Desafio

Como curador do John Ball Zoo, Tim Sampson enfrentou um desafio significativo para garantir a segurança dos animais e dos tratadores devido ao processo manual de gerenciamento das chaves da equipe para as gaiolas dos animais. O processo era demorado, sujeito a erros e colocava os animais em risco. A gerência tinha que contabilizar manualmente as chaves da equipe que eram colocadas em uma caixa de depósito no final de cada turno para garantir que todos fizessem o check-in com segurança. Com 200 funcionários, esse era um processo demorado e ineficiente.

Além disso, chaves perdidas podem custar caro, e alguns membros da equipe não se sentem à vontade para guardá-las no local quando não estão no trabalho, de acordo com Tim.

Tim e sua equipe de gerenciamento perceberam que precisavam de uma solução melhor para resolver esses desafios. Era necessário um sistema automatizado que permitisse que os funcionários verificassem e devolvessem suas chaves com facilidade, sem supervisão adicional. Eles também precisavam de uma maneira de o gerenciamento ser notificado quando as chaves fossem devolvidas e, mais importante, quando as chaves não fossem devolvidas.

Solução

Uma pesquisa na web revelou o Keycafe, que se destacou por seu fluxo de trabalho e alertas automatizados, bem como por suas permissões de chave personalizáveis com base no tempo. Os membros da equipe agora precisam digitalizar seu crachá NFC de identificação exclusivo para acessar o sistema Keycafe, garantindo que apenas o pessoal autorizado tenha acesso às chaves.

“A equipe verificará as chaves no início e no final de cada turno, com alguns funcionários treinados acessando grupos de chaves especializados quando o cronograma exigir”, disse Tim. As chaves das gaiolas dos animais são acessíveis apenas durante os turnos de tempo predefinidos, e um alerta é enviado se as chaves não forem devolvidas a tempo, aumentando a segurança dos funcionários e dos animais.

Para um grupo de chaves de gaiola de animais particularmente perigosas, um alerta é enviado 15 minutos após a coleta, pois os tratadores do zoológico geralmente não precisam de acesso por mais tempo do que isso. Em ocasiões de emergência, quando um animal precisa de atendimento urgente fora dos turnos normais, reservas únicas são usadas para que um funcionário tenha acesso à gaiola do animal.

Resultado

Desde o uso do Keycafe, a equipe do John Ball Zoo não deixou ninguém esquecer ou perder as chaves, economizando potencialmente dezenas de milhares de dólares para refazer a chave do site. Os líderes de equipe também gostam de ser alertados quando todos os membros da equipe devolvem as chaves e terminam o dia com segurança - sem estar fisicamente presente para monitorar a devolução das chaves.

Para os funcionários, muitos deles agora se sentem mais à vontade para guardar suas chaves no local nas SmartBoxes e não serem responsáveis por elas quando não estão no trabalho. Ao começar e terminar o dia, o processo de entrega e entrega das chaves é direto e rápido, com pouco ou nenhum impacto na programação.

O Keycafe forneceu ao John Ball Zoo uma solução segura e eficiente para gerenciar as chaves da equipe e garantir a segurança dos membros da equipe no final de cada turno. O processo automatizado de check-in e check-out melhorou a eficiência operacional do zoológico, economizando tempo e dinheiro. Como curador, Tim Sampson e sua equipe agora podem se concentrar em sua missão de inspirar os hóspedes a se preocuparem com os animais e o mundo natural, sem se preocupar com o processo demorado de gerenciar manualmente as chaves da equipe.