Sfida

La gestione delle chiavi del crescente parco veicoli di SunVena Solar, fornitore di energia solare con sede in Florida, era confusa e soggetta a errori. Inizialmente l'azienda utilizzava un sistema di base con ganci su una lavagna e successivamente una cassetta di sicurezza tradizionale, ma questi metodi si sono rivelati inadeguati. Mancavano di un'appropriata responsabilità, in quanto veniva predisposto un foglio per la firma, ma raramente veniva compilato, con conseguenti problemi ricorrenti, come la mancanza di chiavi e l'uso non autorizzato dei veicoli.

Le inefficienze di questo sistema manuale sono diventate evidenti con la crescita dell'azienda. I dipendenti faticavano a rintracciare le chiavi, che spesso risultavano mancanti o registrate in modo errato, con conseguenti ritardi per i clienti e una pessima gestione delle risorse. Questo approccio disorganizzato non solo incideva sulle operazioni quotidiane, ma comportava anche rischi per la sicurezza, poiché non esisteva un modo affidabile per tenere traccia di chi aveva accesso alle diverse chiavi. A volte i membri del personale dimenticavano le chiavi in tasca e le portavano a casa dopo il turno.

Punti Dolenti

• Mancanza di responsabilità: il processo di check-out manuale rendeva difficile tracciare l'utilizzo delle chiavi, con la conseguente perdita e confusione su chi avesse utilizzato per ultimo un veicolo.
• Problemi di sicurezza: I tradizionali sistemi di cassette di sicurezza e ganci non erano sufficienti a impedire l'accesso non autorizzato.
• Nessuna gestione remota: L'impossibilità di localizzare rapidamente le chiavi e di gestire le assegnazioni dei veicoli da un'altra sede ha causato ritardi e disservizi, incidendo sulle tempistiche del progetto.

Soluzione

Il responsabile della sicurezza Pete Kelting ha scoperto Keycafe e l'ha subito riconosciuta come una soluzione affidabile per la gestione delle chiavi, in particolare per le solide caratteristiche di sicurezza, la facilità d'uso e la possibilità di monitorare l'utilizzo delle chiavi da remoto. L'installazione dello SmartBox di Keycafe è stata semplice. Nel giro di 30 minuti, il sistema è stato installato e reso operativo. “Il servizio di assistenza di Keycafe è il migliore con cui abbia mai avuto a che fare”.

Il passaggio a Keycafe ha consentito un flusso di lavoro agevole in cui i dipendenti iniziano il loro turno autenticandosi presso lo SmartBox con un badge NFC e ritirano le chiavi del veicolo per la giornata. Alla fine del turno, restituiscono le chiavi nello stesso modo. Ogni transazione viene registrata e monitorata e i responsabili vengono avvisati in caso di mancata restituzione delle chiavi. Come bonus aggiuntivo, anche le carte di credito per la benzina sono conservate nello SmartBox, in modo da contabilizzare tutte le spese.

Per Pete, la possibilità di visualizzare e gestire in remoto le chiavi delle tre filiali di Sunvena è stata preziosa. "L'applicazione mobile consente di accedere immediatamente a qualsiasi informazione. Posso vedere lo storico delle chiavi. Posso verificare chi l'ha usata l'ultima volta, quando l'ha lasciata, quando l'ha ritirata, la data e l'ora”.

Implementazione di SunVena Solar

• Configurazione e onboarding semplici: Ci sono voluti solo 30 minuti per installare gli SmartBox e il personale ha capito subito come utilizzare il sistema.
• Accesso sicuro alle chiavi: Le chiavi e le tessere del carburante vengono controllate con un semplice tap su un badge dagli utenti autorizzati, in grado di garantire che le chiavi di cui hanno bisogno siano effettivamente lì.
• Monitoraggio remoto: L'app Keycafe consente agli amministratori di monitorare le transazioni delle chiavi in tempo reale, fornendo una panoramica immediata dell'utilizzo delle chiavi in diverse sedi.

Risultato

Da quando ha implementato Keycafe, SunVena Solar ha registrato un notevole miglioramento nell'efficienza della gestione delle chiavi e nell'affidabilità della disponibilità dei veicoli. La capacità dell'azienda di tracciare e gestire le chiavi da remoto ha portato a una piena consapevolezza e a una riduzione dei casi di smarrimento delle chiavi. Questo sistema ha inoltre garantito la tranquillità di sapere che l'uso non autorizzato dei veicoli della flotta è impedito e che quando una chiave viene smarrita, si sa esattamente quale autista l'ha posseduta per ultimo.

In definitiva, l'utilizzo di Keycafe ha permesso ai dipendenti di accedere senza problemi alle chiavi e alle attrezzature di cui hanno bisogno, riducendo i ritardi nel lavoro. “Ha permesso di risparmiare molto tempo. Ha ridotto la frustrazione dei dipendenti che cercano di procurarsi le chiavi. Non immaginiamo come avremmo fatto senza Keycafe”.

Il Risultato

• Maggiore sicurezza: Tutti gli accessi vengono registrati con la videocamera integrata. L' autorizzazione personalizzata impedisce l'utilizzo dei veicoli della flotta da parte di persone non addette ai lavori.
• Risparmio di tempo: Sapere dove si trovano le chiavi in ogni momento ha eliminato il problema del personale che inizia il turno, si aspetta di guidare un determinato veicolo e non riesce a reperire le chiavi.
• Ottimizzazione dei programmi di lavoro: Osservando quando gli operatori riconsegnano le chiavi, la direzione può determinare la durata ideale dei programmi di lavoro e gli orari di inizio sicuri per il giorno successivo.