SunVena ソーラーケーススタディ

課題：

フロリダを拠点とする太陽光発電プロバイダーの SunVena Solar では、3 つの地域オフィスにまたがる増え続ける車両の鍵の管理が煩雑で、ミスが発生しやすい状況でした。同社は当初、ボードにフックを付ける基本的なシステムを使用し、その後は従来のロックボックスを使用しましたが、これらのシステムは不十分であることが判明しました。サインアウトシートが提供されてもほとんど記入されなかったため、十分な説明責任が果たされず、鍵の紛失や車両の無断使用などの問題が頻繁に発生していました。

会社が拡大するにつれ、この手動システムの非効率性が明らかになりました。従業員は鍵の追跡に苦労し、鍵が紛失したり、誤って記録されたりすることがよくあり、その結果、顧客への対応が遅れ、リソースの管理が不十分になりました。この無秩序なアプローチは、日常業務に影響するだけでなく、さまざまな鍵に誰がアクセスできるかを確実に追跡する方法がなかったため、セキュリティ上のリスクも生じました。時には、スタッフがポケットに鍵を忘れて、シフト後に家に持ち帰ることもありました。

問題点

説明責任の欠如: 手動のチェックアウトプロセスにより、キーの使用状況を追跡することが困難になり、キーが紛失したり、最後に車両を使用したのが誰かについて混乱が生じたりしました。
セキュリティ上の懸念: 従来のロックボックスとフックのシステムでは、不正アクセスを十分に防止できませんでした。
リモート管理なし: オフサイトからキーをすばやく見つけたり、車両の割り当てを管理したりできないため、遅延や非効率が生じ、プロジェクトのタイムラインに影響を及ぼしました。

Keycafe導入：

安全管理者の Pete Kelting 氏は、Keycafe を発見してすぐに、特に堅牢なセキュリティ機能、使いやすさ、リモートで鍵の使用状況を監視できる機能により、信頼できる鍵管理ソリューションであると認識しました。Keycafe の SmartBox のインストールは簡単でした。30 分以内に、システムが壁に取り付けられ、稼働しました。「Keycafe のオンボーディングとカスタマーサービスは、これまで経験した中で最高です。」

Keycafe への移行により、従業員がシフトを開始するときに SmartBox で NFC バッジを使用して認証し、その日の車のキーをチェックアウトするというシンプルなワークフローが実現しました。シフトの終了時には、同じ方法でキーを返却します。すべてのトランザクションは記録および監視され、キーが返却されていない場合は管理者に通知されます。さらに、ガソリンのクレジットカードも SmartBox に保管されるため、すべての経費が記録されます。

ピート氏にとって、Sunvena の 3 つの支店の鍵をリモートで確認および管理できる機能は非常に貴重です。「モバイルアプリを使用すると、すべての情報にすぐにアクセスできます。鍵の履歴を確認できます。最後に使用した人物、鍵を預けた日時、鍵を受け取った日時、日付、時刻を確認できます。」

SunVena Solarの実装

簡単なセットアップとオンボーディング: SmartBoxes のインストールにはわずか 30 分しかかからず、スタッフはシステムの使い方をすぐに理解しました。
確実なキーアクセス: 承認されたユーザーはバッジをタップするだけでキーとガソリンカードをチェックアウトできるため、必要なキーが実際にそこにあることを確信できます。
リモート監視: Keycafe アプリを使用すると、管理者はキーのトランザクションをリアルタイムで監視し、さまざまな場所でのキーの使用状況をすぐに把握できます。

「Keycafe のおかげで、従業員がシフト終了時に誤って鍵をポケットに入れたまま家に持ち帰ってしまうという問題がなくなりました。」

成果：

SunVena Solar は Keycafe を導入して以来、鍵管理の効率と車両の可用性の信頼性が著しく向上しました。リモートで鍵を追跡および管理できるようになったことで、完全な説明責任が確保され、鍵の紛失が減りました。このシステムにより、車両の不正使用が防止され、鍵が紛失した場合でも最後に鍵を持っていたドライバーが正確にわかるため、安心感も得られます。

最終的に、Keycafe を使用することで、従業員が必要な鍵や備品にスムーズにアクセスでき、作業の遅れが減りました。「大幅に時間が節約されました。鍵を取りにいく従業員のイライラが減りました。Keycafe がなければ、私たちはどうしたらよいかわかりません。」

成果

強化されたセキュリティ: すべてのアクセスはログに記録され、内蔵ビデオカメラで録画されます。カスタム権限により、車両への不正アクセスを防止します。
節約された時間: 常に鍵の場所がわかるようになったため、スタッフがシフトを開始し、特定の車両を運転する予定なのに鍵が見つからないという問題が解消されました。
最適化された作業スケジュール: 作業員が鍵を返却する時間を確認することで、管理者は翌日の理想的な作業スケジュールの長さと安全な開始時間を決定できます。