Desafío

El Departamento de Policía de Champlin, responsable de mantener la seguridad pública de este suburbio de Minneapolis de 25.000 habitantes, se enfrentó a repetidos dolores de cabeza con su sistema de gestión de llaves existente. El departamento tiene una flota de más de 20 coches patrulla y necesitaba rastrear el acceso a las llaves y los llaveros. Su instalación consistía en unas cuantas cajas pequeñas montadas en una pared, que rápidamente resultaron inadecuadas. Los compartimentos eran demasiado pequeños para acomodar todas sus llaves, en particular los llaveros más grandes, y carecían de capacidades sofisticadas de gestión o seguimiento en línea.

Sin un sistema eficaz, el departamento perdía llaves con regularidad, lo que daba lugar a costosos reemplazos (algunos llaveros costaban hasta 500 dólares cada uno). La falta de un sistema de seguimiento en tiempo real significaba que los agentes no podían determinar fácilmente quién había usado una llave por última vez, lo que generaba confusión, pérdida de tiempo y culpabilización. Además, el sistema anterior empezó a fallar estructuralmente, lo que llevó al departamento a buscar una solución más duradera y fiable.

Puntos de dolor

• Reemplazos costosos de llaves: La pérdida frecuente de llaves de los coches patrulla dio lugar a reemplazos costosos, lo que aumentó los costos operativos y los problemas de seguridad.
• Sistema inadecuado: Su solución existente no era lo suficientemente grande para albergar todas las claves correctamente y carecía de funciones esenciales de administración en línea.
• Falta de responsabilidad: Sin seguimiento en tiempo real, era difícil determinar quién utilizó una clave por última vez, lo que generaba ineficiencia y posibles riesgos de seguridad.

Solución

Después de evaluar varias alternativas, la dirección del departamento eligió Keycafe debido a su avanzado sistema de gestión basado en la nube, su facilidad de uso y su atractivo diseño. El teniente Matt Smith dijo: “Analizamos varias soluciones similares. Keycafe se destacó por sus sólidas opciones de gestión en línea/en la nube, el diseño y el tamaño de las cajas de llaves y las numerosas funciones que incluía desde una perspectiva de software. El sistema Keycafe también era bastante más atractivo que la mayoría de las otras opciones similares. Sabíamos que montaríamos la solución en nuestra sala de lista y queríamos que se viera elegante y profesional, no como una enorme caja de metal industrial colgada en la pared”.

Con Keycafe, el departamento administra toda su flota de llaves, tanto para vehículos como para oficinas, con un sistema centralizado basado en la nube al que se puede acceder desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Pueden hacer un seguimiento del uso de las llaves en tiempo real, asignar llaves específicas a agentes específicos y configurar notificaciones para cuando las llaves no se devuelven a tiempo. La durabilidad del hardware de Keycafe también aseguró que el sistema sería una inversión a largo plazo para el departamento.

Implementación del Departamento de Policía de Champlin

• Flujo de trabajo simple: Los oficiales inician sesión con un llavero o PIN, seleccionan la llave deseada desde una interfaz de pantalla táctil y el sistema registra automáticamente la transacción.
• Control de acceso granular: El personal de supervisión tiene acceso separado a llaves específicas, como las de oficinas cerradas, lo que permite una mayor flexibilidad y seguridad.
• Capacidades de administración remota: Los administradores pueden administrar claves y accesos de forma remota, proporcionando resoluciones rápidas en caso de olvido de PIN u otros problemas de acceso.

Resultado

Desde que se instaló Keycafe, el Departamento de Policía de Champlin no ha perdido ni una sola llave, lo que elimina los altos costos asociados con los reemplazos. La capacidad de rastrear llaves de forma remota en tiempo real ha mejorado la rendición de cuentas entre los oficiales y le ha ahorrado incontables horas al teniente Smith, que antes tenía que buscar llaves perdidas sin pistas.

El departamento también se dio cuenta de beneficios inesperados, como la capacidad de asignar llaves a múltiples usuarios sin necesidad de duplicar llaves físicas, lo que redujo aún más los costos y mejoró la eficiencia operativa. Además, la interfaz fácil de usar del sistema Keycafe y el sólido software de back-end han ahorrado tiempo a los administradores de flotas al simplificar las tareas administrativas de administración de llaves.

“No hay duda de que tomamos la decisión correcta cuando elegimos Keycafe para gestionar nuestras llaves”, afirma Smith.

El resultado

• Cero llaves perdidas: El departamento no ha perdido ninguna llave desde que implementó Keycafe, ahorrando miles de dólares en costos de reemplazo y ahorrando tiempo.
• Responsabilidad mejorada: El seguimiento y las notificaciones en tiempo real garantizan que los oficiales devuelvan las llaves rápidamente, manteniendo un alto nivel de responsabilidad.
• Eficiencia operativa: Las capacidades de administración remota y la facilidad de uso han ahorrado un tiempo administrativo significativo, lo que permite al personal concentrarse en mantener la seguridad de la comunidad.