Sfida
Di fronte agli elevati costi per sostituire le moderne chiavi elettroniche di veicoli e attrezzature, Signarama, con sede a Lawrenceburg, Indiana, ha capito che era necessario un cambiamento. I processi esistenti per la gestione delle chiavi di camion, rimorchi e attrezzature causavano gravi difficoltà operative. Il direttore generale, Bill Hall, era particolarmente preoccupato dalla mancanza di un sistema per identificare chi fosse responsabile di una chiave in un dato momento, lasciando così senza risposta la questione della responsabilità in caso di danni ai veicoli o chiavi mancanti. Questa situazione non solo ha comportato costi aggiuntivi e ridotto l’efficienza del team, ma ha anche incoraggiato una certa negligenza tra il personale riguardo alla responsabilità.
Punti Dolenti
- Perdita frequente di chiavi: Ha causato inefficienze e ritardi nelle operazioni.
- Costi di sostituzione elevati: L'acquisto e la riprogrammazione delle chiavi e dei telecomandi per veicoli impongono una pressione finanziaria significativa sull'azienda.
- Mancanza di responsabilità: Era difficile determinare chi fosse responsabile di ciascuna chiave quando si presentavano problemi.
Soluzione
Dopo aver sentito parlare di Keycafe da un altro punto vendita Signarama di Detroit, che aveva affrontato sfide simili nella gestione delle chiavi, Bill ha deciso di contattarli e, poco dopo, ha installato il sistema di gestione delle chiavi SmartBox di Keycafe. Il team della sede di Lawrenceburg è rimasto impressionato dalla semplicità dell'installazione e dalla rapidità con cui Keycafe è stato integrato nelle operazioni quotidiane, creando un processo strutturato in cui ogni membro del team dispone di un codice univoco per ritirare e restituire le chiavi. I loro codici consentono loro di accedere solo alle chiavi a cui sono autorizzati, e ogni transazione viene automaticamente registrata. Questo non solo ha stabilito una linea chiara di responsabilità, ma ha anche garantito una gestione sicura ed efficiente degli asset di Signarama.
Implementazione di Signarama Lawrenceburg
- Autenticazione tramite codice PIN: Il personale utilizza codici univoci e identificabili per ritirare e restituire le chiavi allo SmartBox.
- Responsabilità Inconfutabile: I registri di accesso permettono un tracciamento preciso di chi ha avuto quale chiave e quando.
- Onboarding Rapido: La configurazione semplice e il software intuitivo hanno consentito al team di iniziare immediatamente a utilizzare il sistema.
"È facile da usare e sappiamo sempre chi ha ogni chiave. Le chiavi vengono sempre restituite e non abbiamo dovuto sostituirne, con un notevole risparmio sui costi."
Risultato
Fin dal primo giorno in cui ha utilizzato Keycafe per archiviare, distribuire e tenere traccia delle proprie chiavi, Signarama Lawrenceburg ha notato un chiaro miglioramento dell'efficienza operativa complessiva. La natura intuitiva del sistema ha fatto sì che sia stato rapidamente adottato dal team, che ha apprezzato la trasparenza e la responsabilità che ha apportato al proprio lavoro. La ritrovata tranquillità da parte del management era in netto contrasto con la paura persistente che provavano per la prossima chiave mancante e per il successivo costo di sostituzione a sorpresa. Ciò non solo ha consentito di risparmiare tempo e denaro, ma ha anche favorito un approccio più proattivo e responsabile alla pianificazione e all’utilizzo delle risorse aziendali.
Il Risultato
- Tasso di restituzione delle chiavi del 100%: Dall'introduzione di Keycafe, non si è verificato un solo caso di smarrimento delle chiavi in azienda.
- Cambiamento culturale verso una maggiore responsabilità: Sapendo che l'uso delle chiavi è monitorato e associato a ciascun membro, il personale ora è più attento nell'utilizzo delle attrezzature sotto la propria custodia.
- Pianificazione proattiva: Il personale è più diligente nel programmare l'uso dei camion e delle attrezzature ora che il loro utilizzo è registrato.
