課題：
人口 25,000 人のミネアポリス郊外の治安維持に責任を持つチャンプリン警察署は、鍵の管理に頭を悩ませていました。警察署には 20 台以上のパトカーがあり、鍵へのアクセスを管理する必要がありました。鍵は壁に取り付けられた小さなキャビネットに収納されていましたが、様々な問題点を抱えていました。キャビネットはサイズ的に小さすぎ、高度なオンライン管理や履歴確認機能もありませんでした。
効果的なシステムがないために、警察署は頻繁に鍵を紛失し、その都度、高価な交換が必要でした。1件あたり、最大500 ドルの再作成費用がかかります。リアルタイムの追跡システムがないため、警官は誰が最後に鍵を使用したかを簡単に特定できず、混乱、時間の浪費、責任のなすり合いにつながっていました。鍵の管理は構造的に機能不全に陥り始め、警察署はより耐久性があり信頼性の高いソリューションを模索するようになりました。
問題点
- 高価な鍵交換: パトカーの鍵は、交換に高額な費用がかかります。頻繁に紛失すると、運用コストとセキュリティ上の懸念が増大します。
- 不適切なシステム: 既存のソリューションはすべての鍵を適切に収容できるほど大きくなく、オンライン管理機能が備わっていませんでした。
- 説明責任の欠如: リアルタイムで使用履歴が確認できない為、誰が最後に鍵を使用したかを判断することが難しく、非効率かつ、潜在的なセキュリティ リスクにつながります。
Keycafe導入：
いくつかの選択肢を評価した後、部門のリーダーは、高度なクラウドベースの管理システム、使いやすさ、魅力的なデザインを理由に Keycafe を選択しました。Matt Smith 中尉は次のように述べています。「私たちはいくつかの類似のソリューションを検討しました。Keycafe が際立っていたのは、堅牢なオンライン/クラウド管理オプション、キーボックスのデザインとサイズ、ソフトウェアの観点から多くの機能が備わっていることでした。また、Keycafe システムは、他のほとんどの類似オプションよりもかなり魅力的でした。私たちは、このソリューションが点呼室に設置されることを知っていました。そのため、壁に掛けられた巨大な工業用金属ボックスのように見えず、シャープでプロフェッショナルな外観にしたかったのです。」
Keycafe を利用することで、警察署は車両とオフィスの両方の鍵をすべて、インターネットに接続されたあらゆるデバイスからクラウドベースで管理できるようになりました。鍵の使用状況をリアルタイムで追跡し、特定の鍵を特定の警官に割り当て、鍵が時間どおりに返却されなかった場合に通知を設定することができます。Keycafe のハードウェアは耐久性が高いため、このシステムは警察署にとって長期的な投資となることが確実です。
チャンプリン警察署によるKeycafe導入
- シンプルなワークフロー: ユーザーバッジまたは PIN を使用してログインし、タッチパネルから鍵の名前を選択するだけで、鍵を受け取ることができます。鍵の使用履歴は自動的に記録されます。
- きめ細かなアクセス権管理: 施錠されたオフィスの鍵など、特定の鍵に個別のアクセス権を設定できます。鍵へのアクセス権管理の柔軟性とセキュリティが向上します。
- リモート管理機能: 鍵へのアクセス権を遠隔から管理できるため、PIN を忘れた場合やその他の問題が発生した場合にも、迅速に解決できます。
「SmartBoxを設置した際には、全員が非常に好意的に受け止め、興奮していました。このシステムを導入してから、鍵をを紛失したことは一度もありません。」
成果：
Keycafe を導入して以来、チャンプリン警察署は鍵を 1 つも紛失しておらず、交換に伴う高額なコストを削減しています。鍵を遠隔でリアルタイムに追跡できるようになったことで、警官の責任感が高まり、これまで手がかりもなく紛失した鍵を追いかけなければならなかったスミス警部補の業務時間は大幅に節約されました。
同部門では、物理的な鍵を複製せずに複数のユーザーに鍵を割り当てることができるなど、予想外のメリットも実現しました。これにより、コストがさらに削減され、運用効率が向上しました。さらに、Keycafe システムのユーザーフレンドリーなインターフェイスと堅牢なソフトウェアにより、鍵の管理業務が簡素化され、車両管理者の業務は効率化されました。
「鍵の管理にKeycafeを選んだのは間違いなく正しい決断でした」とスミス氏は言います。
成果
- 鍵の紛失件数ゼロ: Keycafe を導入して以来、部門では鍵を紛失しておらず、交換費用の削減と労時間の効率化で数千ドルに相応するコストを抑えています。
- 説明責任の向上: リアルタイムで使用履歴が通知されることから、鍵は速やかに返却されるようになり、明確な説明責任を維持できています。
- 運用効率: リモート管理機能と使いやすさにより、管理にかかる時間が大幅に節約されて、スタッフはコミュニティの安全維持に集中できるようになりました。
