Desafío

Somerville Auto Group, que operaba en múltiples ubicaciones en todo Canadá con cientos de vehículos entrando y saliendo regularmente de sus instalaciones, enfrentaba desafíos continuos con la mala administración de llaves en su diversa flota. Con 83 empleados manejando una variedad de camiones, camionetas y otros vehículos comerciales para arrendamiento y alquiler, realizar un seguimiento de las llaves manualmente usando ganchos en una pared no solo requería mucha mano de obra sino que también era propenso a errores humanos.

Dean Earle, Director de Operaciones de la Flota Nacional, a menudo se encontraba él y su equipo perdiendo horas preciosas cada día buscando llaves extraviadas, tratando de localizar quién tomó una llave por última vez y cuándo. Esto provocó frecuentes problemas de comunicación y retrasos operativos que, en última instancia, afectaron a los clientes.

El impacto financiero de reemplazar las llaves perdidas, la pérdida de tiempo para el personal y la frustración entre los departamentos fue un obstáculo importante que aquejaba a la empresa.

Puntos de dolor

• Costos de reemplazo de llaves perdidas: Las llaves de los vehículos modernos cuestan más de $400 por reemplazo, lo que representa un impacto financiero grave con el tiempo.
• Tiempo perdido: El personal experimentaba regularmente frustración por perder el tiempo tratando de encontrar las llaves faltantes sin pistas que seguir.
• Sin responsabilidad: Los ganchos en la pared permitían a cualquiera tomar y devolver las llaves, sin pruebas ni cronograma de uso.

Solución

Después de evaluar varias opciones de administración clave, la administración decidió implementar Keycafe en tres ubicaciones en todo Canadá debido al soporte integral, las características de seguridad superiores y el sistema basado en aplicaciones fácil de usar que permitía la administración remota desde el otro lado del país. La solución de Keycafe también se destacó por su capacidad de proporcionar seguimiento en tiempo real y registro detallado del uso de claves, abordando los problemas centrales de responsabilidad y pérdida de tiempo que enfrentaba Somerville Auto Group.

La instalación más grande de la compañía en Toronto tiene capacidad para 345 llaves, con espacio para unidades de expansión adicionales a medida que crece el negocio. El sistema basado en llavero de Keycafe permite a cada empleado utilizar un llavero personal como autenticador para registrar la entrada y salida de llaves. Este sistema automatizado registra cada transacción clave, lo que facilita el seguimiento de quién tenía qué claves y cuándo. La visibilidad en tiempo real del uso de las claves no solo redujo el tiempo dedicado a buscar claves, sino que también mejoró la seguridad general al garantizar que solo el personal autorizado pudiera acceder a claves específicas.

Implementación de Somerville Auto Group

• Inventario en tiempo real: El software de Keycafe muestra qué llaves de vehículo están en el SmartBox y cuáles están actualmente en uso, y por quién.
• Autenticación basada en llavero: Tanto las llaves como el personal se identifican con llaveros NFC en el SmartBox, por lo que ningún uso de clave queda sin seguimiento.
• Gestión centralizada: Los gerentes pueden ver y controlar el inventario y los permisos clave en todas las ubicaciones, lo que permite una supervisión completa.

Resultado

El sistema automatizado de gestión de claves de Keycafe ha eliminado eficazmente el problema de las claves faltantes, lo que ha dado lugar a importantes ahorros de tiempo y costes. Con registros claros del uso de claves, la responsabilidad es inevitable y se ha simplificado el proceso de gestión de la entrada y salida de claves. La educación continua brindada por el equipo de éxito del cliente de Keycafe también contribuyó a una recepción positiva por parte de todos los miembros del personal.

Los empleados de la vieja escuela que inicialmente se resistieron al cambio se adaptaron rápidamente y quedaron sorprendidos por la facilidad de uso. El tiempo que antes se dedicaba a buscar claves se ha reutilizado hacia tareas más productivas. Desde el punto de vista financiero, la eliminación de las llaves perdidas ha ahorrado a la empresa una cantidad considerable tanto en costes de reposición como en horas de trabajo.

El éxito de la implementación de Keycafe en Somerville Auto Group no solo mejoró las operaciones diarias, sino que también convirtió lo que alguna vez fue una fuente de frustración en una herramienta para obtener beneficios duraderos.

El resultado

• No más llaves perdidas: Desde que se instaló el sistema de Keycafe, no se ha perdido ni una sola llave en tres ubicaciones.
• Tiempo recuperado: El personal ya no pierde tiempo preocupándose y buscando llaves perdidas.
• Responsabilidad del usuario: El personal es más consciente de la devolución de claves, sabiendo que se realiza un seguimiento de todo el uso.