Sfida

Situato a Nara, la capitale del Giappone risalente all'VIII secolo, l'Ehon Hotel ("Hotel del libro illustrato" in giapponese) fa rivivere la magia delle storie fantasiose e delle splendide illustrazioni dei libri illustrati di tutto il mondo. Bambini e adulti hanno accesso a libri pop-up, libri da visita e libri su questioni di genere e ambientali, molti dei quali provenienti dall'Italia. Poiché questi temi sono raramente trattati nei libri illustrati locali, l'Ehon Hotel spera di mettere in contatto i suoi ospiti con il mondo al di fuori del Giappone.

Molti ospiti arrivano con bambini e sono inclini ad arrivare in ritardo agli orari di check-in prestabiliti. Inoltre, l'hotel accetta un solo gruppo di ospiti al giorno, quindi era inefficiente programmare il personale in loco solo per la procedura di check-in/check-out. Per consentire al team di concentrarsi sulle attività di pulizia, l'hotel voleva che le operazioni di check-in fossero gestite da personale di back office remoto. È stata presa in considerazione la possibilità di applicare un lucchetto intelligente alla porta, ma l'opzione non era fattibile con il tipo di porta in questione.

Era evidente la necessità di un'opzione di check-in flessibile, per cui l'hotel ha iniziato a esaminare i diversi sistemi presenti sul mercato. Per l'Ehon Hotel, la stabilità e la facilità d'uso per gli ospiti erano le priorità nella scelta del sistema.

Soluzione

La facilità d'uso dello store online, la rapidità di consegna e la facilità di installazione di Keycafe sono risultati fattori decisivi per la scelta finale. Tuttavia, la ragione principale per cui Ehon Hotel ha scelto Keycafe è stata la possibilità di assegnare e modificare gli accessi da remoto in tempo reale, consentendo al personale di essere fuori sede e di assistere comunque gli ospiti quando necessario.

Ehon Hotel sfrutta l'integrazione con Airbnb di Keycafe. Non appena viene effettuata una prenotazione, viene creato automaticamente un codice di accesso univoco che viene inviato all'ospite in prossimità della data di check-in. Una volta arrivato in hotel, il cliente può ritirare la chiave della camera utilizzando il codice presso la SmartBox di Keycafe.

Ogni volta che si verifica una cancellazione o una modifica della prenotazione, il software Keycafe aggiorna l'accesso di conseguenza. “Non dobbiamo più preoccuparci se abbiamo inviato o meno le chiavi di accesso agli ospiti, il che è un grande sollievo“, afferma la signora Hijiya, manager dell'Ehon Hotel.

Risultato

Quando l'hotel è stato aperto nel dicembre 2021, il team di gestione era preoccupato se i propri clienti si sarebbero sentiti a proprio agio con un sistema di check-in automatico. Hanno studiato altri hotel con sistemi simili e testato ripetutamente il proprio funzionamento.

" Onestamente, per un po' ci siamo preoccupati che gli ospiti potessero effettuare il check-in senza problemi. Alla fine tutto ha funzionato bene. A posteriori, la pandemia ha spinto la digitalizzazione dei servizi e i processi di self-check-in si sono ampiamente diffusi e consolidati. Finora non abbiamo riscontrato alcun problema significativo e Keycafe è diventato il fulcro della nostra attività", ha commentato la signora Hijiya.

"Non siamo esperti di informatica, quindi la configurazione di Keycafe ci ha intimorito un po'. Per fortuna abbiamo scoperto che tutte le funzioni necessarie erano lì, e Keycafe è molto intuitivo".