La padronanza del controllo delle chiavi è una parte vitale del protocollo di qualsiasi organizzazione, poiché fa tutto, dal monitoraggio delle chiavi alla protezione di risorse, informazioni e personale, con conseguenti risparmi sui costi grazie a una migliore automazione ed efficienza. Quando la tua organizzazione dispone di una solida politica di controllo delle chiavi, i processi diventano più fluidi e semplificati, la responsabilità aumenta e i rischi sono ridotti al minimo. Se vuoi stabilire una solida politica di controllo delle chiavi per la tua organizzazione a partire dalla fase di pianificazione fino a dopo la sua corretta implementazione, continua a leggere.

Panoramica del controllo delle chiavi sul posto di lavoro

In sostanza, il controllo delle chiavi sul posto di lavoro si riferisce al processo di gestione, monitoraggio e controllo dell'accesso alle chiavi all'interno di un'organizzazione. Sebbene siano disponibili diversi metodi di controllo delle chiavi, uno appropriato mantiene le chiavi in una posizione centrale e accessibile e consente di assegnare autorizzazioni in modo che solo gli utenti autorizzati possano ritirare le chiavi.

Le soluzioni moderne e affidabili includono un'applicazione software basata su cloud che controlla l'accesso alle chiavi. Di conseguenza, hai una cronologia degli accessi in tempo reale per ogni chiave e utente, indipendentemente dal numero di posizioni e proprietà, semplificando il monitoraggio e il monitoraggio dell'utilizzo. Ciò può essere particolarmente utile nei casi in cui una chiave viene smarrita o rubata, in quanto è possibile determinare rapidamente chi ne era responsabile al momento della scomparsa.

Per il pieno controllo, i manager hanno la possibilità di impostare da remoto i parametri di accesso, come carte di accesso, codici PIN univoci, tempistiche e altro, assicurando che solo le persone designate abbiano accesso alle chiavi e che le risorse critiche siano sempre disponibili per soddisfare le operazioni aziendali. In base alle esigenze dell'organizzazione, i sistemi di gestione delle chiavi possono anche essere integrati con l'infrastruttura IT ei flussi di lavoro dell'azienda.

Pensaci: puoi impedire l'accesso non autorizzato ad aree sensibili, ma anche migliorare l'efficienza e la produttività.

Quali sono i vantaggi del controllo delle chiavi?

In definitiva, il controllo delle chiavi è progettato per apportare valore alla tua azienda. La sua implementazione va oltre la semplice incorporazione di nuove procedure nel processo di lavoro. Invece, semplifica le tue operazioni facendoti risparmiare tempo e denaro, che sono beni inestimabili per qualsiasi attività commerciale, attraverso una serie di mezzi:

Impedire l'accesso non autorizzato

Il controllo delle chiavi sul posto di lavoro offre numerosi vantaggi, uno dei quali è impedire l'accesso non autorizzato ad aree e beni sensibili. Monitorando attentamente la distribuzione delle chiavi, il controllo delle chiavi garantisce che i tuoi dipendenti abbiano accesso solo alle aree e alle attrezzature designate che hai loro assegnato. Inoltre, l'integrazione di un sistema di gestione delle chiavi che limita l'accesso alle chiavi durante l'orario lavorativo specificato (o altri orari personalizzati impostati dall'utente) fornisce un ulteriore livello di controllo per la struttura.

Miglioramento dell'efficienza

Con il controllo delle chiavi in atto, i tuoi dipendenti non dovranno perdere tempo a cercare le chiavi o rintracciare dove si trovano. Così, la domanda "chi ha quella chiave" diventa obsoleta. Ciò diventa ancora più efficiente con l'uso di un sistema elettronico di gestione delle chiavi, in cui tutte le chiavi sono centralizzate in un'unica posizione e possono essere monitorate da remoto tramite software. I dipendenti possono determinare rapidamente la posizione di una chiave specifica o l'ultima persona che l'ha utilizzata, con conseguente risparmio di tempo e aumento della produttività.

Minor rischio di chiavi perse

Le capacità di tracciamento e monitoraggio di Key Control non solo consentono di risparmiare tempo, ma migliorano anche la responsabilità chiave tra i dipendenti. Ciò si traduce in un minor numero di chiavi perse, smarrite o rubate, riducendo la necessità di re-keying. Si tratta di una soluzione conveniente, in quanto elimina le spese associate alla re-keying (che possono essere costose in particolare per le chiavi dei veicoli moderni), nonché il costo della sostituzione delle serrature in caso di smarrimento o furto della chiave.

Segnalazione accurata

Il controllo delle chiavi fa esattamente ciò che promette il suo nome: ti fornisce un livello di controllo e visione generale sulle operazioni nella tua struttura. La maggior parte dei sistemi di gestione delle chiavi è dotata di registri dettagliati degli scambi di chiavi e degli accessi, in modo che tu sia sempre informato e consapevole di come vengono utilizzate le chiavi, comodamente dal tuo ufficio o anche in movimento.

