Herausforderung
CAM Industrial Solutions kämpfte mit der Herausforderung, den Einsatz von Fahrzeugen vor Ort in einer Produktionsstätte in Ontario effektiv zu verwalten. Das Fehlen eines zentralen Systems zur Überwachung und Kontrolle des Fahrzeugzugangs führte dazu, dass Fahrzeuge missbräuchlich genutzt wurden und Schlüssel im Fahrzeug zurückblieben. Diese Situation stellte insbesondere nach Geschäftsschluss ein erhebliches Risiko dar, nicht nur im Hinblick auf die Sicherheit, sondern auch im Hinblick auf die Haftung für Fahrzeugschäden.
Jeder Missbrauch oder jede Beschädigung eines Fahrzeugs führte zu erhöhten Betriebskosten und Zeitverlust bei der Untersuchung und Lösung dieser Probleme. Der Bedarf an einem System, das sich nahtlos in ihre Abläufe integrieren lässt und eine Kultur der Verantwortlichkeit und Effizienz schafft, war offensichtlich. CAM Industrial Solutions benötigte dringend eine transformative Lösung, um die Kontrolle und Überwachung seiner Fahrzeugflotte zurückzugewinnen.
Schmerzstellen
- Unkontrollierter Fahrzeugzugang: Schlüssel wurden oft in Fahrzeugen zurückgelassen, was zu unkontrolliertem Zugang und unbeaufsichtigter Nutzung führte.
- Mangelnde Rechenschaftspflicht: Es gibt kein System, um nachzuverfolgen, wer Fahrzeuge benutzt hat, insbesondere außerhalb der Geschäftszeiten, und keine Rückgriffsmöglichkeiten für unerklärliche Schäden an Fahrzeugen.
- Betriebsineffizienz: Erhebliche Zeitverschwendung bei der Suche nach Schlüsseln und der Lösung von Problemen im Zusammenhang mit der Fahrzeugnutzung.
Lösung
CAM Industrial Solutions wandte sich an Keycafe, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Im Vergleich zu Konkurrenzprodukten stellte das Team fest, dass die Lösung von Keycafe eine kostengünstigere und effizientere Möglichkeit zur Verwaltung der Fahrzeugnutzung bietet. Durch die Zuweisung von Fahrzeugen zu bestimmten Arbeitsgruppen und die Qualifizierung von Haupt- und Ersatzfahrern innerhalb jeder Gruppe stellte der Einsatz von Keycafe sicher, dass nur autorisiertes Personal während seiner Schicht auf die Fahrzeuge zugreifen konnte. Die Benutzerfreundlichkeit des Systems, unterstützt durch eine Smartphone-App und eine Weboberfläche, sowie der reaktionsschnelle Kundensupport machten die Integration nahtlos und effektiv.
Zu Beginn seiner Schicht meldet ein Fahrer den Schlüssel des Fahrzeugs, für das er die Erlaubnis erhalten hat, mit seinem PIN-Code aus der Keycafe SmartBox ab und erstellt so ein Protokoll der Schlüsselübergabe. Am Ende der Schicht geben sie den Schlüssel einfach mit demselben PIN-Code an die SmartBox zurück, die wiederum die Schlüsselrückgabe protokolliert und so eine umfassende Aufzeichnung der Fahrzeugnutzung für den Tag erstellt.
Implementierung der CAM Industrial Solution
- Kontrollierter Zugang: Fahrzeuge, die bestimmten Gruppen mit bestimmten Primär- und Ersatzfahrern zugewiesen sind, um einen kontrollierten, aber flexiblen Zugang zu gewährleisten.
- Vollzugriffsaufzeichnungen: Das Keycafe-System ermöglichte es Fahrern, Fahrzeugschlüssel zu Beginn ihrer Schicht selbst abzugeben und am Ende zurückzugeben, wodurch ein Transaktionsprotokoll erstellt wurde.
- Reaktionsschneller Support: Das Keycafe-Supportteam war leicht erreichbar und half bei der schnellen Lösung von Fragen, wodurch eine reibungslose Einrichtung und ein reibungsloser Betrieb gewährleistet wurden.
„Nachdem wir [die SmartBox] installiert hatten, war der Umgang mit dem Support-Team bei der Einrichtung des Systems in den ersten Tagen für uns problemlos. Ich kontaktierte das Support-Team mit Fragen, die schnell beantwortet werden konnten. Wir haben jetzt die volle Verantwortung für alle Fahrzeuge, die wir kontrollieren.“
Ergebnis
Die Einführung von Keycafe durch CAM Industrial Solutions führte zu sofortigen und wirkungsvollen Ergebnissen. Das System optimierte nicht nur die Verwaltung der Fahrzeugnutzung, sondern verbesserte auch die Rechenschaftspflicht erheblich und reduzierte den Zeitaufwand für die Untersuchung von Fahrzeugschäden. Die Möglichkeit, zu verfolgen und zu identifizieren, wer die Fahrzeugschlüssel ausgehändigt hat, erwies sich als unschätzbar wertvoll und bedeutete eine erhebliche Verbesserung der betrieblichen Effizienz und Sicherheit.
Es gab zunächst Bedenken seitens der Mitarbeiter, die einen langsamen und mühsamen neuen Prozess für die Schlüsselabmeldung erwarteten, doch nach der ersten Schlüsselübergabe passten sie sich schnell an und stellten fest, wie schnell es ging. Alle waren an Bord und schätzten die Transparenz und Effizienz, die es in ihre täglichen Abläufe brachte. Projektmanager Rocky Ellison fand, dass Keycafe eine perfekte Ergänzung zum Werkzeuggürtel des Unternehmens sei: „Die Gesamtverantwortung war größer als erwartet. Die Möglichkeit, einem neuen Benutzer sofort Zugriff von meinem Telefon aus zuzuweisen, machte die Abwicklung von Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten reibungslos.“
Das Ergebnis
- Reduzierte Fahrzeugschäden: Es wurde eine deutliche Reduzierung der Fahrzeugschäden beobachtet, da Keycafe eine genaue Identifizierung darüber ermöglichte, wer die Fahrzeuge wann benutzte, wodurch der Zeitaufwand für Untersuchungen reduziert wurde.
- Kulturelle und betriebliche Transformation: Schnelle Akzeptanz und Anerkennung der Auswirkungen des Systems auf Transparenz und Effizienz.
- Verbesserte Verantwortlichkeit: Die Gesamtverantwortung hat die Erwartungen übertroffen.
