Sfida

Di fronte agli elevati costi di sostituzione delle moderne chiavi elettroniche per veicoli e apparecchiature, Signarama, con sede a Lawrenceburg, nell'Indiana, sapeva che qualcosa doveva cambiare. I processi esistenti per la gestione della logistica delle chiavi per camion, rimorchi e attrezzature presentavano notevoli grattacapi operativi. Il direttore generale Bill Hall era particolarmente preoccupato di non avere modo di confermare chi fosse responsabile di una chiave in un dato momento, e quindi nessuno che potesse essere ritenuto responsabile in caso di danni al veicolo o chiavi mancanti. Questo problema non solo ha imposto tensioni finanziarie e ha compromesso l’efficienza del team, ma ha anche incoraggiato la negligenza del personale per quanto riguarda la responsabilità.

Punti Dolenti

• Perdita frequente di chiavi: Ha portato a inefficienze e ritardi operativi.
• Costi di sostituzione elevati: L'acquisto e la riprogrammazione di nuove chiavi e telecomandi del veicolo esercitano una pressione finanziaria sull'azienda.
• Mancanza di responsabilità: Difficile tenere traccia di chi era responsabile di ciascuna chiave quando si verificavano problemi.

Soluzione

Dopo aver sentito parlare di Keycafe da una sede di Signarama a Detroit che in precedenza aveva affrontato sfide simili nel tracciamento delle chiavi, Bill si è messo in contatto e subito dopo ha installato il sistema di gestione delle chiavi SmartBox di Keycafe. Il team della sede di Lawrenceburg è rimasto colpito dalla semplicità della configurazione e dalla rapidità con cui Keycafe è stato integrato nelle operazioni quotidiane, creando un processo strutturato in cui ogni membro del team ora dispone di un codice univoco utilizzato per ritirare e restituire le chiavi. I loro codici consentono loro di accedere solo alle chiavi che sono autorizzati a utilizzare e ogni transazione viene registrata automaticamente. Ciò non solo ha stabilito una chiara linea di responsabilità, ma ha anche garantito la gestione sicura ed efficiente del patrimonio di Signarama.

Implementazione di Signarama Lawrenceburg

• Autenticazione tramite codice PIN: Il personale utilizza i propri codici univoci e identificabili per ritirare e consegnare le chiavi allo SmartBox.
• Responsabilità innegabile: I registri della cronologia degli accessi consentono il monitoraggio preciso di chi aveva quale chiave e quando.
• Onboarding rapido: La configurazione semplice e il software intuitivo hanno consentito al team di iniziare immediatamente a utilizzare il sistema.

Risultato

Fin dal primo giorno in cui ha utilizzato Keycafe per archiviare, distribuire e tenere traccia delle proprie chiavi, Signarama Lawrenceburg ha notato un chiaro miglioramento dell'efficienza operativa complessiva. La natura intuitiva del sistema ha fatto sì che sia stato rapidamente adottato dal team, che ha apprezzato la trasparenza e la responsabilità che ha apportato al proprio lavoro. La ritrovata tranquillità da parte del management era in netto contrasto con la paura persistente che provavano per la prossima chiave mancante e per il successivo costo di sostituzione a sorpresa. Ciò non solo ha consentito di risparmiare tempo e denaro, ma ha anche favorito un approccio più proattivo e responsabile alla pianificazione e all’utilizzo delle risorse aziendali.

Il Risultato

• Tasso di restituzione delle chiavi del 100%: Dall'introduzione di Keycafe, non si è verificato un solo caso di smarrimento delle chiavi in azienda.
• Cambiamento culturale verso la responsabilità: Sapendo che l'utilizzo delle chiavi viene monitorato e legato a loro, il personale ora è più attento con le apparecchiature sotto la sua cura.
• Pianificazione proattiva: Il personale è più diligente nel programmare l'uso dei camion e delle attrezzature ora che il loro utilizzo è registrato.