Che tu sia un property manager, un host di Airbnb o un gestore di flotte di veicoli, trovare il giusto sistema di gestione delle chiavi elettroniche può fare la differenza nel risparmio di tempo, nel miglioramento della sicurezza e nella semplificazione delle operazioni. Due soluzioni popolari in questo spazio sono Keycafe e KeyNest. Sebbene entrambe le piattaforme offrano funzionalità di scambio di chiavi, soddisfano esigenze e casi d'uso diversi.

Se stai esplorando alternative a Keycafe, questo articolo analizzerà le differenze tra le due soluzioni, confronterà i flussi di lavoro e le funzionalità ed esaminerà l'idoneità per vari settori. Alla fine, avrai una chiara comprensione di quale sistema si allinea meglio con i tuoi requisiti.

1. Funzionalità di base e flussi di lavoro di controllo chiave

KeyNest funziona con un flusso di lavoro semplice, progettato principalmente per consegne di chiavi a breve termine. Genera un codice monouso per ogni "prenotazione", consentendo a qualcuno (come un ospite o un addetto alle pulizie) di ritirare e restituire una chiave specifica. Questo sistema funziona bene per scambi di chiavi occasionali o occasionali, in particolare nel settore degli affitti per le vacanze.

Al contrario, Keycafe offre una gamma molto più ampia di funzionalità e flussi di lavoro, rendendolo adatto per aziende di una vasta gamma di settori che necessitano di funzionalità di gestione delle chiavi più avanzate e di livello aziendale. Ad esempio:

• Profili utente e permessi: Oltre ai codici di prenotazione incidentali, con il software di Keycafe puoi creare account utente con codici di accesso associati e assegnare permessi per più chiavi. Ciò consente un accesso ripetuto a lungo termine per dipendenti o appaltatori, a differenza dei codici monouso di KeyNest.
• Accesso con limitazioni temporali: Imposta finestre temporali durante le quali è possibile accedere alle chiavi, assicurando un maggiore controllo su quando le chiavi vengono utilizzate per i lavoratori a turni o per risorse sensibili.
• Avvisi e report personalizzabili: Keycafe fornisce notifiche personalizzabili per il ritiro e la riconsegna delle chiavi e per le chiavi in ritardo, insieme a report esportabili per il monitoraggio e la verifica.

2. Metodi di autenticazione

Un altro aspetto fondamentale in cui queste due soluzioni differiscono è l'autenticazione.

• KeyNest: Gli utenti recuperano le chiavi utilizzando un codice monouso generato dal sistema. Sebbene semplice, questo metodo è limitato a scambi una tantum.
• Keycafe: Offre metodi di autenticazione multipli, inclusi codici utente personali, app mobile, codici QR, badge NFC e autenticazione a due fattori (2FA). Questa versatilità è particolarmente preziosa per le aziende con team diversificati o flussi di lavoro complessi, che si tratti di personale, clienti o appaltatori.

3. Hardware e affidabilità

Entrambi i sistemi si basano su armadietti elettronici con chiave, ma ci sono notevoli differenze nelle loro capacità hardware:

• KeyNest: Gli armadietti KeyNest devono rimanere collegati per funzionare e richiedono una connessione Internet attiva per lo scambio delle chiavi. I codici offline sono un'opzione, ma ciò richiede un coordinamento tra il proprietario dell'armadietto e l'utente che ritira una chiave, il che non è sempre possibile in situazioni fuori orario o con tempistiche ristrette.
• Keycafe: Keycafe MS5 SmartBox include una telecamera integrata per la registrazione video durante gli scambi di chiavi, aggiungendo un ulteriore livello di responsabilità e sicurezza. Ha anche un sistema di backup della batteria, che gli consente di rimanere operativo durante le interruzioni di corrente, e una vera modalità offline per una funzionalità continua senza una connessione Internet. Queste funzionalità garantiscono un accesso continuo alle chiavi anche durante le peggiori interruzioni.

4. Supporto linguistico

Per le aziende che operano a livello internazionale, il supporto linguistico può essere una considerazione importante, soprattutto quando si tratta di ospiti. Sia nelle app per dispositivi mobili che desktop, così come nella schermata dell'armadietto delle chiavi, Keycafe ha l'opzione per 9 lingue diverse. KeyNest, d'altro canto, supporta 3 lingue.

• KeyNest supporta solo inglese, francese e spagnolo.
• Keycafe supporta inglese, francese, spagnolo, tedesco, olandese, italiano, giapponese, cinese e portoghese.

