Herausforderung

TLC Properties, ein auf Lifestyle-Concierge-Dienste spezialisiertes Immobilienverwaltungsunternehmen in Springfield, Missouri, suchte nach einer effizienteren Lösung, um den Zugang zu einem Tesla-Mietwagen für die Bewohner zu verwalten. Bisher erforderte der Prozess einen erheblichen Personalaufwand, da die Bewohner einen Buchungsslot anfordern und dann einen Termin mit einem Manager vereinbaren mussten, um die Autoschlüssel abzuholen oder zurückzugeben. Dieses System erwies sich als ineffizient und umständlich, was zu unnötigen Verzögerungen und erhöhten Lohnkosten führte. Das Team war auch mit einer früheren Schlüsselverwaltungslösung unzufrieden, die teuer war und oft nicht funktionierte.

Ohne ein zuverlässiges Schlüsselverwaltungssystem war TLC Properties auf manuelle Prozesse angewiesen, die nicht nur zeitaufwändig waren, sondern auch den Komfort für die Bewohner beeinträchtigten. Das Unternehmen wollte ein System, das es den Bewohnern ermöglicht, ihren Mietservice ohne unnötige Eingriffe des Personals zu nutzen.

Schmerzpunkte

• Hohe Betriebskosten: Manager mussten vor Ort sein, um Schlüssel zu übergeben und abzuholen, was den Lohnaufwand erhöhte.
• Mangelnde Bequemlichkeit: Die manuelle Schlüsselübergabe schränkte die Flexibilität der Bewohner ein, das Mietfahrzeug außerhalb der Geschäftszeiten abzuholen oder zurückzugeben.
• Ineffizientes Schlüsselverwaltungssystem: Frühere Systeme waren unzuverlässig und teuer und führten häufig zu Verzögerungen und Unzufriedenheit.

Lösung

TLC Properties entschied sich für die Implementierung des Schlüsselverwaltungssystems von Keycafe, da eine benutzerfreundliche, zuverlässige und kostengünstige Lösung erforderlich war, mit der die Bewohner den Tesla nach Belieben reservieren und nutzen können. Mit Keycafe können die Bewohner das Fahrzeug jetzt ganz einfach über ihr Telefon buchen und erhalten für die Dauer ihrer Buchung einen einzigartigen Zugangscode. Sie geben ihren Code in die SmartBox ein, um den Schlüssel abzuholen und zurückzugeben, ohne jemals einen Mitarbeiter treffen zu müssen.

Mit diesem neuen System konnte TLC Properties sein Fahrzeugvermietungsprogramm optimieren, da die physische Anwesenheit der Manager bei Schlüsselübergaben entfällt, der Personaleinsatz reduziert und das Gesamterlebnis für die Bewohner verbessert wird. Das Personal kann die Fahrzeugnutzung der Bewohner überwachen und sicherstellen, dass die Buchungszeiten eingehalten werden, indem es Echtzeitwarnungen einrichtet und den Zugriffsverlauf aller Benutzer einsieht.

Implementierung von TLC Properties

• Selbstbedienungs-Schlüsselzugang: Die Anwohner buchen den Tesla jetzt online und nutzen die SmartBox von Keycafe, um die Schlüssel zu jeder Tageszeit abzuholen und zurückzugeben.
• Reduzierter Personalaufwand: Das Personal muss keine Schlüsselübergaben mehr planen oder beaufsichtigen, was Zeit freisetzt und die Lohnstunden reduziert.
• Zentralisierte Schlüsselkontrolle: Mit Echtzeit-Einblicken in die Schlüsselnutzung kann TLC Properties den Fahrzeugzugang und die Fahrzeugverfügbarkeit effizient überwachen.

Ergebnis

TLC Properties konnte den Komfort für die Bewohner deutlich steigern, da sie nun jederzeit auf den Tesla zugreifen können, ohne auf einen Manager warten zu müssen. Diese Selbstbedienungsfunktion hat das Erlebnis der Bewohner verbessert und dem Personal vor Ort wertvolle Zeit verschafft, was zu niedrigeren Betriebskosten führt.

Neben der neuen Flexibilität für die Bewohner wird erwartet, dass eine Reduzierung der Lohnarbeitszeit in Zukunft zu erheblichen Einsparungen führen wird. Darüber hinaus konnte sich TLC Properties dank der einfacheren Terminplanung und des Schlüsselzugangs stärker auf den Ausbau seiner Concierge-Dienste konzentrieren und seinen Bewohnern so ein maßgeschneidertes Erlebnis bieten.

Das Ergebnis

• Verbessertes Erlebnis für die Bewohner: Bewohner können den Tesla jetzt zu ihrer eigenen Zeit mieten, was den Komfort deutlich verbessert.
• Reduzierte Betriebskosten: Der Bedarf an Personal zur Verwaltung der Schlüsselübergaben wurde eliminiert, wodurch die Lohnarbeitszeit reduziert wurde.
• Höhere Mitarbeiterproduktivität: Die Mitarbeiter können sich nun auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, was die Gesamteffizienz im Unternehmen verbessert.