Desafio
A TLC Properties, uma empresa de administração de imóveis especializada em serviços de concierge de estilo de vida em Springfield, Missouri, estava buscando uma solução mais eficiente para gerenciar o acesso a um veículo de aluguel Tesla para residentes. Anteriormente, o processo exigia uma coordenação significativa da equipe, pois os residentes tinham que solicitar um horário de reserva e, em seguida, agendar um horário para se reunir com um gerente para recuperar ou devolver as chaves do carro. Este sistema provou ser ineficiente e trabalhoso, levando a atrasos desnecessários e aumento dos custos da folha de pagamento. A equipe também enfrentou frustrações com uma solução anterior de gerenciamento de chaves que era cara e frequentemente apresentava mau funcionamento.
Sem um sistema de gerenciamento de chaves confiável, a TLC Properties teve que confiar em processos manuais que não só consumiam tempo, mas também levavam à falta de conveniência para seus moradores. A empresa queria um sistema que permitisse aos moradores aproveitar seu serviço de aluguel sem intervenção desnecessária da equipe.
Pontos de dor
- Altos custos operacionais: Os gerentes tinham que estar no local para entregar e coletar as chaves, aumentando as horas de pagamento.
- Falta de conveniência: O processo de entrega manual de chaves limitou a flexibilidade dos moradores para retirar ou devolver o veículo alugado fora do horário comercial.
- Sistema de gerenciamento de chaves ineficiente: Os sistemas anteriores não eram confiáveis e eram caros, muitas vezes causando atrasos e insatisfação.
Solução
A TLC Properties decidiu implementar o sistema de gerenciamento de chaves da Keycafe, motivada pela necessidade de uma solução amigável, confiável e econômica que permitisse aos moradores reservar e acessar o Tesla quando fosse conveniente para eles. Com a Keycafe, os moradores agora podem reservar facilmente o veículo pelo telefone e receber um código de acesso exclusivo durante a reserva. Eles inserem o código na SmartBox para recuperar e devolver a chave sem precisar se encontrar com um funcionário.
Este novo sistema permitiu que a TLC Properties simplificasse seu programa de aluguel de veículos, removendo a necessidade de gerentes estarem fisicamente presentes durante as entregas de chaves, reduzindo o envolvimento da equipe e melhorando a experiência geral para os residentes. A equipe pode monitorar o uso do veículo pelos residentes e garantir que os horários de reserva sejam respeitados, configurando alertas em tempo real e visualizando o histórico de acesso de todos os usuários.
Implementação da TLC Properties
- Acesso de autoatendimento com chave: Os moradores agora reservam o Tesla on-line e usam o SmartBox do Keycafe para retirar e devolver as chaves a qualquer hora do dia.
- Coordenação de equipe reduzida: A equipe não precisa mais agendar ou supervisionar transferências de chaves, liberando tempo e reduzindo horas de folha de pagamento.
- Controle de chaves centralizado: Com insights em tempo real sobre o uso das chaves, a TLC Properties pode monitorar o acesso e a disponibilidade dos veículos de forma eficiente.
“No geral, isso tornou todo o processo mais simples, tanto para o nosso lado quanto para os moradores.”
Resultado
A TLC Properties viu um aumento significativo na conveniência para os moradores, permitindo que eles acessassem o Tesla a qualquer momento sem precisar esperar por um gerente. Essa capacidade de autoatendimento melhorou a experiência do morador e liberou um tempo valioso para a equipe no local, resultando em custos operacionais mais baixos.
Além da nova flexibilidade para os moradores, espera-se que uma redução nas horas de pagamento leve a economias substanciais no futuro. Além disso, a facilidade de agendamento e acesso por chave permitiu que a TLC Properties se concentrasse mais na expansão de seus serviços de concierge, permitindo que eles fornecessem uma experiência mais personalizada para seus moradores.
O resultado
- Experiência aprimorada para os moradores: Os moradores agora podem alugar o Tesla quando quiserem, melhorando significativamente a conveniência.
- Custos operacionais reduzidos: A necessidade de funcionários para gerenciar transferências de chaves foi eliminada, reduzindo as horas de folha de pagamento.
- Aumento da produtividade da equipe: A equipe agora está livre para se concentrar em tarefas mais críticas, melhorando a eficiência geral da empresa.