5. Assistenza clienti e formazione

Mentre sia Keycafe che KeyNest offrono supporto 24 ore su 24 in più lingue e una sessione di onboarding gratuita per i nuovi clienti, Keycafe si distingue per un ampio Help Centre pieno di guide utente e informazioni su tutte le diverse funzionalità e flussi di lavoro all'interno dell'ecosistema Keycafe. KeyNest non ha una documentazione simile online, quindi qualsiasi problema riscontrato richiederebbe di contattare il loro team di supporto.

6. Recensioni e feedback dei clienti

Il feedback dei clienti fornisce informazioni preziose sulle prestazioni di ciascun sistema in scenari reali.

KeyNest riceve feedback positivi, in particolare dagli host di Airbnb. Il suo design semplice e intuitivo è elogiato dai clienti con esigenze su piccola scala. Tuttavia, le recensioni occasionalmente ne evidenziano i limiti per team più grandi o flussi di lavoro complessi.

Keycafe è altamente valutato dagli utenti aziendali su piattaforme come G2 (4,9 stelle con oltre 65 recensioni) e Capterra (4,8 stelle con oltre 99 recensioni). Inoltre, la libreria di casi di studio di Keycafe evidenzia casi d'uso più approfonditi con aziende di vari settori.

Leggi altre recensioni di Keycafe qui.

7. Software e prezzi

Il prezzo e la flessibilità del software sono considerazioni importanti per il tuo investimento in un sistema di gestione delle chiavi, specialmente per le aziende che pianificano di ampliare le loro operazioni nel tempo. Sia Keycafe che KeyNest operano utilizzando una quota di abbonamento mensile, ma i dettagli e la flessibilità differiscono sostanzialmente.

KeyNest offre una struttura tariffaria semplice di un singolo piano software, addebitando una tariffa mensile di per armadietto portachiavi, incluse le unità di espansione. Ciò rende il ridimensionamento costoso per configurazioni di grandi dimensioni con molte chiavi. Inoltre, le aziende con flussi di lavoro semplici che non hanno bisogno di accedere a tutte le funzionalità software sono comunque tenute a pagare per lo stesso piano software.

Al contrario, Keycafe offre tre distinti piani software progettati per soddisfare diversi livelli di complessità operativa. Ciò garantisce che le aziende paghino solo per le funzionalità di cui hanno bisogno, con la possibilità di effettuare l'aggiornamento man mano che le loro esigenze crescono. La quota mensile di viene addebitata solo per ogni unità basee le aziende possono aggiungere armadietti di espansione senza sostenere costi mensili aggiuntivi. Ciò rende Keycafe significativamente più conveniente per le organizzazioni che gestiscono un gran numero di chiavi.

Perché scegliere Keycafe invece di KeyNest?

Le funzionalità avanzate di Keycafe, l'hardware robusto e i flussi di lavoro scalabili lo rendono il vincitore indiscusso nello spazio di gestione delle chiavi quando si tratta di gestione delle chiavi pronta per l'impresa. Ecco perché:

• Funzionalità di livello aziendale: Keycafe offre codici di accesso a livello utente, autorizzazioni granulari e un elevato livello di personalizzazione, rendendolo ideale per le aziende con esigenze di flusso di lavoro che vanno oltre i codici di prenotazione una tantum.
• Hardware avanzato: Keycafe MS5 SmartBox include registrazione video, batteria di backup e modalità offline per un funzionamento ininterrotto durante interruzioni di corrente e Internet. KeyNest non offre nessuna di queste funzionalità.
• Scalabilità globale: Il supporto multilingue e la disponibilità globale garantiscono il funzionamento di Keycafe per personale, clienti e ospiti in tutto il mondo.
• Supporto completo: Il Centro assistenza di Keycafe fornisce guide e risorse dettagliate per tutti gli utenti, consentendo ai clienti di auto-istruirsi e risolvere autonomamente eventuali problemi.

Scegliere il miglior sistema di gestione delle chiavi per te

Per quanto riguarda i sistemi di gestione elettronica delle chiavi, Keycafe e KeyNest offrono entrambi approcci innovativi, ma i loro punti di forza si rivolgono a pubblici diversi.

• KeyNest è la soluzione ideale per gli host di Airbnb o per i proprietari di piccoli immobili che cercano una soluzione semplice per la consegna occasionale delle chiavi.
• Keycafe, con le sue funzionalità avanzate, i flussi di lavoro flessibili e l'hardware robusto, è più adatto alle aziende che necessitano di una soluzione di gestione delle chiavi scalabile e di livello aziendale.

In definitiva, la scelta giusta dipende dalle tue esigenze. Se la tua attività si basa su una gestione efficiente, sicura e scalabile delle chiavi, Keycafe offre gli strumenti e le funzionalità per aiutarti a raggiungere il successo.