Le ultime tecnologie per il controllo delle chiavi nel 2023

I giorni in cui ci si affidava a una semplice lavagna a chiodi o a un armadietto per la gestione delle chiavi sono ormai passati. Con l'avanzamento della tecnologia e la complessità sempre maggiore delle attività aziendali, sono emersi moderni sistemi di controllo delle chiavi per soddisfare le esigenze di un ambiente moderno e frenetico.

Una soluzione di questo tipo è rappresentata dai sistemi di gestione delle chiavi basati su cloud, che offrono l'accesso e il controllo remoto delle chiavi da qualsiasi parte del mondo. Questo sistema fornisce diversi livelli di accesso a diversi tipi di utenti, tra cui il personale interno, il personale esterno e gli utenti finali. Un sistema di gestione delle chiavi può essere personalizzato per soddisfare le specifiche esigenze di ciascun gruppo di utenti, rendendolo una soluzione ideale per le aziende di tutte le dimensioni.

Oltre ad essere basati su cloud, molti sistemi di gestione delle chiavi ora offrono anche soluzioni mobili. Ciò consente agli utenti di accedere al sistema e gestire le chiavi tramite i propri smartphone o altri dispositivi mobili. Ciò rende ancora più semplice per le aziende tenere traccia delle chiavi e gestire l'accesso, sia che tu sia in viaggio o in ufficio.

Inoltre, i sistemi di gestione delle chiavi con funzionalità di monitoraggio in tempo reale consentono alle aziende di visualizzare lo stato di una chiave in un attimo. Ciò significa che le aziende possono vedere chi ha accesso a chiavi specifiche e quando sono state utilizzate. Queste informazioni possono essere utili in caso di violazione della sicurezza o per monitorare i modelli e le tendenze di utilizzo delle chiavi.

In sintesi, l'introduzione di sofisticate soluzioni di controllo delle chiavi ha rivoluzionato la gestione delle chiavi e il controllo degli accessi nel mondo degli affari. Queste soluzioni, con la loro capacità di gestione e monitoraggio remoti, monitoraggio in tempo reale e scalabilità, offrono alle aziende un approccio completo e agevole alla gestione delle proprie chiavi.

Come scegliere il sistema giusto

La ricerca del sistema di gestione delle chiavi ideale per la tua azienda inizia con la valutazione dei requisiti di controllo delle chiavi. Questi requisiti spesso derivano dall'affrontare un problema all'interno della tua azienda. Per iniziare, chiediti quale problema stai cercando di risolvere attraverso la gestione delle chiavi, come la frequente perdita di chiavi, la perdita di tempo prezioso per cercarle o per soddisfare vari tipi di utenti.

Una volta determinate le esigenze di controllo delle chiavi, è possibile selezionare le opzioni di controllo delle chiavi appropriate che meglio si adattano alla struttura e al budget. Quando si sceglie il giusto sistema di gestione delle chiavi, ecco le principali opzioni da considerare:

Che tipo di chiavi devi conservare?

Ad esempio, utilizzi tessere magnetiche? Telecomandi per auto? Portachiavi voluminosi con più chiavi? Assicurati che il sistema che scegli sia adatto a conservare ciò di cui hai bisogno, mantenendo comunque un aspetto ordinato e pulito.

Quante chiavi desideri conservare?

Man mano che la tua attività si espande, è essenziale che il tuo sistema di gestione delle chiavi cresca con essa. Scegli una soluzione in grado di supportare una capacità crescente e di adattarsi alla crescita della tua attività.

Come si accede alle chiavi?

Vuoi che il tuo sistema offra più opzioni di accesso, che si tratti di un badge utente, telecomando, PIN o persino un'app mobile, offrendoti tranquillità e sicurezza in caso di guasto di uno dei sistemi (portachiavi smarrito o PIN dimenticato) .

Le tue esigenze di gestione delle chiavi sono solo per uso interno del personale o sono rivolte al cliente (o entrambe)?

Scegli un sistema che sia facile da comprendere e che offra opzioni di accesso sia per un utilizzo regolare (come il personale) che per un utilizzo occasionale (come visitatori esterni, fornitori, ospiti, ecc.).

Come viene controllato il sistema?

Richiede un input manuale al punto di utilizzo, obbligando il personale a recarsi fisicamente presso la posizione dell'armadietto, oppure può essere gestito online da qualsiasi luogo utilizzando la tecnologia cloud?

Servizio Clienti

L'accesso rapido alle chiavi è fondamentale per il regolare funzionamento quotidiano. Se qualcosa va storto, devi essere in grado di avere un supporto immediato. Un sistema di gestione delle chiavi che offre un supporto rapido 24 ore su 24, 7 giorni su 7 può salvare la giornata.

