Desafío

Para la empresa de instalación solar Dynamic SLR, mantener en funcionamiento su flota de vehículos de servicio para 200 empleados en 3 oficinas de Texas es una prioridad importante. Dependían de un sistema de tablero perforado para la gestión de las llaves de los vehículos, que carecía de responsabilidad y seguridad. Los empleados compartían las llaves entre varios conductores y, a menudo, olvidaban devolverlas o las extraviaban, lo que daba lugar a frecuentes interrupciones del servicio, llamadas de resolución de problemas a primera hora de la mañana y costes innecesarios por la sustitución de los llaveros de los vehículos perdidos.

La falta de un sistema fiable dificultaba el seguimiento de quién tenía una llave, cuándo la había robado y si la había devuelto. Esto no solo generó frustración entre los empleados, sino que también retrasó los plazos del proyecto y planteó riesgos de seguridad para su flota de vehículos.

Puntos de dolor

• Llaves perdidas sin rendición de cuentas: Los empleados con frecuencia olvidaban devolver las llaves o las extraviaban al final de un turno, lo que generaba demoras e ineficiencias.
• Gestión que consume mucho tiempo: El seguimiento manual de las llaves requería una supervisión constante, lo que desperdiciaba tiempo y recursos valiosos, y aún así las llaves seguían desapareciendo.
• Riesgos de seguridad costosos: Las llaves perdidas requirieron reemplazos, lo que resultó en gastos innecesarios y posibles vulnerabilidades de seguridad.

Solución

Dynamic SLR descubrió el sistema de gestión de llaves de vehículos de Keycafe después de que la alta dirección le sugiriera que mejorara sus procesos de manejo de llaves. La capacidad del sistema para almacenar llaves y proporcionar acceso controlado a través de códigos PIN únicos fue un factor de venta importante para la empresa, así como la capacidad de rastrear llaves y gestionar permisos de forma remota para tres sucursales regionales en todo el estado.

Los empleados ahora comienzan su día recuperando las llaves de su vehículo asignadas en la SmartBox instalada en el almacén y las devuelven de la misma manera al final de su turno. Los gerentes reciben notificaciones por cada interacción en la SmartBox y se puede ver un registro de acceso en tiempo real en la aplicación Keycafe para verificar quién ha tomado una llave en particular. Gracias a la interfaz intuitiva del sistema, los nuevos empleados pueden entender cómo funciona en 2 minutos.

Implementación de SLR dinámicos

• Acceso basado en roles: Los empleados usan códigos PIN únicos para recuperar y devolver llaves, y solo tienen acceso a aquellas llaves para las que tienen permiso explícito.
• Seguimiento en tiempo real: SmartBox y la aplicación rastrean todos los accesos clave, lo que garantiza visibilidad histórica y en tiempo real de quién tiene qué clave.
• Gestión centralizada: Los gerentes usan las aplicaciones de escritorio y móviles de Keycafe para monitorear las llaves en múltiples ubicaciones, mientras que el personal del almacén y los conductores simplemente usan códigos PIN para acceder a las llaves.

Resultado

Desde que se realizó la transición de la gestión de llaves a Keycafe, Dynamic SLR ha visto mejoras notables tanto en la rendición de cuentas de los conductores como en la transparencia del uso de las llaves para los gerentes. "Un indicador claro fue cuando hubo una disminución notable en la cantidad de llaves perdidas o no devueltas", dijo el coordinador de activos Zach Lewis. Los empleados ahora tienen la confianza de que las llaves que necesitan para un proyecto están disponibles en SmartBox, lo que mejora su productividad y garantiza que los clientes no tengan que esperar una entrega o instalación.

Keycafe le ha dado a Dynamic SLR más control sobre el tiempo de actividad de su flota y ha reducido sus costos generales. El sistema no solo ha abordado sus desafíos iniciales, sino que también ha proporcionado beneficios inesperados, como una mayor confianza del personal y una experiencia de usuario sorprendentemente sencilla.

El resultado

• Responsabilidad mejorada: Se redujeron los incidentes de llaves perdidas o extraviadas, lo que garantiza que los empleados siempre tengan acceso a las llaves necesarias.
• Claridad en el inventario de llaves: Los gerentes ahora pueden determinar exactamente dónde está una llave en segundos, ya sea que esté en SmartBox o prestada para un proyecto.
• Ahorro de costos: Disminución de los gastos en reemplazos de llaves y aumento del ROI al minimizar los retrasos en el proyecto.