Herausforderung

Das Champlin Police Department, das für die öffentliche Sicherheit des 25.000 Einwohner zählenden Vororts von Minneapolis verantwortlich ist, hatte mit seinem bestehenden Schlüsselverwaltungssystem immer wieder Probleme. Die Polizei verfügt über eine Flotte von über 20 Streifenwagen und musste den Zugang zu Schlüsseln und Schlüsselanhängern nachverfolgen. Ihr System bestand aus einigen kleinen, an der Wand montierten Kästen, die sich schnell als unzureichend erwiesen. Die Fächer waren zu klein, um alle Schlüssel aufzunehmen, insbesondere die größeren Schlüsselanhänger, und es fehlten jegliche ausgefeilten Online-Verwaltungs- oder Nachverfolgungsfunktionen.

Ohne ein effektives System gingen der Abteilung regelmäßig Schlüssel verloren, was kostspielige Ersatzlieferungen zur Folge hatte – einige Schlüsselanhänger kosteten bis zu 500 US-Dollar pro Stück. Da es kein Echtzeit-Tracking-System gab, konnten die Beamten nicht leicht feststellen, wer einen Schlüssel zuletzt benutzt hatte, was zu Verwirrung, Zeitverschwendung und Schuldzuweisungen führte. Darüber hinaus begann das vorherige System strukturell zu versagen, was die Abteilung dazu veranlasste, nach einer haltbareren und zuverlässigeren Lösung zu suchen.

Schmerzpunkte

• Kostspieliger Schlüsselersatz: Der häufige Verlust von Streifenwagenschlüsseln führte zu kostspieligem Ersatz, was zu steigenden Betriebskosten und Sicherheitsbedenken führte.
• Unzureichendes System: Ihre vorhandene Lösung war nicht groß genug, um alle Schlüssel ordnungsgemäß unterzubringen, und es fehlten wichtige Online-Verwaltungsfunktionen.
• Mangelnde Verantwortlichkeit: Ohne Echtzeit-Tracking war es schwierig festzustellen, wer einen Schlüssel zuletzt verwendet hat, was zu Ineffizienz und potenziellen Sicherheitsrisiken führte.

Lösung

Nach der Evaluierung mehrerer Alternativen entschied sich die Abteilungsleitung aufgrund des fortschrittlichen cloudbasierten Verwaltungssystems, der Benutzerfreundlichkeit und des attraktiven Designs für Keycafe. Leutnant Matt Smith sagte: „Wir haben uns mehrere ähnliche Lösungen angesehen. Keycafe stach aufgrund seiner robusten Online-/Cloud-Verwaltungsoptionen, des Designs und der Größe der Schlüsselboxen sowie der vielen Funktionen, die es aus Softwaresicht mit sich brachte, hervor. Das Keycafe-System war auch um einiges attraktiver als die meisten anderen ähnlichen Optionen. Wir wussten, dass wir die Lösung in unserem Appellraum installieren würden, und wollten, dass sie schick und professionell aussieht, nicht wie eine riesige industrielle Metallbox, die an der Wand hängt.“

Mit Keycafe verwaltet die Abteilung ihren gesamten Schlüsselbestand für Fahrzeuge und Büros über ein zentrales, Cloud-basiertes System, auf das von jedem internetfähigen Gerät aus zugegriffen werden kann. Sie können die Schlüsselnutzung in Echtzeit verfolgen, bestimmte Schlüssel bestimmten Mitarbeitern zuweisen und Benachrichtigungen einrichten, wenn Schlüssel nicht rechtzeitig zurückgegeben werden. Die Langlebigkeit der Hardware von Keycafe stellte außerdem sicher, dass das System eine langfristige Investition für die Abteilung darstellt.

Umsetzung durch die Polizeibehörde von Champlin

• Einfacher Arbeitsablauf: Die Beamten melden sich mit einem Schlüsselanhänger oder einer PIN an, wählen den gewünschten Schlüssel über eine Touchscreen-Oberfläche aus und das System protokolliert die Transaktion automatisch.
• Granulare Zugangskontrolle: Aufsichtspersonal hat separaten Zugriff auf bestimmte Schlüssel, beispielsweise für verschlossene Büros, was für mehr Flexibilität und Sicherheit sorgt.
• Remote-Verwaltungsfunktionen: Administratoren können Schlüssel und Zugriffe remote verwalten und so bei vergessenen PINs oder anderen Zugriffsproblemen schnelle Lösungen finden.

Ergebnis

Seit der Installation von Keycafe hat die Polizei von Champlin keinen einzigen Schlüssel mehr verloren, wodurch die hohen Kosten für Ersatz entfallen. Die Möglichkeit, Schlüssel in Echtzeit aus der Ferne zu verfolgen, hat die Verantwortlichkeit der Beamten verbessert und Leutnant Smith unzählige Stunden gespart, der zuvor ohne Hinweise nach verlorenen Schlüsseln suchen musste.

Die Abteilung konnte zudem unerwartete Vorteile erzielen, wie beispielsweise die Möglichkeit, Schlüssel mehreren Benutzern zuzuweisen, ohne physische Schlüssel duplizieren zu müssen. Dies senkte die Kosten weiter und steigerte die Betriebseffizienz. Darüber hinaus sparten die benutzerfreundliche Oberfläche und die robuste Backend-Software des Keycafe-Systems den Flottenmanagern Zeit, indem sie administrative Schlüsselverwaltungsaufgaben vereinfachten.

„Es besteht kein Zweifel, dass wir die richtige Entscheidung getroffen haben, als wir Keycafe für die Verwaltung unserer Schlüssel ausgewählt haben“, sagt Smith.

Das Ergebnis

• Keine Schlüssel verloren: Die Abteilung hat seit der Implementierung von Keycafe keine Schlüssel mehr verloren und dadurch Tausende von Dollar an Ersatzkosten und Zeit gespart.
• Verbesserte Verantwortlichkeit: Echtzeitverfolgung und Benachrichtigungen stellen sicher, dass die Beamten die Schlüssel umgehend zurückgeben und so ein hohes Maß an Verantwortlichkeit aufrechterhalten wird.
• Betriebseffizienz: Durch die Fernverwaltungsfunktionen und die einfache Bedienung wurde viel Verwaltungszeit gespart, sodass sich die Mitarbeiter auf die Sicherheit der Community konzentrieren können.