困難
在阿拉巴馬州多森市的華萊士社區學院，教職員在使用用於校園之間出行的州立車隊車輛方面面臨重大障礙。由於只有兩個人負責分發鑰匙，後勤方面的挑戰是不可避免的。由於主要經銷商的時間表相互衝突，教練經常會遇到延誤，或更糟的是無法使用車輛。除此之外，由於車輛使用時間不透明，與運輸機械師協調維護工作非常困難。
不帶鑰匙解決了無障礙問題，但也帶來了未經授權的車輛進入和盜竊的問題。這種低效率為時間敏感的學術和行政操作帶來了問題，凸顯了對更靈活、更可靠的解決方案的需求，尤其是不依賴工作人員在現場發放金鑰的解決方案。
痛點
- 車輛訪問瓶頸： 講師依賴兩名現場工作人員的手動鑰匙分配流程。
- 嚴重延誤： 在需要時無法立即取得鑰匙，教練和其他司機經常遲到。
- 沒有即時可見性： 無法遠端查看車輛是否正在使用，因此很難安排維護和最後一刻的更改。
解決方案
經過部門領導團隊的徹底搜尋後，Keycafe 成為理想的解決方案。其成本效益和用戶友好的介面在市場上的其他密鑰管理系統中脫穎而出。無論是桌面還是行動應用程序，管理員和最終用戶都可以輕鬆訪問，這是選擇 Keycafe 的一個主要因素。事實上，該團隊能夠在收到系統之前利用 Keycafe 的 豐富的幫助文件 來熟悉設定和軟體。
他們的車輛存取工作流程涉及在全校範圍內的 SharePoint 中設定請求表單，以便所有教職員都可以查看和存取。當學生和校園服務團隊批准請求後，Keycafe 中就會建立預訂，該預訂會自動建立存取代碼並將其發送給司機，該代碼在車輛預訂期間有效。然後，駕駛者可以在位於學生和校園服務辦公室外的 SmartBox 中輸入代碼並取得鑰匙。該系統允許無縫鑰匙取放，無需工作人員在場，顯著改善了訪問車隊車輛的工作流程。
華萊士社區學院的實施
- 成本效益： 領導階層發現 Keycafe 與其他系統相比成本更低，但更用戶友好且易於訪問。
- 簡化的預訂系統： 司機自動接收車輛鑰匙的唯一存取代碼，僅在預訂期間有效。
- 24/7 自助訪問： SmartBox 允許隨時存取鑰匙，即使學生和校園服務人員不在場。
"我們不斷收到用戶關於訪問便利性的正面回饋，以及它對我們的校園來說是多麼偉大的補充！"
成果
Keycafe 在華萊士社區學院的實施立即產生了壓倒性的積極成果。教職員工很快就適應了新系統，並對新發現的車輛便利性表示讚賞。能夠隨時取放鑰匙，無需人際協調，這項便利性改變了學院的運作動態。這種程度的自主性和效率在校園中是前所未有的，導致使用者滿意度顯著提高。
此系統的影響不僅限於密鑰交換的便利性。它有助於更有效地管理車隊的維護計劃。該學院的交通機械師能夠透過 Keycafe 存取車輛預訂信息，從而更好地規劃和執行定期維護檢查。這不僅確保了車輛保持最佳狀態，還最大限度地減少了停機時間，有助於提高校園車隊的整體可靠性。
結果
- 立刻正面回饋： 管理員和司機都注意到 Keycafe 為校園帶來了多大的便利。
- 改進的維護計劃： 利用 Keycafe 的預訂可見性，機械師現在可以在車輛不使用時進行定期檢查。
- 消除等待時間： 講師現在可以按時兌現承諾，零延遲領取車輛鑰匙。
