Sfida

Gestendo più sedi in tutto il Canada con centinaia di veicoli che entrano ed escono regolarmente dalle loro strutture, Somerville Auto Group ha dovuto affrontare sfide continue legate alla cattiva gestione delle chiavi nella sua flotta diversificata. Con 83 dipendenti che gestiscono una varietà di camion, furgoni e altri veicoli commerciali per leasing e noleggio, tenere traccia manualmente delle chiavi utilizzando i ganci sul muro non solo era ad alta intensità di manodopera ma era anche soggetto a errori umani.

Dean Earle, direttore delle operazioni della flotta nazionale, spesso si ritrovava insieme alla sua squadra a sprecare ore preziose ogni giorno alla ricerca di chiavi smarrite, cercando di rintracciare chi l'ha presa per ultima e quando. Ciò ha portato a frequenti problemi di comunicazione e ritardi operativi, con ripercussioni negative sui clienti.

L'impatto finanziario della sostituzione delle chiavi perse, della perdita di tempo per il personale e della frustrazione tra i reparti rappresentava uno dei principali ostacoli che affliggevano l'azienda.

Punti Dolenti

• Costi per la sostituzione delle chiavi smarrite: Le chiavi dei veicoli moderni costano fino a $ 400 per sostituzione, con un grave impatto finanziario nel tempo.
• Tempo perso: Il personale sperimentava regolarmente frustrazione nel perdere tempo cercando di trovare le chiavi mancanti senza alcun indizio su cui proseguire.
• Nessuna responsabilità: I ganci sul muro consentivano a chiunque di prendere e restituire le chiavi, senza prova o cronologia dell'uso.

Soluzione

Dopo aver valutato diverse opzioni di gestione delle chiavi, la direzione ha deciso di implementare Keycafe in tre sedi in tutto il Canada grazie al supporto completo, alle funzionalità di sicurezza superiori e al sistema intuitivo basato su app che consentiva la gestione remota dall'altra parte del paese. La soluzione di Keycafe si è distinta anche per la sua capacità di fornire tracciamento in tempo reale e registrazione dettagliata dell'utilizzo delle chiavi, affrontando i problemi principali di responsabilità e perdita di tempo che Somerville Auto Group ha dovuto affrontare.

La struttura più grande dell'azienda a Toronto ha una capacità di 345 chiavi, con spazio per ulteriori unità di espansione man mano che l'azienda cresce. Il sistema basato su portachiavi di Keycafe consente a ciascun dipendente di utilizzare un telecomando personale come autenticatore per controllare le chiavi in entrata e in uscita. Questo sistema automatizzato registra ogni transazione chiave, facilitando il monitoraggio di chi aveva quali chiavi e quando. La visibilità in tempo reale sull'utilizzo delle chiavi non solo ha ridotto il tempo impiegato nella ricerca delle chiavi, ma ha anche migliorato la sicurezza generale garantendo che solo il personale autorizzato potesse accedere a chiavi specifiche.

Implementazione di Somerville Auto Group

• Inventario in tempo reale: Il software Keycafe mostra quali chiavi del veicolo si trovano nello SmartBox e quali sono attualmente in uso - e da chi.
• Autenticazione basata su portachiavi: Sia le chiavi che il personale vengono identificati con i portachiavi NFC sullo SmartBox, quindi nessun utilizzo della chiave non viene tracciato.
• Gestione centralizzata: I manager possono visualizzare e controllare l'inventario chiave e le autorizzazioni in tutte le sedi, consentendo una supervisione completa.

Risultato

Il sistema di gestione automatizzata delle chiavi di Keycafe ha eliminato efficacemente il problema delle chiavi smarrite, con conseguenti notevoli risparmi di tempo e denaro. Con registrazioni chiare dell'utilizzo delle chiavi, la responsabilità è inevitabile e il processo di gestione delle chiavi in entrata e in uscita è stato semplificato. Anche la formazione continua fornita dal team di successo clienti di Keycafe ha contribuito a un'accoglienza positiva da parte di tutti i membri dello staff.

I dipendenti della vecchia scuola, inizialmente restii al cambiamento, si sono adattati rapidamente e sono rimasti scioccati dalla facilità d'uso. Il tempo precedentemente dedicato alla ricerca delle chiavi è stato riconvertito in attività più produttive. Dal punto di vista finanziario, l'eliminazione delle chiavi smarrite ha fatto risparmiare all'azienda una quantità considerevole sia in termini di costi di sostituzione che di ore di lavoro.

Il successo dell'implementazione di Keycafe presso Somerville Auto Group non solo ha migliorato le operazioni quotidiane, ma ha anche trasformato quella che una volta era una fonte di frustrazione in uno strumento per vantaggi a lungo termine.

Il Risultato

• Niente più chiavi perse: Da quando hai installato il sistema Keycafe, nessuna chiave è andata perduta in tre sedi.
• Tempo recuperato: Il personale non perde più tempo a preoccuparsi e cercare le chiavi smarrite.
• Responsabilità dell'utente: Il personale è più attento alla restituzione delle chiavi, sapendo che tutto l'utilizzo viene tracciato.