課題：
SERVPRO Campbellは、住宅や事業所の水害、火災、カビなどの被害からの復旧を支援する、業界をリードする復旧業者です。25台の車両と約30人の従業員を擁する当社にとって、鍵を常に安全に保ち、容易に見つけられるようにすることは非常に重要です。Keycafe導入前は、鍵は誰でも簡単に取り出せるオープンボックスの中に保管されていました。そのため、鍵の紛失、作業開始の遅延、交換費用の増加といった問題が発生していました。
オフィスマネージャーのコニー・ドラン氏は、「誰が鍵を取ったのか、最後に誰が鍵を見たのかを追跡する方法がありませんでした。大惨事でした」と語った。
問題点
- 紛失した鍵と置き忘れた鍵: 頻繁な置き忘れにより混乱と遅延が発生しました。
- 無駄な時間: 従業員は毎日、鍵を探すのに長い時間を費やしていました。
- 不要なコスト: 定期的なキーの交換や車両のキーの再作成にコストがかかります。
Keycafe導入：
SERVPROは、安全で使いやすい鍵管理ソリューションを探していた際にKeycafeを見つけました。鍵を安全に保管し、スタッフに個別のアクセスコードを付与し、どこからでも使用状況を追跡できる機能が、すぐに気に入りました。
現在、従業員は個人コードを使ってKeycafe SmartBoxから車の鍵、ガソリンカード、施設の鍵を取り出し、シフト終了時に返却することで一日を始めています。コニー氏は、「作業員は出勤時に鍵の場所を正確に把握しているので、一日を始めることができます」と説明します。マネージャーは鍵の操作ごとに通知を受け取り、Keycafeアプリを使って誰がどの鍵にいつアクセスしたかを確認できます。ワンタイム予約機能も非常に役立っており、請負業者はマネージャーが現場にいなくても鍵にアクセスできます。「スマートフォンからリモート操作することもできます」とコニー氏は付け加えました。
SERVPROの実装
- 日常業務: スタッフは PIN コードを使用して鍵を受け取ったり返却したりします。
- 権限グループ: アクセス レベルは従業員の役割に基づいて割り当てられます。
- 緊急アクセス: システムは緊急の作業のために 24 時間アクセスをサポートします。
- リモート請負業者のアクセス: ベンダーには一時的なアクセスを簡単に許可できます。
- クイックセットアップ: システムの設計により、トレーニングがシンプルかつ迅速になりました。
「もしあなたの車両管理にKeycafeをご利用でないなら、それは大きな損失です。これはすべての鍵を一箇所で管理できる素晴らしいシステムです。」
成果：
Keycafeへの切り替え以来、SERVPROは明らかな改善を実感しています。鍵の紛失はなくなり、スタッフは不要な遅延なく時間通りにシフトを開始できます。万が一鍵を紛失した場合でも、管理者は鍵の使用履歴を確認し、担当スタッフを迅速に見つけることができます。コニー氏は、「Keycafe導入による最大の経済的メリットは、スタッフが鍵を探すコストを削減できたことです」と述べています。
Keycafeアプリのリモート機能により、管理者は鍵の使用状況を完全に把握できるようになり、現場にいても業務状況を把握し、より迅速な意思決定を行うことができます。結果として、KeycafeのシステムによりSERVPROは車両と施設の鍵の管理を容易にし、鍵の交換や鍵屋サービスに関連するコストを大幅に削減することができました。
成果
- 説明責任の向上: スタッフは鍵の使用状況が追跡されていることを知っているので、鍵の紛失はもはや定期的な問題ではなくなりました。
- 時間効率: 従業員は、鍵が返却されるのを待つことなく、毎日すぐに出発できます。
- コスト削減: 鍵の交換や再鍵作成にかかる費用が削減されます。
- 運用の柔軟性: マネージャーはベンダーとスタッフのアクセスをリモートで管理できます。
