Sfida

Biotix Environmental Solutions, una società di consulenza ambientale con sede in Quebec, era alle prese con un problema persistente: la mancanza di chiavi e l'assenza di trasparenza nell'utilizzo delle stesse. Marianne Boivin, assistente esecutiva di Biotix, ha potuto constatare in prima persona il peso di questa situazione sulle operazioni quotidiane. Con un team di 19 persone, le chiavi smarrite delle strutture e dei veicoli causavano ritardi e frustrazione. Il tempo sprecato nella ricerca delle chiavi era un'inefficienza significativa in una macchina altrimenti ben oliata. Biotix aveva bisogno di una soluzione che offrisse responsabilità e facilità di accesso, senza compromettere la sicurezza.

Punti Dolenti

• Principali Colli di Bottiglia: Chiavi perse o smarrite stavano causando ritardi nel raggiungimento dei siti dei clienti.
• Mancanza di responsabilità: Non esisteva alcun sistema per monitorare l'accesso alle chiavi in tempo reale e storico.
• Produttività sprecata: il tempo veniva speso alla ricerca delle chiavi mancanti invece che in attività produttive.

Soluzione

Biotix ha dapprima tentato di utilizzare i propri metodi: un blocco note accanto alle chiavi e gli AirTag di Apple. Tuttavia, gli utenti spesso dimenticavano o ignoravano di registrare il loro utilizzo e gli AirTag, pur consentendo di ritrovare le chiavi smarrite, non facevano nulla per evitare che venissero smarrite.

Dopo aver comparato diversi sistemi di gestione delle chiavi, Biotix ha scelto Keycafe come soluzione ottimale. Impressionati dalla sua praticità e convenienza rispetto ad altre opzioni, hanno capito di aver trovato la strada giusta. Keycafe offriva una soluzione completa per tutti i problemi di gestione delle chiavi: un sistema comodo, accessibile e tracciabile. Per ritirare una chiave, il personale si identifica inserendo il proprio codice di accesso univoco nello SmartBox, che visualizza l'elenco delle chiavi che sono state autorizzate a essere utilizzate. La restituzione delle chiavi avviene con lo stesso codice e i dettagli di ogni transazione vengono registrati.

Implementando il sistema di gestione delle chiavi SmartBox di Keycafe, Biotix ha ottenuto la completa tracciabilità di ogni chiave, registrando automaticamente chi l'ha presa e quando. Questo livello di responsabilità ed efficienza era esattamente ciò di cui Biotix aveva bisogno. Inoltre, la facilità d'uso del sistema ha permesso anche al personale non particolarmente avvezzo alla tecnologia di comprendere rapidamente il nuovo flusso di lavoro.

Implementazione di Biotix Environmental Solutions

• Il vantaggio di Keycafe: Biotix ha scelto Keycafe per le sue caratteristiche superiori, il design facile da usare e il costo ridotto rispetto ai sistemi di gestione delle chiavi dei competitor.
• Tracciabile e trasparente: L'accesso alle chiavi che richiede l'autenticazione e i registri di utilizzo dettagliati hanno garantito la tranquillità della gestione di Biotix.
• Adozione rapida da parte del personale: Software e flussi di lavoro intuitivi hanno consentito sia agli utenti che agli amministratori di iniziare a utilizzare il sistema sin dal primo giorno.

Risultato

Dopo due mesi di utilizzo di Keycafe, Biotix ha registrato una significativa diminuzione delle chiavi smarrite, che sono passate dalla frequenza di più volte alla settimana ad un massimo di una volta al mese. Inoltre, le chiavi smarrite vengono ora rinvenute molto più rapidamente, poiché è possibile risalire all'ultimo utente. Questa drastica riduzione dei problemi legati alle chiavi ha reso più fluide le operazioni, liberando innumerevoli ore precedentemente sprecate in ricerche e attese.

Per Biotix, i vantaggi hanno superato di gran lunga la semplice gestione delle chiavi. L'azienda ha scoperto benefici inaspettati, come un maggiore senso di responsabilità tra i dipendenti e la possibilità di conservare le carte di credito aziendali nello SmartBox. Ora il team contabile può facilmente identificare chi ha effettuato un acquisto (e chi contattare per la fattura!)

Il Risultato

• Efficienza operativa: La riduzione significativa del tempo speso per cercare le chiavi e per monitorare l’assegnazione ha migliorato l’efficienza complessiva.
• Responsabilità del personale: Registri di accesso dettagliati hanno aumentato la sicurezza e reso il personale più attento nell’utilizzo del proprio veicolo.
• Vantaggi aggiuntivi: Le carte di credito custodite nello SmartBox sono tracciate come le chiavi, garantendo una gestione più trasparente delle spese dei dipendenti.