Sfida

Per il fornitore di energia solare SunVena Solar con sede in Florida, la gestione delle chiavi per la sua crescente flotta di veicoli in tre sedi regionali era fonte di confusione e soggetta a errori. Inizialmente, l'azienda utilizzava un sistema di base di ganci su una tavola e in seguito una tradizionale cassetta di sicurezza, ma questi sistemi si sono rivelati insufficienti. Non fornivano un'adeguata rendicontazione, poiché veniva fornito un foglio di disconnessione ma raramente compilato, il che portava a frequenti problemi come chiavi mancanti e uso non autorizzato del veicolo.

Le inefficienze di questo sistema manuale divennero evidenti con l'espansione dell'azienda. I dipendenti avevano difficoltà a rintracciare le chiavi, spesso trovandole mancanti o registrate in modo errato, il che causava ritardi per i clienti e una cattiva gestione delle risorse. Questo approccio disorganizzato non solo influiva sulle operazioni quotidiane, ma poneva anche rischi per la sicurezza, poiché non esisteva un modo affidabile per tracciare chi aveva accesso alle diverse chiavi. A volte, i membri dello staff dimenticavano persino le chiavi in tasca e le riportavano a casa dopo un turno.

Punti Dolenti

• Mancanza di responsabilità: Il processo di check-out manuale ha reso difficile tracciare l'utilizzo delle chiavi, causando la perdita delle stesse e confusione su chi avesse utilizzato per ultimo un veicolo.
• Problemi di sicurezza: I tradizionali sistemi di cassette di sicurezza e ganci non erano sufficienti a impedire l'accesso non autorizzato.
• Nessuna gestione remota: L'impossibilità di individuare rapidamente le chiavi e gestire le assegnazioni dei veicoli da fuori sede ha causato ritardi e inefficienze, influendo sulle tempistiche del progetto.

Soluzione

Il responsabile della sicurezza Pete Kelting ha scoperto Keycafe e l'ha immediatamente riconosciuta come una soluzione affidabile per la gestione delle chiavi, in particolare per le solide funzionalità di sicurezza, la facilità d'uso e la possibilità di monitorare l'utilizzo delle chiavi da remoto. L'installazione di SmartBox di Keycafe è stata semplice. In 30 minuti, il sistema era installato sul muro e operativo. "L'onboarding e il servizio clienti di Keycafe sono i migliori con cui abbia mai avuto a che fare".

Il passaggio a Keycafe ha consentito un flusso di lavoro semplice in cui i dipendenti iniziano il turno autenticandosi presso lo SmartBox con un badge NFC e ritirano le chiavi del veicolo per la giornata. Alla fine del turno, restituiscono le chiavi nello stesso modo. Ogni transazione viene registrata e monitorata e i responsabili vengono avvisati se le chiavi non vengono restituite. Come ulteriore vantaggio, anche le carte di credito per la benzina vengono conservate nello SmartBox, quindi tutte le spese vengono contabilizzate.

Per Pete, la possibilità di visualizzare e gestire da remoto le chiavi nelle tre filiali di Sunvena è stata inestimabile. "L'app mobile ti dà accesso immediato per vedere tutto. Posso vedere la cronologia delle chiavi. Posso vedere chi l'ha usata per ultimo, quando l'ha lasciata, quando l'ha ritirata, data e ora."

Implementazione di SunVena Solar

• Configurazione e onboarding semplici: Ci sono voluti solo 30 minuti per installare gli SmartBox e il personale ha capito subito come utilizzare il sistema.
• Accesso sicuro alle chiavi: Le chiavi e le carte carburante vengono verificate con il semplice tocco di un badge dagli utenti autorizzati, che ora hanno la certezza che le chiavi di cui hanno bisogno siano effettivamente lì.
• Monitoraggio remoto: L'app Keycafe consente agli amministratori di monitorare le transazioni delle chiavi in tempo reale, fornendo una panoramica immediata dell'utilizzo delle chiavi in diverse sedi.

Risultato

Da quando ha implementato Keycafe, SunVena Solar ha riscontrato un notevole miglioramento nell'efficienza della gestione delle chiavi e nell'affidabilità della disponibilità dei veicoli. La capacità dell'azienda di tracciare e gestire le chiavi da remoto ha portato a una piena responsabilità e ha ridotto i casi di chiavi smarrite. Questo sistema ha anche fornito tranquillità, sapendo che l'uso non autorizzato dei veicoli della flotta è impedito e quando una chiave viene smarrita, sanno esattamente quale conducente l'ha avuta per ultimo.

In definitiva, l'utilizzo di Keycafe ha portato a un processo fluido per i dipendenti per accedere alle chiavi e alle attrezzature di cui hanno bisogno, e a meno ritardi nel lavoro. "Ha fatto risparmiare un sacco di tempo. Ha ridotto la frustrazione dei dipendenti che cercano di ottenere le loro chiavi. Non riusciamo a capire cosa faremmo senza Keycafe."

Il Risultato

• Sicurezza avanzata: Tutti gli accessi vengono registrati e registrati con la videocamera integrata. L'accesso non autorizzato ai veicoli della flotta viene impedito grazie alle autorizzazioni personalizzate.
• Tempo risparmiato: Sapere sempre dove si trovano le chiavi ha eliminato il problema del personale che iniziava il turno, si aspettava di guidare un veicolo particolare e non riusciva a trovare le chiavi.
• Orari di lavoro ottimizzati: Osservando il momento in cui le squadre riconsegnano le chiavi, la direzione può determinare la durata ideale degli orari di lavoro e gli orari di inizio sicuri per il giorno successivo.