Sfida

Con diverse sedi in tutto il Canada e centinaia di veicoli che vanno e vengono regolarmente dalle loro strutture, Somerville Auto Group ha dovuto affrontare continui problemi di cattiva gestione delle chiavi della sua variegata flotta. Con 83 dipendenti che gestiscono una varietà di autocarri, furgoni e altri veicoli commerciali per il leasing e il noleggio, tenere traccia delle chiavi manualmente utilizzando dei ganci a parete non solo richiedeva molta manodopera, ma era anche soggetto a errori umani.

Dean Earle, Direttore delle operazioni della flotta nazionale, si è spesso trovato a perdere ore preziose con il suo team alla ricerca di chiavi smarrite, cercando di rintracciare chi ha preso l'ultima chiave e quando. Ciò comportava frequenti errori di comunicazione e ritardi operativi, con conseguenti ripercussioni sui clienti.

L'impatto finanziario della sostituzione delle chiavi smarrite, la perdita di tempo per il personale e la frustrazione dei vari reparti rappresentavano un ostacolo notevole per l'azienda.

Punti Dolenti

• Costi di sostituzione della chiave smarrita: Le chiavi dei veicoli moderni costano fino a $400 per ogni sostituzione, con un pesante impatto finanziario nel tempo.
• Perdita di tempo: Il personale ha regolarmente vissuto la frustrazione di perdere tempo nel tentativo di trovare le chiavi mancanti senza alcun indizio da seguire.
• Nessuna responsabilità: Ganci a parete permettevano a chiunque di prendere e restituire le chiavi, senza alcuna prova o cronologia di utilizzo.

Soluzione

Dopo aver valutato diverse opzioni di gestione delle chiavi, la direzione ha deciso di implementare Keycafe in tre sedi del Canada grazie al supporto completo, alle caratteristiche di sicurezza superiori e al sistema di facile utilizzo basato su app che consentiva la gestione remota dall'altra parte del Paese. La soluzione Keycafe si è distinta anche per la sua capacità di fornire un monitoraggio in tempo reale e una registrazione dettagliata dell'utilizzo delle chiavi, risolvendo i problemi principali di responsabilità e di perdita di tempo che Somerville Auto Group si trovava ad affrontare.

L'impianto più grande dell'azienda, a Toronto, ha una capacità di 345 chiavi, con spazio per ulteriori unità di espansione in base alla crescita dell'attività. Il sistema basato su portachiavi di Keycafe consente a ogni dipendente di utilizzare un badge personale come autenticatore per controllare le chiavi in entrata e in uscita. Questo sistema automatizzato registra ogni transazione relativa alle chiavi, consentendo di tenere facilmente traccia di chi ha avuto le stesse e quando. La visibilità in tempo reale sull'utilizzo delle chiavi non solo ha ridotto il tempo di ricerca ma ha anche migliorato la sicurezza generale, garantendo che solo il personale autorizzato potesse accedere a chiavi specifiche.

Implementazione di Somerville Auto Group

• Inventario in tempo reale: Il software Keycafe mostra quali chiavi del veicolo si trovano nello SmartBox e quali sono attualmente in uso - e da chi.
• Autenticazione basata su portachiavi: Sia le chiavi che il personale sono identificati con portachiavi NFC presso lo SmartBox, in modo che l'utilizzo delle copie non rimanga senza traccia.
• Gestione centralizzata: I manager possono visualizzare e controllare l'inventario chiave e le autorizzazioni in tutte le sedi, consentendo una supervisione completa.

Risultato

Il sistema di gestione automatizzato delle chiavi di Keycafe ha eliminato efficacemente il problema delle copie mancanti e ha consentito un notevole risparmio di tempo e di costi. Con una registrazione precisa dell'utilizzo delle chiavi, la responsabilità è inevitabile e il processo di gestione delle chiavi in entrata e in uscita è stato semplificato. Anche la formazione continua fornita dal team di successo di Keycafe ha contribuito a un'accoglienza positiva da parte di tutto il personale.

I dipendenti appartenenti alla vecchia scuola, inizialmente restii al cambiamento, si sono rapidamente adattati e sono rimasti sorpresi dalla facilità d'uso. Il tempo precedentemente dedicato alla ricerca delle chiavi è stato riconvertito in attività più produttive. Dal punto di vista finanziario, l'eliminazione delle chiavi smarrite ha permesso all'azienda di risparmiare notevolmente sia sui costi di sostituzione che sulle ore di lavoro.

L'implementazione di Keycafe presso Somerville Auto Group ha semplificato le operazioni quotidiane, trasformando quella che era una fonte di frustrazione in uno strumento capace di generare vantaggi duraturi.

Il Risultato

• Nessuna chiave più smarrita: Da quando è stato installato il sistema Keycafe, non è sparita nemmeno una chiave in tre sedi.
• Tempo recuperato: Il personale non passa più il tempo a preoccuparsi e a cercare le chiavi smarrite.
• Responsabilità dell'utente: Il personale è più consapevole di restituire le chiavi, sapendo che ogni utilizzo è tracciato.