課題：
人口 25,000 人のミネアポリス郊外の治安維持に責任を持つチャンプリン警察署は、既存の鍵管理システムで何度も頭を悩ませていました。警察署には 20 台以上のパトカーがあり、鍵とキー フォブへのアクセスを追跡する必要がありました。警察署のシステムは壁に取り付けられたいくつかの小さな箱で構成されていましたが、すぐに不十分であることが判明しました。コンパートメントはすべての鍵、特に大きなキー フォブを収容するには小さすぎ、高度なオンライン管理や追跡機能もありませんでした。
効果的なシステムがないために、警察署は頻繁に鍵を紛失し、その結果、高価な交換が必要になりました。キーホルダーの中には、1 つあたり最大 500 ドルかかるものもありました。リアルタイムの追跡システムがないため、警官は誰が最後に鍵を使用したかを簡単に特定できず、混乱、時間の浪費、責任のなすり合いにつながっていました。さらに、以前のシステムは構造的に機能不全に陥り始め、警察署はより耐久性があり信頼性の高いソリューションを模索するようになりました。
問題点
- 高価なキー交換: パトカーのキーが頻繁に紛失すると、交換に高額な費用がかかり、運用コストとセキュリティ上の懸念が増大します。
- 不適切なシステム: 既存のソリューションはすべてのキーを適切に収容できるほど大きくなく、重要なオンライン管理機能が欠けていました。
- 説明責任の欠如: リアルタイムの追跡がないと、誰が最後にキーを使用したかを判断することが難しく、非効率性と潜在的なセキュリティ リスクにつながります。
Keycafe導入：
いくつかの選択肢を評価した後、部門のリーダーは、高度なクラウドベースの管理システム、使いやすさ、魅力的なデザインを理由に Keycafe を選択しました。Matt Smith 中尉は次のように述べています。「私たちはいくつかの類似のソリューションを検討しました。Keycafe が際立っていたのは、堅牢なオンライン/クラウド管理オプション、キーボックスのデザインとサイズ、ソフトウェアの観点から多くの機能が備わっていることでした。また、Keycafe システムは、他のほとんどの類似オプションよりもかなり魅力的でした。私たちは、このソリューションを点呼室に設置することを知っていました。そのため、壁に掛けられた巨大な工業用金属ボックスのように見えず、シャープでプロフェッショナルな外観にしたかったのです。」
Keycafe を利用することで、警察署は車両とオフィスの両方の鍵をすべて、インターネットに接続されたあらゆるデバイスからアクセスできるクラウドベースの集中システムで管理できるようになりました。鍵の使用状況をリアルタイムで追跡し、特定の鍵を特定の警官に割り当て、鍵が時間どおりに返却されなかった場合に通知を設定することができます。Keycafe のハードウェアは耐久性が高いため、このシステムは警察署にとって長期的な投資となることが確実です。
チャンプリン警察署の実施
- シンプルなワークフロー: 担当者はキーフォブまたは PIN を使用してログインし、タッチスクリーン インターフェイスから目的のキーを選択すると、システムが自動的にトランザクションを記録します。
- きめ細かなアクセス制御: 監督スタッフは、施錠されたオフィスなどの特定のキーに個別にアクセスできるため、柔軟性とセキュリティが向上します。
- リモート管理機能: 管理者はキーとアクセスをリモートで管理できるため、PIN を忘れた場合やその他のアクセスの問題が発生した場合に迅速に解決できます。
「Keycafe を初めて導入したとき、ここにいる全員が非常に好意的に受け止め、興奮していました。このシステムを導入してから、鍵やキーフォブを紛失したことは一度もありません。」
成果：
Keycafe を導入して以来、チャンプリン警察署は鍵を 1 つも紛失しておらず、交換に伴う高額なコストを削減しています。鍵を遠隔でリアルタイムに追跡できるようになったことで、警官の責任感が高まり、これまで手がかりもなく紛失した鍵を追いかけなければならなかったスミス警部補の時間を大幅に節約できました。
同部門では、物理的なキーを複製せずに複数のユーザーにキーを割り当てることができるなど、予想外のメリットも実現しました。これにより、コストがさらに削減され、運用効率が向上しました。さらに、Keycafe システムのユーザーフレンドリーなインターフェイスと堅牢なバックエンド ソフトウェアにより、管理キー管理タスクが簡素化され、車両管理者の時間が節約されました。
「鍵の管理にKeycafeを選んだのは間違いなく正しい決断でした」とスミス氏は言います。
成果
- 紛失鍵ゼロ: Keycafe を導入して以来、部門では鍵を紛失しておらず、交換コストと時間の節約に数千ドルを費やしています。
- 説明責任の向上: リアルタイムの追跡と通知により、担当者が鍵を速やかに返却し、高いレベルの説明責任を維持できます。
- 運用効率: リモート管理機能と使いやすさにより、管理にかかる時間が大幅に節約され、スタッフはコミュニティの安全維持に集中できるようになりました。