Problemi di costo

Alcuni sistemi di gestione delle chiavi hanno un costo iniziale elevato ma senza costi aggiuntivi per i servizi, mentre altri hanno costi iniziali più bassi e richiedono canoni di abbonamento periodici che offrono un adeguato supporto ai clienti durante l'implementazione, un rapido supporto in caso di problemi e servizi extra per semplificare la vita dell'utente.

L'aspetto esteriore è un problema?

Se stai installando il sistema di gestione delle chiavi all'esterno o per l'uso dei clienti, l'aspetto della scatola si adatta al tuo marchio? È possibile personalizzarne l'aspetto o il marchio?

Opzioni di integrazione

Il sistema di gestione delle chiavi può integrarsi con il tuo stack software esistente per automatizzare i flussi di lavoro?

Impostazione di politiche e procedure chiare

L'implementazione del controllo chiave nella tua azienda non termina subito dopo l'acquisto del sistema. L'impostazione di politiche e procedure chiare è un passo importante per garantire la perfetta integrazione del sistema nelle operazioni e nel flusso di lavoro quotidiani. Ecco come assicurarti che il tuo sistema di gestione delle chiavi diventi parte integrante della tua attività:

Onboarding corretto

L'importanza dell'onboarding è spesso sottovalutata. In realtà è uno dei passi più importanti che garantirà il successo del tuo investimento in un sistema di gestione delle chiavi. Esistono diverse aziende che offrono sessioni di onboarding gratuite per aiutare te e il tuo staff a configurare il sistema, guidarti attraverso le funzionalità e assicurarti di utilizzare il controllo chiave nel modo più ottimale per la tua attività.

Formare i dipendenti

Un sistema configurato correttamente può essere di grande aiuto solo se il tuo staff non sa come usarlo correttamente. Prenditi il tuo tempo per formare i dipendenti su come utilizzare il sistema, tu stesso o insieme alla società del sistema di gestione delle chiavi.

Stabilire linee guida chiare

Una volta che tu e il tuo staff avrete una chiara comprensione del sistema, potrete stabilire procedure di controllo delle chiavi che vi aiuteranno a risparmiare tempo e denaro. Ciò potrebbe includere procedure per il rilascio e il ritorno delle chiavi, cosa fare in caso di smarrimento o furto di una chiave, procedure per la sostituzione delle chiavi o il loro rilascio in caso di necessità e procedure su come gestire situazioni di emergenza.

Integrazione con altri sistemi di sicurezza

Il tuo sistema di gestione delle chiavi non deve essere una soluzione autonoma. Può essere integrato in una rete di altri sistemi di sicurezza come controllo accessi, TVCC e allarme, offrendo alla tua azienda una soluzione di sicurezza più completa. Ciò consentirà la creazione di una rete continua che può essere facilmente gestita e monitorata da remoto.

Controlla il sistema

Dopo che tutte le procedure sono state definite e il tuo sistema è pronto per essere utilizzato, è il momento di effettuare un'auditing interno testando tutte le funzionalità e seguendo tutti gli scenari documentati nelle tue procedure. Ciò ti aiuterà a identificare eventuali potenziali debolezze nel tuo sistema di controllo delle chiavi e affrontarle prima che possano essere sfruttate. Se c'è una falla da qualche parte, desideri essere il primo a identificarla.

Rivedere e aggiornare periodicamente le politiche

La revisione e l'aggiornamento regolare delle politiche di controllo delle chiavi aiuteranno a garantire che rimangano efficaci e in linea con i cambiamenti nella tua attività. Ciò può includere la rivalutazione delle funzionalità, la revisione delle procedure secondo necessità e la riqualificazione dei dipendenti, se necessario.

In sintesi, l'implementazione delle politiche di controllo chiave è un processo in più fasi. Seguendo questi passaggi, puoi assicurarti che le tue politiche di controllo chiave siano efficaci e complete e che aiutino a mantenere la tua struttura organizzata e funzionante senza intoppi.

Considerazioni finali sul controllo delle chiavi sul posto di lavoro

Un corretto controllo delle chiavi può semplificare le tue operazioni e farti risparmiare denaro, migliorando al contempo l'efficienza e le prestazioni complessive della tua organizzazione. Con le informazioni contenute in questo articolo, sarai in grado di pianificare, coordinare e implementare un piano di controllo delle chiavi altamente efficace che si adatti alle esigenze e agli obiettivi specifici della tua azienda.

Se desideri che ti guidiamo attraverso il processo, prenota un incontro con il nostro team esperto e ottieni approfondimenti su come un sistema di gestione delle chiavi può allinearsi con i tuoi obiettivi aziendali. I nostri specialisti ti guideranno attraverso il prodotto e personalizzeranno una soluzione che si adatti perfettamente alle tue esigenze specifiche. Collaborare con noi garantisce un sistema di gestione delle chiavi efficiente che ottimizza le tue operazioni.