課題：
インディアナ州ローレンスバーグの Signarama は、車両や機器の最新の電子キーの交換コストが高額であることに直面し、何かを変える必要があると認識していました。トラック、トレーラー、機器のキーの物流を管理する既存のプロセスは、運用上の大きな頭痛の種でした。ゼネラル マネージャーの Bill Hall は、特定の時点でキーの責任者が誰であるかを確認する方法がないため、車両が損傷したりキーを紛失したりした場合に責任を問う人がいないことを特に懸念していました。この問題は、財政的な負担を強い、チームの効率を低下させるだけでなく、説明責任に関してスタッフの不注意を助長していました。
問題点
- 頻繁なキーの紛失: 運用の非効率性と遅延につながりました。
- 高い交換コスト: 新しいキーと車両フォブの購入と再プログラムにより、会社に財政的な圧力がかかります。
- 説明責任の欠如: 問題が発生したときに各キーの責任者が誰であるかを追跡することが困難です。
Keycafe導入：
以前、同様の鍵追跡の課題に直面していたデトロイトの Signarama の店舗から Keycafe について聞いた Bill は、連絡を取り、すぐに Keycafe の SmartBox 鍵管理システムを導入しました。ローレンスバーグの店舗のチームは、セットアップの簡単さと、日常業務に Keycafe がすぐに統合され、各チーム メンバーが鍵の受け取りと返却に使用する固有のコードを持つ構造化されたプロセスが作成されたことに感銘を受けました。コードにより、使用を許可された鍵にのみアクセスでき、すべてのトランザクションが自動的に記録されます。これにより、説明責任が明確になっただけでなく、Signarama の資産の安全で効率的な管理も確保されました。
Signarama Lawrenceburgの実装
- PIN コード認証: スタッフは固有の識別コードを使用して、SmartBox で鍵を受け取ったり返却したりします。
- 否定できない説明責任: アクセス履歴ログにより、誰がどのキーをいつ持っていたかを正確に追跡できます。
- 迅速なオンボーディング: 簡単なセットアップとユーザーフレンドリーなソフトウェアにより、チームはすぐにシステムを使い始めることができました。
「使いやすく、誰がどの鍵を持っているか常に把握できます。すべての鍵は常に返却され、鍵を交換する必要もないため、コストを大幅に削減できます。」
成果：
Signarama Lawrenceburg は、Keycafe を使用して鍵を保管、配布、追跡し始めたその日から、全体的な業務効率が明らかに向上したことに気づきました。このシステムは直感的なため、チームはすぐにこのシステムを採用し、仕事に透明性と説明責任がもたらされたことを高く評価しました。経営陣が新たに得た安心感は、次に鍵を紛失し、次に予想外の交換費用が発生するという、これまで常に感じていた不安とはまったく対照的でした。これにより、時間と費用が節約されただけでなく、会社の資産のスケジュールと使用に対するより積極的で説明責任のあるアプローチも促進されました。
成果
- 鍵返却率100%: Keycafe導入以来、当社では鍵の紛失は1件も発生していません。
- 説明責任に向けた文化の転換: スタッフは、自分のキーの使用状況が追跡され、自分と結び付けられていることを知っているので、自分が管理する機器をより慎重に扱うようになりました。
- 積極的なスケジュール設定: 使用状況が記録されるようになったため、スタッフはトラックや機器の使用スケジュールをより熱心に立てるようになりました。
