課題：

カナダ全土に複数の拠点を構え、施設から数百台の車両が定期的に出入りする Somerville Auto Group は、多様な車両群の鍵の管理ミスという課題に直面していました。83 人の従業員がさまざまなトラック、バン、その他の商用車をリースやレンタル用に扱っており、壁のフックを使って手作業で鍵を管理するのは、手間がかかるだけでなく、人為的ミスも発生しがちでした。

全国車両運用部長のディーン・アール氏は、自分とチームが毎日、置き忘れた鍵を探して、誰がいつ最後に鍵を取ったかを追跡するのに貴重な時間を費やしていることによく気付きました。これにより、コミュニケーション不足や業務の遅延が頻繁に発生し、最終的には顧客に影響を及ぼしていました。

紛失した鍵の交換による経済的影響、スタッフの時間の損失、部門間のフラストレーションは、会社を悩ませる大きな障害でした。

問題点

• 紛失した鍵の交換費用: 現代の自動車の鍵は交換ごとに 400 ドル以上かかるため、長期的には深刻な経済的影響が生じます。
• 時間の損失: スタッフは、追跡するための手がかりもなく、紛失した鍵を探すのに時間を浪費し、定期的にフラストレーションを感じていました。
• 説明責任なし: 壁のフックにより、使用の証拠やタイムラインなしに、誰でも鍵を受け取ったり返却したりできるようになりました。

Keycafe導入：

経営陣は、いくつかの鍵管理オプションを評価した後、包括的なサポート、優れたセキュリティ機能、そして国土の反対側からのリモート管理を可能にするユーザーフレンドリーなアプリベースのシステムを考慮して、カナダ全土の 3 か所に Keycafe を導入することを決定しました。Keycafe のソリューションは、鍵の使用状況をリアルタイムで追跡し、詳細に記録する機能も備えており、Somerville Auto Group が直面していた説明責任と時間の浪費という根本的な問題に対処できるという点でも際立っていました。

トロントにある同社の最大の設備は 345 個の鍵を収容でき、事業の成長に合わせて拡張ユニットを追加できる余裕があります。Keycafe のフォブ ベースのシステムでは、各従業員が個人用のフォブを認証装置として使用して鍵の出し入れを行えます。この自動化されたシステムはすべての鍵取引を記録し、誰がどの鍵をいつ持っていたかを簡単に追跡できます。鍵の使用状況をリアルタイムで可視化することで、鍵を探す時間が短縮されるだけでなく、許可された担当者だけが特定の鍵にアクセスできるようにすることで、全体的なセキュリティも強化されました。

サマービルオートグループの実装

• リアルタイム在庫: Keycafe のソフトウェアは、どの車両キーが SmartBox 内にあるか、どのキーが現在使用されているか、そして誰が使用しているかを表示します。
• フォブベースの認証: キーとスタッフは両方とも SmartBox の NFC フォブで識別されるため、キーの使用状況が追跡されます。
• 集中管理: 管理者は、すべての場所の主要な在庫と権限を表示および制御できるため、完全な監視が可能になります。

成果：

Keycafe の自動鍵管理システムにより、鍵の紛失の問題が効果的に解消され、時間とコストを大幅に節約できました。鍵の使用状況が明確に記録されるため、説明責任は避けられず、鍵の出し入れを管理するプロセスが簡素化されました。Keycafe のカスタマー サクセス チームが継続的に教育を実施していることも、スタッフ全員から好意的に受け止められる一因となっています。

当初は変化に抵抗していた旧態依然とした従業員もすぐに適応し、使いやすさに驚きました。鍵を探すのに費やしていた時間を、より生産性の高い作業に再配分しました。金銭面では、鍵の紛失がなくなったことで、会社は交換費用と人件費の両方でかなりの金額を節約できました。

Somerville Auto Group での Keycafe 導入の成功により、日常業務が改善されただけでなく、かつてはストレスの原因であったものが長期的な利益をもたらすツールへと変化しました。

成果

• 鍵の紛失はなくなりました: Keycafe のシステムを導入して以来、3 つの場所で鍵が 1 つも紛失しなくなりました。
• 回復時間: スタッフは紛失した鍵を心配したり探したりすることに時間を費やす必要がなくなりました。
• ユーザーの説明責任: スタッフは、すべての使用状況が追跡されていることを認識し、キーの返却についてより意識的になります。