課題：

米国最大級のホテル管理会社である コンコード ホスピタリティは、鍵を管理する従来の方法の欠点を熟知していました。同社の施設は、スプレッドシート、紙のログ、大きくて、セキュリティも万全ではないキーボックスに依存していました。これらのプロセスは、権限の追跡が不可能であることや、紛失した鍵の責任をスタッフに負わせるのが難しいことなど、非効率を招いていました。

鍵の管理に関するセキュリティの低さは、経営陣に常に不安感を与えていました。。マスターキーを置き忘れたり紛失したりすると、ゲストの安全と施設の完全性が脅かされる可能性があり、リアルタイムの追跡が無ければ、運用の透明性も損なわれます。同社では、広大な施設全体で大量の鍵を管理するためのソリューションを必要としていました。

問題点

• 鍵管理のセキュリティの脆さ: 従来の方法ではリアルタイムで鍵の利用状況を確認できず、セキュリティ上の問題がありました。
• 説明責任の欠如: 鍵の使用に関する証拠や記録がないため、スタッフは鍵の紛失や説明のつかない使用に対して確実に責任を負うことができません。
• 鍵管理に関わる無駄な作業: 鍵を手動で管理するには、時間と労力が必要で、メリットはほとんどありませんでした。

Keycafe導入：

コンコード ホスピタリティは、ミシガン州の AC Hotel by Marriott と Hyatt House Lansing という 2 つの新しいホテル施設のオープン時に Keycafe の鍵管理システムを導入し、シンプルでありながら強力な鍵の管理を実現しました。従業員には、PINコードが割り当てられました。タッチスクリーン操作のデモンストレーションを実施するだけで、導入時のトレーニングも数分で完了しています。

従業員はシフトの開始時に出勤記録をし、すぐに SmartBox に向かい、PIN を入力してその日の割り当てられた鍵を受け取ります。シフトの終了時に、鍵は同じ方法で返却されます。マネージャーは Keycafe アプリを使用してすべての鍵の使用状況をリアルタイムで確認し、必要に応じてアクセス権限を変更します。このデジタル変革により、説明責任、セキュリティ、ワークフローの効率が向上しました。

コンコード ホスピタリティによるKeycafe導入

• スムーズな設置: 開梱から使用開始まで 2 時間足らず。SmartBoxを壁に取り付けて、クラウド接続すれば使用可能です。
• 簡単なトレーニング: 直感的に利用できるタッチパネルに PIN コードを入力するだけなので、従業員は5 分もかからず使用方法を習得できました。
• 遠隔管理: マネージャーは管理画面とアプリから使用して、鍵の使用状況をリアルタイムで確認して、返却遅延などの問題に遠隔から対応します。

成果：

Keycafe を導入して以来、コンコード ホスピタリティは 20 軒以上のホテル施設でセキュリティと運用効率を大幅に向上させました。鍵の管理が自動化されたため、管理者は使用状況を確認し、返却遅延などの問題にリアルタイムで積極的に対処できるようになりました。手作業の使用記録管理と鍵の所在確認が不要になり、オペレーションの効率化にも繋がっています。

重要なエリアへのアクセスを許可するマスター キーは、SmartBox に保存され、管理されるようになったため、不正アクセスの可能性が減りました。管理者は、リアルタイムの通知と遠隔からのアクセス権管理によって得られる安心感を高く評価しています。

チーフエンジニアのケビン・クラウス氏にとって、Keycafe は日々の業務に欠かせないツールとなっています。「鍵がどこにあり、いつ受け取られるかがわかるのが、私にとっては一番のメリットです。Keycafe 以外のシステムを使用している場合は、チャンスを逃しています。」

成果

• セキュリティの向上: 鍵の履歴管理により不正アクセスのリスクが軽減され、施設のセキュリティ・ゲストの安全性が強化されました。
• 業務の効率化: 手作業の鍵管理を自動化することでオペレーションを効率化して、より重要な業務に集中することができるようになりました。
• 説明責任の強化: リアルタイムのデータとビデオ映像による記録により、従業員が鍵の使用に対して責任を負うようになりました。