Herausforderung

Für das Solarinstallationsunternehmen Dynamic SLR ist es von höchster Priorität, die Servicefahrzeuge seiner 200 Mitarbeiter an drei Standorten in Texas in Betrieb zu halten. Für die Verwaltung der Fahrzeugschlüssel verwendete das Unternehmen ein Pegboard-System, dem es an Verantwortlichkeit und Sicherheit mangelte. Die Mitarbeiter teilten sich die Schlüssel mit mehreren Fahrern und vergaßen oft, sie zurückzugeben, oder verlegten sie. Dies führte zu häufigen Serviceunterbrechungen, Anrufen zur Fehlerbehebung am frühen Morgen und unnötigen Kosten für den Ersatz verlorener Fahrzeugschlüssel.

Da es kein zuverlässiges System gab, war es schwierig nachzuverfolgen, wer einen Schlüssel hatte, wann er entwendet und ob er zurückgegeben wurde. Dies führte nicht nur zu Frustration bei den Mitarbeitern, sondern verzögerte auch die Projektlaufzeiten und stellte ein Sicherheitsrisiko für den Fuhrpark dar.

Schmerzpunkte

• Fehlende Schlüssel ohne Verantwortung: Mitarbeiter vergaßen häufig, Schlüssel zurückzugeben oder verlegten sie am Ende einer Schicht, was zu Verzögerungen und Ineffizienzen führte.
• Zeitaufwändige Verwaltung: Die manuelle Schlüsselverfolgung erforderte eine ständige Überwachung, wodurch wertvolle Zeit und Ressourcen verschwendet wurden – und trotzdem gingen Schlüssel verloren.
• Kostspielige Sicherheitsrisiken: Verlorene Schlüssel müssen ersetzt werden, was unnötige Kosten verursacht und potenzielle Sicherheitslücken birgt.

Lösung

Dynamic SLR fand das Fahrzeugschlüsselverwaltungssystem von Keycafe, nachdem die Geschäftsleitung vorgeschlagen hatte, die Schlüsselhandhabungsprozesse zu verbessern. Die Fähigkeit des Systems, Schlüssel zu speichern und kontrollierten Zugang über eindeutige PIN-Codes bereitzustellen, war ein wichtiges Verkaufsargument für das Unternehmen, ebenso wie die Möglichkeit, Schlüssel zu verfolgen und Berechtigungen für drei regionale Standorte im ganzen Staat aus der Ferne zu verwalten.

Mitarbeiter beginnen ihren Tag nun damit, ihre zugewiesenen Fahrzeugschlüssel an der im Lager installierten SmartBox abzuholen und geben sie am Ende ihrer Schicht auf die gleiche Weise zurück. Manager erhalten Benachrichtigungen für jede Interaktion an der SmartBox und in der Keycafe-App kann ein Echtzeit-Zugangsprotokoll angezeigt werden, um zu überprüfen, wer einen bestimmten Schlüssel genommen hat. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche des Systems können neue Mitarbeiter innerhalb von 2 Minuten verstehen, wie es funktioniert.

Implementierung von Dynamic SLR

• Rollenbasierter Zugriff: Mitarbeiter verwenden eindeutige PIN-Codes zum Abrufen und Zurückgeben von Schlüsseln und haben nur Zugriff auf Schlüssel, für die sie eine ausdrückliche Berechtigung erhalten haben.
• Echtzeit-Tracking: Die SmartBox und die App verfolgen alle Schlüsselzugriffe und gewährleisten so eine Echtzeit- und Verlaufsübersicht darüber, wer welchen Schlüssel hat.
• Zentralisierte Verwaltung: Manager verwenden die Desktop- und Mobil-Apps von Keycafe, um Schlüssel an mehreren Standorten zu überwachen, während Lagermitarbeiter und Fahrer einfach PIN-Codes verwenden, um auf die Schlüssel zuzugreifen.

Ergebnis

Seit der Umstellung der Schlüsselverwaltung auf Keycafe konnte Dynamic SLR deutliche Verbesserungen sowohl bei der Fahrerverantwortung als auch bei der Transparenz der Schlüsselnutzung für Manager verzeichnen. „Ein klarer Indikator war ein deutlicher Rückgang verlorener oder nicht zurückgegebener Schlüssel“, sagte Asset Coordinator Zach Lewis. Die Mitarbeiter können sich nun darauf verlassen, dass die Schlüssel, die sie für ein Projekt benötigen, in der SmartBox verfügbar sind. Dies steigert ihre Produktivität und stellt sicher, dass die Kunden nicht auf eine Lieferung oder Installation warten müssen.

Keycafe hat Dynamic SLR mehr Kontrolle über die Betriebszeit ihrer Flotte gegeben und ihre Gemeinkosten gesenkt. Das System hat nicht nur ihre anfänglichen Herausforderungen bewältigt, sondern auch unerwartete Vorteile gebracht, wie z. B. mehr Vertrauen der Mitarbeiter und eine überraschend einfache Benutzererfahrung.

Das Ergebnis

• Verbesserte Verantwortlichkeit: Weniger Fälle verlorener oder verlegter Schlüssel, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter immer Zugriff auf die benötigten Schlüssel haben.
• Klarheit im Schlüsselbestand: Manager können jetzt innerhalb von Sekunden genau feststellen, wo sich ein Schlüssel befindet, ob er sich in der SmartBox befindet oder für ein Projekt ausgeliehen ist.
• Kosteneinsparungen: Geringere Ausgaben für Schlüsselersatz und erhöhter ROI durch Minimierung von Projektverzögerungen.