Herausforderung

Somerville Auto Group betreibt mehrere Standorte in ganz Kanada, an denen regelmäßig Hunderte von Fahrzeugen ein- und ausgehen. Das Unternehmen stand vor ständigen Problemen mit der schlechten Verwaltung von Schlüsseln in seiner vielfältigen Flotte. Die 83 Mitarbeiter kümmern sich um eine Vielzahl von Lkws, Transportern und anderen Nutzfahrzeugen für Leasing und Vermietung. Die manuelle Verwaltung der Schlüssel mithilfe von Haken an der Wand war nicht nur arbeitsintensiv, sondern auch anfällig für menschliche Fehler.

Dean Earle, National Fleet Operations Director, und sein Team verbrachten täglich oft wertvolle Stunden mit der Suche nach verlegten Schlüsseln und versuchten herauszufinden, wer zuletzt einen Schlüssel genommen hatte und wann. Dies führte häufig zu Missverständnissen und Betriebsverzögerungen, was sich letztlich auf die Kunden auswirkte.

Die finanziellen Auswirkungen des Ersatzes verlorener Schlüssel, der Zeitverlust der Mitarbeiter und die Frustration in allen Abteilungen stellten für das Unternehmen große Hindernisse dar.

Schmerzstellen

• Kosten für Ersatz bei verlorenem Schlüssel: Moderne Fahrzeugschlüssel kosten über 400 US-Dollar pro Ersatz, was auf lange Sicht erhebliche finanzielle Auswirkungen haben kann.
• Verlorene Zeit: Das Personal war regelmäßig frustriert, weil es Zeit mit der Suche nach fehlenden Schlüsseln verschwendete, ohne Hinweise zu finden, denen es nachgehen konnte.
• Keine Rechenschaftspflicht: Haken an der Wand ermöglichten es jedem, Schlüssel zu nehmen und zurückzugeben, ohne dass es einen Nachweis oder einen Zeitrahmen für die Verwendung gab.

Lösung

Nach der Evaluierung mehrerer Schlüsselverwaltungsoptionen entschied sich das Management für die Implementierung von Keycafe an drei Standorten in ganz Kanada aufgrund des umfassenden Supports, der überlegenen Sicherheitsfunktionen und des benutzerfreundlichen appbasierten Systems, das eine Fernverwaltung vom anderen Ende des Landes aus ermöglichte. Die Lösung von Keycafe zeichnete sich auch durch ihre Fähigkeit aus, Echtzeitverfolgung und detaillierte Protokollierung der Schlüsselnutzung bereitzustellen und so die Kernprobleme der Somerville Auto Group in Bezug auf Verantwortlichkeit und Zeitverschwendung zu lösen.

Die größte Einrichtung des Unternehmens in Toronto bietet Platz für 345 Schlüssel und bietet Platz für zusätzliche Erweiterungseinheiten, wenn das Unternehmen wächst. Das anhängerbasierte System von Keycafe ermöglicht es jedem Mitarbeiter, einen persönlichen Anhänger als Authentifikator zu verwenden, um Schlüssel ein- und auszuchecken. Dieses automatisierte System protokolliert jede Schlüsseltransaktion, sodass leicht nachverfolgt werden kann, wer welche Schlüssel wann hatte. Die Echtzeit-Einsicht in die Schlüsselnutzung reduzierte nicht nur den Zeitaufwand für die Schlüsselsuche, sondern erhöhte auch die allgemeine Sicherheit, indem sichergestellt wurde, dass nur autorisiertes Personal Zugriff auf bestimmte Schlüssel hatte.

Implementierung der Somerville Auto Group

• Echtzeit-Inventarisierung: Die Software von Keycafe zeigt an, welche Fahrzeugschlüssel sich in der SmartBox befinden und welche aktuell im Einsatz sind – und von wem.
• Anhängerbasierte Authentifizierung: Sowohl Schlüssel als auch Mitarbeiter werden an der SmartBox mit NFC-Anhängern identifiziert, sodass keine Schlüsselverwendung unauffindbar bleibt.
• Zentralisierte Verwaltung: Manager können wichtige Bestände und Berechtigungen an allen Standorten anzeigen und steuern, was eine vollständige Übersicht ermöglicht.

Ergebnis

Das automatisierte Schlüsselverwaltungssystem von Keycafe hat das Problem verlorener Schlüssel effektiv beseitigt, was zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führt. Durch klare Aufzeichnungen der Schlüsselnutzung ist die Rechenschaftspflicht unumgänglich und der Prozess der Verwaltung von Schlüsseleingängen und -ausgängen wurde vereinfacht. Die fortlaufende Schulung durch das Kundenerfolgsteam von Keycafe trug ebenfalls zu einer positiven Aufnahme durch alle Mitarbeiter bei.

Mitarbeiter der alten Schule, die sich anfangs gegen Veränderungen sträubten, passten sich schnell an und waren von der Benutzerfreundlichkeit überrascht. Die Zeit, die zuvor mit der Suche nach Schlüsseln verbracht wurde, konnte nun für produktivere Aufgaben genutzt werden. Finanziell gesehen hat das Unternehmen durch die Vermeidung verlorener Schlüssel eine beträchtliche Summe an Ersatzkosten und Arbeitsstunden gespart.

Die erfolgreiche Implementierung von Keycafe bei der Somerville Auto Group hat nicht nur die täglichen Abläufe verbessert, sondern auch eine ehemalige Quelle der Frustration in ein Tool mit langfristigen Vorteilen verwandelt.

Das Ergebnis

• Keine verlorenen Schlüssel mehr: Seit der Installation des Keycafe-Systems ist an drei Standorten kein einziger Schlüssel verloren gegangen.
• Wiederfindungszeit: Das Personal muss sich keine Sorgen mehr über verlorene Schlüssel machen und nach ihnen suchen.
• Benutzerverantwortung: Die Mitarbeiter gehen bei der Schlüsselrückgabe bewusster vor, da sie wissen, dass die gesamte Nutzung erfasst wird.