personal.

Puntos de dolor

• Altos costos operativos: Los gerentes tenían que estar en el lugar para entregar y recoger las llaves, lo que aumentaba las horas de nómina.
• Falta de conveniencia: El proceso de entrega manual de llaves limitó la flexibilidad de los residentes para recoger o entregar el vehículo de alquiler fuera del horario laboral.
• Sistema de gestión de claves ineficiente: Los sistemas anteriores eran poco confiables y costosos, lo que a menudo causaba demoras e insatisfacción.

Solución

TLC Properties decidió implementar el sistema de gestión de llaves de Keycafe, impulsada por la necesidad de una solución fácil de usar, confiable y rentable que permitiera a los residentes reservar y acceder al Tesla cuando lo deseen. Con Keycafe, los residentes ahora pueden reservar fácilmente el vehículo a través de su teléfono y recibir un código de acceso único durante la duración de su reserva. Ingresan su código en la SmartBox para recuperar y devolver la llave sin necesidad de reunirse con un miembro del personal.

Este nuevo sistema permitió a TLC Properties optimizar su programa de alquiler de vehículos al eliminar la necesidad de que los gerentes estén físicamente presentes durante las entregas de llaves, lo que reduce la participación del personal y mejora la experiencia general de los residentes. El personal puede monitorear el uso del vehículo por parte de los residentes y asegurarse de que se respeten los horarios de reserva mediante la configuración de alertas en tiempo real y la visualización del historial de acceso de todos los usuarios.

Implementación de TLC Properties

• Acceso a llaves mediante autoservicio: Los residentes ahora reservan el Tesla en línea y usan la SmartBox de Keycafe para recuperar y devolver las llaves a cualquier hora del día.
• Coordinación de personal reducida: El personal ya no necesita programar ni supervisar las entregas de llaves, lo que libera tiempo y reduce las horas de nómina.
• Control de llaves centralizado: Con información en tiempo real sobre el uso de las llaves, TLC Properties puede monitorear el acceso y la disponibilidad de los vehículos de manera eficiente.

Resultado

TLC Properties ha experimentado un aumento significativo en la comodidad para los residentes, ya que les permite acceder al Tesla en cualquier momento sin necesidad de esperar a un administrador. Esta capacidad de autoservicio ha mejorado la experiencia de los residentes y ha liberado tiempo valioso para el personal del lugar, lo que se traduce en menores costos operativos.

Además de la nueva flexibilidad para los residentes, se espera que la reducción de las horas de trabajo genere ahorros sustanciales en el futuro. Además, la facilidad para programar citas y acceder a las llaves ha permitido a TLC Properties centrarse más en ampliar sus servicios de conserjería, lo que les permite ofrecer una experiencia más personalizada a sus residentes.

El resultado

• Experiencia mejorada para los residentes: Los residentes ahora pueden alquilar el Tesla cuando lo deseen, lo que mejora significativamente la comodidad.
• Costos operativos reducidos: Se ha eliminado la necesidad de que el personal gestione las entregas de llaves, lo que reduce las horas de nómina.
• Mayor productividad del personal: El personal ahora tiene libertad para concentrarse en tareas más críticas, lo que mejora la eficiencia general dentro de la empresa.